Wybór oprogramowania do zarządzania nieruchomościami: praktyczny przewodnik zarządcy

Kupowanie oprogramowania do zarządzania nieruchomościami jest irytujące, bo rynek jest dwubiegunowy. Z jednej strony masz starsze systemy desktopowe zbudowane w 2003 roku, zaprojektowane dla zarządcy, który musi wydrukować protokoły z zebrania wspólnoty. Są szalenie przewymiarowane wobec wszystkiego innego, czego potrzebujesz. Z drugiej strony masz setkę startupowych aplikacji, które robią śledzenie zgłoszeń, ale ignorują ogłoszenia, dokumenty, podział na wiele budynków i faktyczną strukturę tego, jak zorganizowany jest Twój biznes.

Ten przewodnik to praktyczny filtr. Wymienia funkcje, które mają znaczenie dla pracującego zarządcy budynku, oraz funkcje, którymi chwalą się prezentacje, ale których nikt nigdy nie używa.

Czego naprawdę potrzebujesz (tych ósemka)

1. Uporządkowane zgłoszenia, nie tylko czat

Narzędzie musi modelować usterkę jako rekord z polem statusu, osobą odpowiedzialną i historią. Cokolwiek, co jest “WhatsAppem dla zarządców”, jest bezużyteczne z tych samych powodów, dla których bezużyteczny jest WhatsApp.

Jeśli nie możesz odfiltrować otwartych zgłoszeń ze wszystkich budynków w dwóch kliknięciach, narzędzie jest poniżej poprzeczki.

2. Podział na wiele budynków

Zarządzasz więcej niż jednym budynkiem. Każdy ekran musi pokazywać jeden budynek albo wszystkie, nigdy jakąś przypadkową mieszankę. Mieszkańcy budynku A nigdy nie powinni widzieć zgłoszeń, dokumentów ani ogłoszeń z budynku B, nawet przypadkiem.

Jeśli prezentacja nie potrafi pokazać Ci czystego sposobu przełączania kontekstu budynku, model danych pod spodem jest zły i będziesz z nim walczyć w nieskończoność.

3. Trzy role, prawdziwe uprawnienia

Właściciel / Zarządca / Wykonawca / Mieszkaniec. Każda rola widzi inną powierzchnię. Właściciel widzi pieniądze i zarządców. Zarządca widzi budynki i zgłoszenia. Wykonawca widzi tylko swoją kolejkę. Mieszkaniec widzi tylko swój budynek.

Jeśli narzędzie ma tylko “administratora” i “użytkownika”, będziesz ręcznie odtwarzać uprawnienia w głowie i pewnego dnia wykonawca zobaczy fakturę, której nie powinien.

4. Dołączanie mieszkańców przez kod, nie przez link e-mail

Dołączanie przez link e-mail zawodzi w około 30% przypadków. Linki wygasają, linki trafiają do spamu, mieszkańcy w ogóle nie mają e-maila (bardzo częste w starszych budynkach). Sześcioznakowy kod, który mieszkaniec wpisuje w aplikacji, działa dla każdego.

Jeśli narzędzie ma tylko dołączanie przez link e-mail, spodziewaj się ręcznego dodawania starszych mieszkańców już zawsze.

5. Dokumenty dla budynku

Garść dokumentów, których mieszkańcy kiedykolwiek potrzebują: regulamin, plan ochrony przeciwpożarowej, protokoły z zebrań, rozliczenie kosztów wspólnych. Wgrywasz raz na budynek, każdy mieszkaniec w tym budynku dostaje dostęp. PDF / DOC / obraz. Do 25 MB na plik to z naddatkiem.

Jeśli narzędzie w ogóle nie ma przechowywania dokumentów, będziesz dalej wysyłać PDF-y e-mailem, a to niweczy połowę sensu.

6. Ogłoszenia z przypomnieniami

Dwie kategorie: Wydarzenie (z opcjonalnym przypomnieniem 1 godz. / 24 godz. / 48 godz. wcześniej) i Informacja. To wszystko. Mieszkańcy dostają powiadomienia push. Zarządcy nie dostają przypomnień o wydarzeniach, które sami utworzyli.

Jeśli narzędzie ma rozbudowane przepływy ogłoszeń z łańcuchami akceptacji i dziennikami audytu, płacisz za funkcję, która istnieje po to, by zaspokoić listę kontrolną w przetargu. Nie pomaga ona zarządcy.

7. Ślad audytowy przy każdym zgłoszeniu

Gdy właściciel pyta na zebraniu, dlaczego usterka z listopada zajęła trzy tygodnie, musisz przedstawić oś czasu. Każda zmiana statusu, każde przydzielenie, każdy komentarz. Ze znacznikami czasu.

Jest to też przydatne prawnie. W większości jurysdykcji dziennik audytowy tego, jak obsłużyłeś skargę, jest Twoją obroną, gdy mieszkaniec eskaluje sprawę.

8. Mobile-first, ze wsparciem webowym

90% interakcji mieszkańców to telefon. 90% interakcji zarządcy też jest mobilne (nie siedzisz przy biurku, jesteś w budynku). Aplikacja webowa służy do zadań biurowych: ciężkiej administracji, rozliczeń, konfiguracji.

Jeśli narzędzie jest tylko webowe, a doświadczenie mobilne to “responsywna strona”, mieszkańcy nie będą go używać i całość się sypie.

