De gestructureerde mededeling in België: provisies van een VME automatisch afpunten

Wie in België als syndicus een reeks VME’s beheert, kent het ritme. Elk kwartaal, of elke maand, vraag je de mede-eigenaars om hun provisies: een voorschot op de gemeenschappelijke lasten voor het werkkapitaal, en vaak ook een storting in het reservekapitaal. Daarna begint het afpunten. Op het afschrift van de VME-rekening staan betalingen met mededelingen als “provisie Q2 app 3B”, “Residentie Linde”, “Janssens” of helemaal niets. De naam op het afschrift is die van de rekeninghouder, en dat is niet altijd de mede-eigenaar: soms is het een partner, een vennootschap waarop het appartement staat of een familielid dat de betaling regelt.

Tel het even op. Dertig appartementen per VME, vijftien VME’s: dat zijn 450 betalingen per kwartaal die je een voor een naast een lijst legt. En elke betaling die je verkeerd toewijst, wordt later een onterechte herinnering aan iemand die wel heeft betaald.

Het wrange is dat het Belgische betalingsverkeer hier al tientallen jaren een oplossing voor heeft.

Wat de gestructureerde mededeling doet

Een gestructureerde mededeling is een code van twaalf cijfers in de vorm +++123/4567/89012+++. De eerste tien cijfers zijn de eigenlijke referentie. De laatste twee zijn een controlegetal: de rest van die tien cijfers bij deling door 97, of 97 als die rest nul is.

Elke Belgische bankapp heeft voor die code een apart veld of een aparte keuze naast de vrije mededeling, en controleert het controlegetal terwijl de betaler typt. Een tikfout of twee verwisselde cijfers worden geweigerd voordat de overschrijving vertrekt. Dat levert een syndicus twee dingen op. De betaler kan zich nauwelijks vergissen, want een foute code komt niet door de controle van de bank. En de code reist als apart, gestructureerd gegeven mee met de betaling, in plaats van ergens verstopt in vrije tekst. Energieleveranciers, telecombedrijven en de overheid gebruiken de gestructureerde mededeling al jaren op hun facturen, dus je mede-eigenaars kennen het veld al.

Zo ziet de berekening eruit. Neem referentie 12345678 en vul die aan tot tien cijfers: 0012345678. Deel je dat getal door 97, dan blijft er 3 over, dus het controlegetal is 03. In groepjes van drie, vier en vijf cijfers wordt dat +++001/2345/67803+++.

Een eigen mededeling per appartement

In Kvaro is elke provisieaanvraag een bijdrage (zo heet het in de app). Je geeft het totaal op en laat het verdelen in gelijke delen, volgens het aandeel van elk appartement of volgens een verdeelsleutel. Elk appartement krijgt voor die bijdrage een eigen referentie van acht cijfers, en omdat de VME in België staat, toont Kvaro die als gestructureerde mededeling: de referentie aangevuld tot tien cijfers, met het mod-97-controlegetal erachter.

De mede-eigenaar krijgt een pushbericht en ziet in de app het IBAN van de VME, het bedrag en zijn gestructureerde mededeling, elk met een kopieerknop. Er staat ook een betaal-QR-code bij volgens de Europese EPC-standaard. De gestructureerde mededeling zit in het gestructureerde veld van die code, in de +++-vorm die de richtlijn van Febelfin voor QR-codes op facturen voorschrijft. Vrijwel elke Belgische bankapp scant die QR-code en vult IBAN, bedrag en mededeling in één keer in, zonder dat de mede-eigenaar iets hoeft te typen. De gegevens staan er altijd ook als tekst bij, voor wie liever typt of vanaf een computer betaalt.

Niet iedereen installeert een app, en dat hoeft ook niet. Voor mede-eigenaars zonder app druk je een overzicht af met per appartement de gestructureerde mededeling en het bedrag, om uit te delen of in de brievenbus te steken. Hun betalingen worden net zo goed automatisch gekoppeld.

Het IBAN van de VME, dubbel gecontroleerd

Een tikfout in het rekeningnummer van de VME is erger dan een tikfout van één betaler, want dat nummer staat op elke provisieaanvraag. Een Belgisch IBAN bestaat uit BE, twee IBAN-controlecijfers en twaalf cijfers: een bankcode van drie cijfers, een rekeningnummer van zeven cijfers en weer twee controlecijfers. Die laatste twee werken net als bij de gestructureerde mededeling: de rest van de eerste tien cijfers bij deling door 97, of 97 als die rest nul is. Bij BE68 5390 0754 7034 laat 5390075470 gedeeld door 97 een rest van 34, en dat zijn precies de laatste twee cijfers.

