Como escolher software de gestão de condomínios: guia prático para administradores

Comprar software de gestão de condomínios é frustrante porque o mercado está partido ao meio. De um lado, programas de secretária antigos, feitos em 2003 para lançar quotas, imprimir convocatórias e passar atas da assembleia de condóminos. Para tudo o resto de que precisa, são pesados e desajustados. Do outro, uma centena de apps de startups que registam avarias mas ignoram os comunicados, os documentos, a separação por condomínio e a forma como o seu negócio está realmente organizado.

Este guia é um filtro prático. Lista as funcionalidades que importam a quem gere condomínios no dia a dia e as funcionalidades de que as demonstrações se gabam mas que ninguém chega a usar.

O que precisa mesmo (as oito)

1. Ocorrências estruturadas, não apenas conversa

A ferramenta tem de tratar cada ocorrência como um registo, com um estado, um responsável e um histórico. Tudo o que seja “um WhatsApp para administradores” é inútil pelas mesmas razões que o WhatsApp o é.

Se não consegue filtrar as ocorrências em aberto de todos os condomínios em dois cliques, a ferramenta está abaixo da fasquia.

2. Separação por condomínio

Gere mais do que um condomínio. Cada ecrã tem de mostrar um condomínio ou todos, nunca uma mistura acidental. Os condóminos do prédio A nunca podem ver ocorrências, documentos ou comunicados do prédio B, nem por engano.

Se a demonstração não lhe mostra uma forma limpa de mudar de condomínio, o modelo de dados está errado e vai lutar contra ele para sempre.

3. Papéis distintos, permissões a sério

Empresa / Gestor / Técnico / Condómino. Cada papel vê uma área diferente. A empresa vê o dinheiro e os gestores. O gestor vê os edifícios e as ocorrências. O técnico vê apenas a sua lista de trabalho. O condómino vê apenas o seu prédio.

Se a ferramenta só conhece “administrador” e “utilizador”, vai acabar a gerir permissões de cabeça e, um dia, um técnico vai ver uma fatura que não devia.

4. Adesão dos condóminos por código, não por link de email

Os links expiram, vão parar ao spam, e há condóminos que nem sequer têm email (muito comum nos prédios mais antigos). Um código de 6 caracteres que o condómino escreve na app funciona para toda a gente.

Se a ferramenta só permite a adesão por link de email, conte com ter de inscrever à mão os condóminos mais velhos para sempre.

5. Documentos por condomínio

O punhado de documentos de que os condóminos alguma vez precisam: o regulamento do condomínio, as atas da assembleia, o orçamento aprovado, a apólice do seguro, os contactos de emergência. Carrega uma vez por condomínio e todos os condóminos desse prédio ficam com acesso. PDF / DOC / imagem. Até 25 MB por ficheiro chega e sobra.

Se a ferramenta não tem qualquer espaço para documentos, vai continuar a enviar PDF por email, e isso deita fora metade da vantagem.

6. Comunicados com lembretes

Duas categorias: Evento (com lembrete opcional 1 hora, 1 dia, 3 dias ou 1 semana antes) e Informação. Mais nada. Os condóminos recebem notificações push. Os gestores não recebem lembretes de eventos que eles próprios criaram.

Se a ferramenta tem circuitos de comunicados elaborados, com cadeias de aprovação e registos de auditoria, está a pagar uma funcionalidade que só existe para cumprir uma lista de requisitos de compras. Não ajuda nenhum administrador.

7. Histórico de cada ocorrência

Quando um condómino pergunta na assembleia porque é que uma ocorrência de novembro demorou três semanas, precisa de apresentar uma cronologia. Cada mudança de estado, cada atribuição, cada comentário. Com data e hora.

Também é útil se as coisas azedarem. Se uma reclamação acabar num Julgado de Paz, o registo de como a tratou é a melhor prova que tem para mostrar.

8. Pensado para o telemóvel, com apoio na web

90% da interação dos condóminos acontece no telemóvel. 90% da interação dos gestores também (não está sentado à secretária, está num prédio). A app web serve para as tarefas de escritório: administração pesada, faturação, configuração.

Se a ferramenta é só web e a experiência no telemóvel é “um site adaptável”, os condóminos não a vão usar e tudo se desmorona.

O que não precisa (as distrações que impressionam)

Tudo o que seja “com IA”

Em nove casos em dez, é uma funcionalidade à procura de um problema. Categorizar ocorrências automaticamente parece ótimo até perceber que o gestor o faz em 1 segundo por ocorrência e que a IA se engana 20% das vezes.

