VvE-software kiezen: een praktische gids voor beheerders

VvE-software kiezen is lastig, omdat de markt in tweeën is gesplitst. Aan de ene kant heb je de klassieke administratiepakketten, geïnstalleerd op de pc op kantoor en gebouwd om te boekhouden, bijdragen te innen en vergaderstukken te printen. Ze doen heel goed wat ze twintig jaar geleden deden, en bijna niets van wat bewoners vandaag van je vragen. Aan de andere kant heb je honderd nieuwe apps die meldingen bijhouden maar mededelingen, documenten, werken met veel VvE’s tegelijk en de echte opbouw van je kantoor vergeten.

Deze gids is een praktisch filter. Hij zet de functies op een rij die ertoe doen voor een beheerder die dagelijks in de praktijk staat, en de functies waarmee demo’s pronken maar die niemand gebruikt.

Wat je echt nodig hebt (de acht)

1. Gestructureerde meldingen, niet alleen chat

Het programma moet elke melding behandelen als een record met een status, een verantwoordelijke en een geschiedenis. Alles wat “WhatsApp voor beheerders” is, heeft geen zin, om dezelfde redenen waarom de WhatsApp-groep van de VvE geen zin heeft.

Kun je niet in twee klikken de open meldingen van al je VvE’s filteren, dan haalt het programma de ondergrens niet.

2. Gescheiden per VvE

Je beheert meer dan één VvE. Elk scherm moet één VvE laten zien of allemaal, nooit een toevallige mengeling. Bewoners van VvE A mogen nooit meldingen, documenten of mededelingen van VvE B zien, ook niet per ongeluk.

Laat de demo je geen nette manier zien om van VvE te wisselen, dan klopt het datamodel eronder niet en blijf je daar altijd tegen vechten.

3. Vier rollen, echte rechten

Accounthouder / Beheerder / Vakman / Bewoner. Elke rol ziet iets anders. De accounthouder ziet het geld en de beheerders. De beheerder ziet de VvE’s en de meldingen. De vakman ziet alleen zijn eigen werklijst. De bewoner ziet alleen zijn eigen VvE.

Kent het programma alleen “admin” en “gebruiker”, dan houd je de rechten in je hoofd bij en ziet een vakman op een dag een factuur die niet voor hem bedoeld was.

4. Bewoners aanmelden met een code, niet met een link per e-mail

Links verlopen, links belanden in de spam, of de bewoner heeft helemaal geen e-mail (heel gewoon in oudere complexen met oudere bewoners). Een code van zes tekens die de bewoner in de app intypt, werkt voor iedereen.

Kan het programma alleen aanmelden via een link, reken er dan op dat je je oudere bewoners voor altijd met de hand moet aanmelden.

5. Documenten per VvE

De handvol documenten die een bewoner echt nodig heeft: de splitsingsakte met het splitsingsreglement, het huishoudelijk reglement, de notulen van de vergadering van eigenaars, de vastgestelde begroting, het meerjarenonderhoudsplan. Eén keer per VvE uploaden en alle bewoners van die VvE hebben er toegang toe. PDF, DOC of afbeelding. Met 25 MB per bestand kom je ruim uit.

Kan het programma geen documenten bewaren, dan blijf je pdf’s mailen en verliest het de helft van zijn nut.

6. Mededelingen met herinneringen

Twee soorten: Evenement (met een optionele herinnering 1 uur, 1 dag, 3 dagen of 1 week vooraf) en Info. Meer niet. Bewoners krijgen een pushbericht. Beheerders krijgen geen herinneringen voor evenementen die ze zelf hebben aangemaakt.

Heeft het programma ingewikkelde mededelingsprocessen met goedkeuringsrondes en auditlogs, dan betaal je voor een functie die bestaat om een inkoopchecklist af te vinken. Een beheerder heeft er niets aan.

7. Een geschiedenis bij elke melding

Als een eigenaar op de vergadering van eigenaars vraagt waarom een melding uit november drie weken duurde, moet je een tijdlijn kunnen laten zien. Elke statuswijziging, elke toewijzing, elke opmerking. Met datum en tijd.

Het dekt je ook in. Dient een eigenaar een klacht in, dan is een geschiedenis van hoe je zijn melding hebt afgehandeld de beste manier om te laten zien dat je op tijd hebt gehandeld.

8. Gemaakt voor mobiel, met een webversie

90% van wat bewoners doen, doen ze op hun telefoon. 90% van wat een beheerder doet ook (je zit niet achter je bureau, je staat in een portiek). De webversie is voor het kantoorwerk: de zware administratie, de facturatie, de instellingen.

Werkt het programma alleen in de browser en is de “app” een website die zich aanpast aan je scherm, dan gaan bewoners hem niet gebruiken en valt alles om.

Wat je niet nodig hebt (de afleidingen die indruk maken)

Alles met “AI”

Negen van de tien keer is het een functie die een probleem zoekt. Meldingen automatisch indelen klinkt geweldig, tot je beseft dat de beheerder het in een seconde per melding doet en de AI er een op de vijf keer naast zit.

Laat het liggen tot het programma dat je al gebruikt het gratis toevoegt.

Een ingebouwde betaaldienst

In de demo klinkt het fantastisch. In de praktijk betalen eigenaren hun VvE-bijdrage zoals altijd: met een periodieke overboeking die ze in hun bankapp hebben ingesteld, of via een automatische incasso die de beheerder namens de VvE int. Een betaaldienst in je beheersoftware bouwen is sporen aanleggen die er al liggen, en het geld van de VvE hoort op de rekening van de VvE.

