Import wyciągu bankowego dla wspólnoty: każdy polski bank

W pierwszym tygodniu miesiąca na rachunek wspólnoty z czterdziestoma lokalami wpływa czterdzieści przelewów. Większość ma w tytule numer, o który prosiłeś. W jednym ktoś wpisał tylko “zaliczka luty m. 12”. Jeden przyszedł z konta żony o innym nazwisku. Jeden jest o 40 zł niższy, bo właściciel wciąż płaci zeszłoroczną zaliczkę. Otwierasz bankowość internetową, obok arkusz, i odhaczasz wiersz po wierszu. Przy jednym budynku to wieczór pracy. Przy dziesięciu to dwa dni co miesiąc.

Bank ma wszystkie te dane w komplecie i w postaci czytelnej dla maszyny. Wystarczy pobrać je jako plik, zamiast przepisywać z ekranu.

Jaki plik pobrać z polskiego banku

Każda polska bankowość internetowa potrafi zapisać operacje z rachunku do pliku. Kvaro czyta formaty, które polskie banki rzeczywiście oferują, a plik wgrywasz dokładnie w takiej postaci, w jakiej wydał go bank. Niczego nie przemianowujesz, nie przestawiasz kolumn i nie wypełniasz szablonu.

• MT940. Najpopularniejszy format wyciągu elektronicznego w polskich bankach. Kvaro zna jego odmiany z PKO BP, ING, mBanku (także z CompanyNet), Pekao, BNP Paribas, Millennium, Alior, Santandera, Banku Pocztowego i banków spółdzielczych. Każdy z nich dzieli tytuł przelewu na wiersze inaczej, po 27 albo po 35 znaków. Kvaro skleja je z powrotem, więc numer rozcięty na końcu wiersza nadal pasuje.
• Raporty PKO BP. Raport Elixir, także jako ZIP z jednym plikiem na każdy dzień, oraz raport Kontakt.
• Pekao .exp. Plik eksportu z Pekao.
• XML. Wyciągi XML z Santandera, PKO BP i banków SGB oraz camt z BNP Paribas, BOŚ i Santandera.
• CSV. Historia operacji z mBanku, ING, PKO BP, Pekao, Millennium, Alior, Santandera i banków SGB.

Jeśli bank daje wybór, weź MT940 albo XML. Zawierają saldo otwarcia i zamknięcia, więc Kvaro może sprawdzić, czy między wyciągami nic nie brakuje. CSV z historii operacji równie dobrze nadaje się do dopasowania wpłat. Gdy nie ma w nim sald, Kvaro po prostu pomija kontrolę salda.

Dłuższy okres możesz wgrać jako ZIP albo zaznaczyć kilka plików naraz. Jeśli plik lub archiwum obejmuje kilka rachunków, na przykład także rachunki innych wspólnot, którymi zarządzasz, Kvaro bierze tylko rachunki danego budynku, a resztę pomija.

Jak to zrobić w bankowości internetowej

Menu w każdym banku nazywa się inaczej, ale droga jest prawie wszędzie taka sama:

1. Otwórz rachunek wspólnoty.
2. Znajdź wyciągi albo historię operacji i wybierz okres, na przykład poprzedni miesiąc.
3. Wybierz MT940, XML albo CSV i zapisz plik.
4. W Kvaro otwórz Finanse, zakładkę Dodawanie wyciągów, i przeciągnij tam plik.

Pobieraj wyciągi bez przerw, miesiąc po miesiącu. Przy każdym wyciągu Kvaro porównuje saldo otwarcia z zapisanym saldem budynku. Gdy się nie zgadza, zatrzymuje import i informuje, że brakuje któregoś wyciągu.

Co się dzieje przy wgrywaniu

Kvaro odczytuje każdy wiersz i pokazuje go w podglądzie, zanim cokolwiek zapisze.