Czego naprawdę nie potrzebujesz (efektowne rozpraszacze)

Cokolwiek “napędzanego przez AI”

Dziewięć razy na dziesięć to funkcja w poszukiwaniu problemu. Automatyczne kategoryzowanie zgłoszeń brzmi świetnie, dopóki nie zdasz sobie sprawy, że zarządca robi to w 1 sekundę na zgłoszenie, a AI myli się w 20% przypadków.

Pomiń, dopóki narzędzie, którego już używasz, nie doda tego za darmo.

Wbudowana obsługa płatności

Brzmi niesamowicie w prezentacji. W praktyce mieszkańcy płacą czynsz lub koszty wspólne przez kanał, którego używa ich kraj (przelew bankowy, polecenie zapłaty, aplikacje bankowości mobilnej), a integracja płatności w narzędziu do zarządzania oznacza odbudowywanie szyn, które już istnieją. Większość firm, które tego spróbowały, się z tego wycofała.

Marketplace wykonawców

“Znajdź hydraulika przez naszą aplikację.” Hydraulicy w Twoim mieście to ludzie, których już znasz, a wybór w marketplace jest gorszy niż Twoja własna lista. Ta funkcja istnieje w prezentacjach inwestorskich; nikt jej nie używa.

Edytory niestandardowych przepływów pracy

Interfejs typu przeciągnij-i-upuść do projektowania własnych statusów zgłoszeń. Brzmi potężnie. W rzeczywistości użyjesz domyślnego i nigdy go nie dotkniesz. A jeśli go dotkniesz, stworzysz przepływ, który zmyli każdego zarządcę dołączającego później. Standardowy model 5 statusów działa. Nie przeinżynieruj.

Ankiety “satysfakcji mieszkańca” po każdym zgłoszeniu

Mieszkańcy wypełnią jedną ankietę, a resztę zignorują. Potwierdzenie zgłoszenia (Potwierdź naprawę / Otwórz ponownie) to znacznie wierniejszy sygnał i jest darmowe, bo jest już częścią przepływu pracy.

Test rzeczywistości w cenniku

Ceny w tej branży są szalone. Niektóre narzędzia liczą za budynek, niektóre za lokal, niektóre za użytkownika, niektóre za zarządcę. Kilka ma stawkę ryczałtową. Oto jak o tym myśleć:

• Cennik za lokal jest najgorszy. Karze Cię za zarządzanie budynkami z wieloma małymi mieszkaniami.
• Cennik za budynek jest w porządku, jeśli limit lokali na budynek jest wystarczająco wysoki.
• Cennik za zarządcę jest zgodny z tym, jak tworzona jest wartość w Twoim biznesie. To możliwości zarządcy są tym, co się skaluje.
• Stawka ryczałtowa z poziomami funkcji jest najczystsza, zwłaszcza jeśli zawiera darmowy poziom do testów.

Rozsądna cena dla małej firmy (3-5 budynków) to równowartość 30-80 euro miesięcznie łącznie. Cokolwiek powyżej 200 euro miesięcznie dla małej firmy to rynek starszych systemów desktopowych i powinieneś uciekać.

30-minutowa ocena

Gdy testujesz narzędzie, zrób dokładnie to, a w 30 minut dowiesz się, czy jest cokolwiek warte:

1. Zarejestruj się. Zajęło więcej niż 5 minut? Zły znak.
2. Utwórz budynek. Poprosiło o 17 pól? Zły znak. Dwa (nazwa i adres) powinny wystarczyć na start.
3. Zaproś mieszkańca. Czy proces był zrozumiały dla osoby nietechnicznej? Przetestuj na własnej rodzinie.
4. Złóż skargę jako mieszkaniec. Czy formularz był szybki i wyrozumiały? Czy musiałeś wybrać kategorię, zanim w ogóle mogłeś wpisać usterkę?
5. Posegreguj jako zarządca. Czy mogłeś przydzielić ją wykonawcy w dwóch dotknięciach?
6. Rozwiąż jako wykonawca. Czy mogłeś oznaczyć ją jako gotową bez pisania akapitu?
7. Potwierdź jako mieszkaniec. Czy dostałeś powiadomienie? Czy akcja potwierdzenia była jednym dotknięciem?

Jeśli wszystkie siedem kroków jest szybkich i oczywistych, narzędzie jest dobre. Jeśli którykolwiek z nich zajmuje więcej niż 90 sekund, narzędzie nie rozumie przepływu pracy.

Słowo o internacjonalizacji

Jeśli działasz na rynku nieanglojęzycznym, język ma większe znaczenie, niż myślisz. Narzędzie w pełni przetłumaczone na język Twoich mieszkańców osiągnie o 30% wyższą adopcję niż takie dostępne tylko po angielsku, nawet gdy Twoi mieszkańcy nominalnie mówią po angielsku. Ludzie załatwiają swoje sprawy mieszkaniowe w języku ojczystym.

Dobre narzędzia internacjonalizują najpierw powierzchnię skierowaną do mieszkańca, w drugiej kolejności powierzchnię dla zarządcy, a powierzchnię właściciela / rozliczeń zostawiają po angielsku. To właściwa kolejność, bo mieszkaniec jest użytkownikiem o najwyższym ryzyku rezygnacji, jeśli doświadczenie wydaje się obce.

Podsumowanie

Odkupujesz dwie do trzech godzin własnego czasu dziennie. Potraktuj ocenę poważnie, daj sobie realny dwutygodniowy okres próbny na co najmniej jednym budynku, zanim się zwiążesz, i nie daj się rozproszyć teatrowi prezentacji.

Właściwe narzędzie to takie, którego po dwóch tygodniach odmówiłbyś oddania. Cała reszta to szum.