Als je het rekeningnummer van de VME in Kvaro invult, controleert Kvaro zowel de IBAN-controlecijfers als deze Belgische controle. Een verkeerd overgenomen cijfer wordt geweigerd voordat dertig mede-eigenaars naar een verkeerde rekening overschrijven.

Afschriften importeren: camt.053 of MT940, geen CODA

Veel syndici werken met CODA, het klassieke Belgische formaat voor elektronische afschriften. Kvaro leest CODA niet. Kies in de zakelijke omgeving van je bank voor de VME-rekening een afschrift in camt.053 (CAMT XML) of MT940; de meeste Belgische banken bieden die formaten naast CODA aan, en anders vraag je ze op bij je bank. Een gezipt bestand mag ook.

Het afschrift wordt gelezen op je eigen apparaat, in de browser of op je telefoon, en nooit geüpload of als bestand opgeslagen. Alleen de transactieregels die je wilt bewaren, gaan naar Kvaro. Twee controles lopen mee:

• De rekening moet kloppen. Het rekeningnummer op het afschrift moet dat van de VME zijn. Een afschrift van een andere VME of van een verkeerde rekening wordt geweigerd, zodat betalingen nooit in het verkeerde gebouw terechtkomen.
• Het beginsaldo moet aansluiten. Kvaro vergelijkt het beginsaldo van het afschrift met het geregistreerde saldo van de VME. Ontbreekt er een afschrift, dan stopt de import en meldt Kvaro dat, in plaats van het gat stilletjes door te laten.

Daarna gebeurt het afpunten vanzelf. Elke inkomende betaling waarvan de mededeling de acht cijfers van een referentie bevat, wordt gekoppeld aan het juiste appartement en de juiste bijdrage, ook als de mede-eigenaar de app nooit heeft geïnstalleerd. Per bijdrage zie je wie volledig heeft betaald, wie gedeeltelijk en wie nog niet. De enkele betaling zonder bruikbare mededeling komt terecht bij het niet-toegewezen bedrag van de bijdrage, en die wijs je met de hand toe aan het juiste appartement. Het principe achter deze aanpak lees je uitgebreider in de gids over financiën zonder spreadsheet.

Domiciliëring voor VME’s die liever innen

Sommige VME’s willen niet wachten tot elke mede-eigenaar overschrijft, en laten de syndicus de provisies innen via SEPA-domiciliëring. Kvaro ondersteunt dat voor rekeningen in euro, zonder betaalprovider ertussen. Je legt de ondertekende papieren mandaten vast, of downloadt een vooraf ingevuld mandaatformulier als pdf om te laten ondertekenen. Je vult het schuldeiser-identificatienummer van de VME één keer in; in de app heten die velden machtiging en incassant-ID. Per bijdrage maak je daarna een batch aan: een pain.008-bestand dat je uploadt in de zakelijke omgeving van je bank.

Alleen mede-eigenaars met een actief mandaat die nog niet hebben betaald, gaan in die batch, elk voor het bedrag dat nog openstaat. Wie de app gebruikt, krijgt een pushbericht en een e-mail als voorafgaande kennisgeving; wie de app niet gebruikt, wordt gemarkeerd zodat je die zelf verwittigt. De geïnde bedragen komen terug op het afschrift en worden afgepunt zoals elke andere betaling. Hoe mandaten, voorafgaande kennisgeving en terugboekingen werken, staat in onze praktische gids over SEPA-incasso; de regels zijn in heel de SEPA-zone dezelfde.

Belangrijk om te weten: Kvaro is geen betaaldienst. Er loopt geen geld via Kvaro. Overschrijvingen en domiciliëringen gaan rechtstreeks van de rekening van de mede-eigenaar naar die van de VME.

Checklist voor de volgende provisieaanvraag

1. Vul het IBAN van de VME in Kvaro in en laat de Belgische controle het nakijken.
2. Leg de appartementen en hun aandelen vast, zodat een provisie correct wordt verdeeld.
3. Maak de provisieaanvraag aan als bijdrage: elke mede-eigenaar krijgt zijn eigen gestructureerde mededeling, in de app en in de QR-code.
4. Druk het overzicht af voor de mede-eigenaars die de app niet gebruiken.
5. Stel bij je bank camt.053 of MT940 in als afschriftformaat voor de VME-rekening.
6. Importeer elk afschrift zodra het er is, bekijk wie heeft betaald en wijs de enkele betaling zonder bruikbare mededeling met de hand toe.
7. Werk je met domiciliëring, leg dan de mandaten vast, vul het schuldeiser-identificatienummer in en maak per bijdrage een batch.

Zo wordt het afpunten van een kwartaal wat het eigenlijk had moeten zijn: een controle van een paar minuten, in plaats van een avond met een afschrift en een markeerstift.