Ignore até que a ferramenta que já usa a acrescente sem custos.

Pagamentos integrados

Parece fantástico numa demonstração. Na prática, os condóminos pagam as quotas pelos meios que já usam: transferência bancária, débito direto, pagamento de serviços no Multibanco ou MB WAY. Integrar pagamentos na ferramenta de gestão significa reconstruir circuitos que já existem. A maioria das empresas que tentou acabou por voltar atrás.

Marketplaces de fornecedores

“Encontre um canalizador através da nossa app.” Os canalizadores da sua zona são pessoas que já conhece, e a seleção do marketplace é pior do que a sua própria lista. Esta funcionalidade existe nas apresentações a investidores; ninguém a usa.

Editores de fluxos de trabalho personalizados

Uma interface de arrastar e largar para desenhar os seus próprios estados de ocorrência. Parece poderoso. Na realidade vai usar o modelo predefinido e nunca mais lhe toca. Se lhe tocar, vai criar um fluxo que confunde todos os gestores que entrarem depois. O modelo padrão de 5 estados funciona. Não complique.

Inquéritos de “satisfação dos condóminos” depois de cada ocorrência

Os condóminos respondem a um inquérito e ignoram os restantes. A confirmação da ocorrência (Confirmar reparação / Reabrir) é um sinal muito mais fiável, e é gratuito, porque já faz parte do fluxo de trabalho.

O teste da realidade nos preços

Os modelos de preço neste setor variam muito: por condomínio, por fração, por utilizador ou preço fixo. Seja qual for o modelo, a primeira coisa a verificar é o que o plano gratuito cobre de facto, porque muitas ferramentas o limitam a um condomínio ou a meia dúzia de frações.

O plano Grátis do Kvaro cobre condomínios e frações ilimitados, com finanças, ocorrências, relatórios, comunicados e documentos incluídos, e sem cartão de crédito. Os limites reais estão no tamanho da equipa e nos relatórios:

• Grátis: condomínios e frações ilimitados, até 3 gestores e 5 técnicos, 2 relatórios do condomínio gerados por mês.
• Premium: até 5 gestores e 10 técnicos, relatórios ilimitados.
• Ultimate: gestores e técnicos ilimitados, relatórios agendados com a sua própria marca e um técnico predefinido por categoria em cada condomínio.

Os planos pagos são cobrados por fração e por mês, e a empresa define um limite mensal de gastos, para que a fatura nunca a apanhe de surpresa.

A avaliação em 30 minutos

Quando experimentar uma ferramenta, faça exatamente isto e em 30 minutos fica a saber se presta:

1. Registe-se. Demorou mais de 5 minutos? Mau sinal.
2. Crie um edifício. Pediu-lhe 17 campos? Mau sinal. Dois (nome e morada) devem chegar para começar.
3. Convide um condómino. O processo é compreensível para alguém sem conhecimentos técnicos? Teste com a sua própria família.
4. Reporte uma avaria como condómino. O formulário é rápido e tolerante? Teve de escolher uma categoria antes de conseguir sequer descrever o problema?
5. Faça a triagem como gestor. Conseguiu atribuí-la a um técnico em dois toques?
6. Resolva como técnico. Conseguiu dá-la como pronta sem escrever um parágrafo?
7. Confirme como condómino. Recebeu uma notificação? Confirmar foi um único toque?

Se os sete passos forem rápidos e óbvios, a ferramenta é boa. Se algum deles demorar mais de 90 segundos, a ferramenta não percebe o fluxo de trabalho.

Uma nota sobre a língua

A língua conta mais do que parece. Uma ferramenta totalmente traduzida para português de Portugal, e não apenas “em português”, tem cerca de 30% mais adesão do que uma que só existe em inglês, mesmo quando os condóminos percebem inglês. As pessoas tratam dos assuntos da sua casa na sua língua.

As boas ferramentas traduzem primeiro a área dos condóminos, depois a área dos gestores, e só no fim a área da empresa e da faturação. É a ordem certa, porque o condómino é o utilizador com maior risco de desistir se a experiência lhe parecer estranha.

O Kvaro está todo em português europeu, da área dos condóminos à área da empresa: a app web, as apps para iOS e Android, as notificações, os emails e os PDF.

Antes de se comprometer

Está a comprar de volta duas a três horas do seu próprio tempo por dia. Leve a avaliação a sério, dê-se um período de teste real de duas semanas em pelo menos um condomínio antes de decidir e não se deixe distrair pelo teatro das demonstrações.

A ferramenta certa é aquela de que, ao fim de duas semanas, já não abdicaria.