• Plik zostaje u Ciebie. Wyciąg z rachunku wspólnoty zawiera nazwiska, numery rachunków i historię wpłat wszystkich właścicieli. Dlatego Kvaro czyta go bezpośrednio w Twojej przeglądarce albo telefonie, a sam plik nigdzie nie jest wysyłany. Zapisują się tylko wiersze, które zatwierdzisz po podglądzie.
• Wyciąg trafia do właściwego budynku. Kvaro znajduje w wyciągu numer rachunku, zapisany jako 26-cyfrowy NRB albo jako IBAN, i porównuje go z rachunkiem budynku. Wyciąg innej wspólnoty albo rachunku Twojej firmy odrzuca, zanim zapisze choćby jeden wiersz.
• Polskie znaki zostają na miejscu. Starsze eksporty w kodowaniu Windows-1250, ISO-8859-2 albo CP852 czytają się poprawnie, więc pani Łęcka nie zamieni się na wyciągu w ciąg krzaczków.
• Liczą się tylko rozliczone operacje. Nierozliczone transakcje kartowe i blokady, które niektóre banki dopisują do eksportu, Kvaro pomija.

Tytuł przelewu dopasowuje wpłaty za Ciebie

Gdy wystawiasz w Kvaro naliczenie, czy to miesięczne zaliczki, jednorazową składkę na remont dachu, czy wpłatę na fundusz remontowy, każdy lokal dostaje własny ośmiocyfrowy numer. Właściciel wpisuje go w tytule przelewu.

W aplikacji właściciel widzi numer rachunku wspólnoty jako NRB, pogrupowany tak jak w banku (61 1090 1014 0000 0712 1981 2874), kwotę i tytuł przelewu, przy każdej pozycji przycisk kopiowania. Obok jest kod QR w standardzie Związku Banków Polskich, który odczytuje większość polskich aplikacji bankowych. Właściciel skanuje kod, a numer rachunku, kwota, odbiorca i tytuł wypełniają się same. Aplikacja ING tego kodu nie odczytuje, dlatego wszystkie dane są zawsze dostępne także jako tekst do skopiowania.

Numer rachunku wspólnoty wpisujesz do Kvaro jako zwykły 26-cyfrowy NRB. Kvaro sprawdza cyfry kontrolne rachunku i numeru rozliczeniowego banku, więc przestawione cyfry wyłapie, zanim błędny numer przepisze czterdziestu właścicieli.

Po imporcie każda wpłata z numerem w tytule sama przypisuje się do lokalu, który zapłacił. Przy każdym naliczeniu widzisz, kto ma opłacone, kto zapłacił częściowo, a kto zalega.

Numer jest nowy przy każdym naliczeniu, więc zlecenie stałe ze starym tytułem nie dopasuje się samo. Taki przelew, tak jak przelew całkiem bez numeru, trafi do nieprzypisanej kwoty naliczenia, a w widoku wpłat przypiszesz go właścicielowi przyciskiem Rozdziel.

Wiele wspólnot ma w banku rachunki wirtualne dla poszczególnych lokali. Identyfikator takiego rachunku z wyciągu Kvaro zachowuje przy wierszu jako tekst, po którym możesz wyszukiwać. Wpłatę do lokalu przypisuje jednak numer w tytule przelewu, więc poproś właścicieli, żeby za każdym razem przepisywali numer z bieżącego naliczenia.

Wydatki działają podobnie. Wiersz z przelewem za sprzątanie łączysz z kosztem, który reguluje, a koszt zmienia status na opłacony.

Czego Kvaro nie wczyta

• Wyciągów w PDF. PDF służy do czytania i drukowania, nie do importu, i Kvaro odrzuci go z komunikatem o błędzie. Pobierz zamiast niego MT940, XML albo CSV.
• Plików zleceń Elixir-0. To paczka przelewów do wysłania, a nie wyciąg, więc Kvaro ją odrzuci.
• Wyciągów z kart kredytowych. Wyciąg karty to nie wyciąg z rachunku wspólnoty.

Co z tego masz dalej

Dopasowane wpłaty to podstawa wszystkiego innego. Jak zbudować na nich rozliczanie wpłat bez arkusza, opisuje przewodnik po finansach wspólnoty. Rozliczenie roczne składa się z tych samych transakcji, a cały cykl znajdziesz w artykule rok księgowy wspólnoty. Comiesięczny raport dla właścicieli bierze liczby z tego samego wyciągu, o czym piszemy w tekście raport zarządcy, który pisze się sam.

Kiedy jako zarządca nieruchomości starasz się o kolejną wspólnotę, jej zarząd zapyta, jak szybko będziesz wiedzieć, kto zalega. Z importem wyciągów wiesz to dzień po pobraniu pliku.