Wat je wel uren scheelt, is een programma dat het bestand voor de SEPA-incassobatch klaarzet om in je bankomgeving te uploaden, en daarna het bankafschrift zelf aflettert. Het geld loopt nog steeds via de bank, niet via het programma.

Vakmensengidsen

“Vind een loodgieter via onze app.” De loodgieters in jouw stad zijn mensen die je al kent, en de catalogus van de app is slechter dan je eigen lijst met vakmensen die je vertrouwt. Deze functie bestaat in presentaties voor investeerders. Niemand gebruikt hem.

Zelf werkprocessen ontwerpen

Een sleep-en-neerzetscherm om je eigen meldingsstatussen te ontwerpen. Klinkt krachtig. In werkelijkheid gebruik je het standaardproces en kom je er nooit meer aan. En als je er wel aan komt, bouw je een proces dat elke beheerder die later instroomt in verwarring brengt. Het standaardmodel met vijf statussen werkt. Maak het niet ingewikkelder.

“Tevredenheidsonderzoek” na elke melding

Bewoners vullen één enquête in en negeren de rest. De bevestiging van de melding (Herstel bevestigen / Heropenen) is een veel betrouwbaarder signaal, en het is gratis, omdat het al deel uitmaakt van het proces.

Prijzen: een realiteitscheck

De prijsmodellen in deze branche lopen sterk uiteen: per VvE, per appartement, per gebruiker of een vast bedrag. Welk model het ook is, kijk eerst wat het gratis abonnement echt dekt, want veel programma’s beperken dat tot één VvE of een handvol appartementen.

Het abonnement Gratis van Kvaro dekt een onbeperkt aantal gebouwen en appartementen, met financiën, meldingen, rapporten, mededelingen en documenten inbegrepen, en zonder creditcard. De echte grenzen liggen bij de omvang van je team en bij de rapporten:

• Gratis: onbeperkt aantal gebouwen en appartementen, tot 3 beheerders en 5 vakmensen, 2 gegenereerde rapporten per maand.
• Premium: tot 5 beheerders en 10 vakmensen, onbeperkt rapporten.
• Ultimate: onbeperkt aantal beheerders en vakmensen, ingeplande rapporten met je eigen huisstijl en per gebouw een vaste vakman voor elke categorie.

Betaalde abonnementen worden per appartement per maand afgerekend, en de accounthouder stelt een maximaal maandbedrag in, zodat de rekening nooit als een verrassing komt.

De test van 30 minuten

Doe precies dit als je een programma uitprobeert, en na een halfuur weet je of het deugt:

1. Registreer je. Duurde het langer dan 5 minuten? Slecht teken.
2. Maak een gebouw aan. Vroeg het om 17 velden? Slecht teken. Om te beginnen zouden er twee genoeg moeten zijn (naam en adres).
3. Nodig een bewoner uit. Zou iemand die niet handig is met technologie het snappen? Probeer het uit op je eigen familie.
4. Doe als bewoner een melding. Was het formulier snel en vergevingsgezind? Moest je eerst een categorie kiezen voordat je het probleem kon intypen?
5. Deel de melding in als beheerder. Kon je hem in twee tikken aan een vakman toewijzen?
6. Los hem op als vakman. Kon je hem als klaar markeren zonder een alinea te schrijven?
7. Bevestig als bewoner. Kreeg je een notificatie? Was bevestigen één tik?

Zijn alle zeven stappen snel en vanzelfsprekend, dan is het programma goed. Duurt er ook maar één langer dan 90 seconden, dan begrijpt het programma het werkproces niet.

Een woord over taal en wat typisch Nederlands is

Taal weegt zwaarder dan je denkt: bewoners regelen de zaken rond hun huis het liefst in hun eigen taal, en een half vertaalde app is het eerste excuus om hem niet te gebruiken. Kvaro is volledig in het Nederlands, voor de beheerder en voor de bewoners: de webapp en de apps voor iOS en Android. Bewoners die liever Engels lezen, kunnen de app ook in het Engels gebruiken.

Maar vertalen is niet genoeg. Een programma dat voor een ander land is gebouwd, kan alle functies van het lijstje hebben en je toch niet helpen. Controleer voordat je beslist wat eigen is aan VvE-beheer in Nederland:

• Nederlandse bankafschriften. Dat het programma het afschrift van je bank leest in de formaten die Nederlandse banken aanbieden, CAMT.053 of MT940, en elke betaling aan de juiste eigenaar koppelt via de referentie in de omschrijving.
• SEPA-incasso. Dat het de incassobatch aanmaakt die je bank accepteert en de machtigingen van de eigenaren bijhoudt.
• Breukdelen. Dat het kosten verdeelt naar het breukdeel van elk appartement als dat nodig is, of met een eigen verdeelsleutel, en niet alleen in gelijke delen.
• De vergadering en haar besluiten. Dat het je helpt een genummerde besluitenlijst bij te houden van elke vergadering van eigenaars en die af te drukken.

Ontbreekt een van deze vier, dan betaal je dat elke maand in handwerk.

Voordat je tekent

Wat je koopt, is twee tot drie uur per dag van je eigen tijd. Neem de beoordeling serieus, geef jezelf een echte proefperiode van twee weken met minstens één VvE voordat je je vastlegt, en laat je niet afleiden door het theater van de demo.

Het juiste programma is het programma dat je na twee weken niet meer zou willen opgeven.