Bankas izraksta imports: Swedbank, SEB un FiDAViSta

Mēneša pirmajā nedēļā pārvaldnieka vakars izskatās apmēram tā. Vienā logā internetbankā atvērts biedrības konts, otrā Excel tabula, kurā pa vienam atzīmējat, kurš samaksājis. Vairumā maksājumu ir atsauces numurs. Dažos nav: viens dzīvokļa īpašnieks maksājuma mērķī uzrakstīja „dz. 14 septembris”, otrs maksājums atnāca no laulātā konta ar vārdu, ko neatpazīstat, trešais īpašnieks samaksāja par diviem mēnešiem uzreiz. Vienai mājai tam aiziet vakars. Sešām mājām aiziet darba diena, un tā atkārtojas katru mēnesi.

Bankai visi šie dati jau ir, ar datumiem, summām un atsaucēm. Tie jālejupielādē kā fails, nevis jāpārraksta tabulā.

Kādu failu lejupielādēt no internetbankas

Kvaro nolasa šos izrakstus tādus, kādus tos dod banka. Fails nav jāpārdēvē, un kolonnas nav jāpārkārto.

• Swedbank: parastais CSV izraksts ar latviešu vai angļu valodas galveni. Tajā sākuma un beigu atlikums ir atsevišķās rindās, tāpēc Kvaro var pārbaudīt, vai izraksts turpina iepriekšējo.
• SEB: internetbankas CSV izraksts.
• FiDAViSta: Latvijas banku kopīgais XML izraksta formāts. Tajā ir arī sākuma atlikums.
• ISO 20022 XML (camt.053 vai camt.052): Eiropas banku kopīgais standarts. camt.053 izrakstā vienmēr ir sākuma un beigu atlikums.
• CSV IBAN: ja internetbanka piedāvā šo CSV variantu, Kvaro to arī nolasa.

Ja varat izvēlēties, ņemiet failu ar atlikumiem: Swedbank CSV, FiDAViSta vai camt.053. Tad Kvaro ar katru importu pārbauda, vai neviens mēnesis nav izlaists.

Ja garāku periodu lejupielādējat vairākos failos vai ZIP arhīvā, izvēlieties visus failus uzreiz. Ja kādā failā ir arī cita konta izraksts, piemēram, jūsu pārvaldīšanas uzņēmuma konta, Kvaro patur tikai biedrības konta rindas.

Kā izraksts nonāk Kvaro

Izvēlņu nosaukumi bankās atšķiras, bet ceļš ir viens un tas pats:

1. Internetbankā atveriet biedrības konta izrakstu.
2. Izvēlieties periodu, piemēram, iepriekšējo mēnesi.
3. Kā formātu izvēlieties CSV vai XML, nevis PDF.
4. Kvaro atveriet sadaļu „Finanses”, izvēlieties „Pievienot izrakstus” un ievelciet failu.

Augšupielādes laukā rakstīts, ko tas pieņem: XML, MT940, CSV, XLSX, XLS, TXT vai ZIP, līdz 25 MB. Importējiet izrakstus pēc kārtas, mēnesi pēc mēneša, bez robiem.

Sāciet ar mēnesi, no kura vēlaties uzskaitīt maksājumus Kvaro, piemēram, ar gada sākumu. Ja biedrības atlikums Kvaro vēl nav ievadīts, pirmais imports to iestata pēc izraksta beigu atlikuma, un katram nākamajam izrakstam jāturpina no turienes.

Kas notiek, kad augšupielādējat failu

Kvaro nolasa katru darījuma rindu un pirms saglabāšanas parāda priekšskatījumu.

• Fails paliek jūsu ierīcē. Izrakstā ir katra dzīvokļa īpašnieka vārds un maksājumu vēsture. Kvaro failu nolasa jūsu pārlūkā vai telefonā un pašu failu nekur neaugšupielādē. Ierīci atstāj tikai tās rindas, kuras priekšskatījumā saglabājat.
• Kontam jāsakrīt. Kvaro salīdzina izrakstā norādīto IBAN ar biedrības kontu. Ja nejauši izvēlējāties citas mājas izrakstu, imports apstājas, pirms tiek saglabāta kaut viena rinda.
• Atlikumam jāturpinās. Ja failā ir sākuma atlikums, Kvaro to salīdzina ar biedrības saglabāto atlikumu. Ja tie nesakrīt, starpā trūkst izraksta, un saglabāt varēsiet tikai tad, kad būsiet importējuši trūkstošo mēnesi. SEB CSV atlikumu nenorāda, tāpēc tur šī pārbaude netiek veikta.
• Latviešu burti paliek savās vietās. Vecāki faili, kas nav UTF-8 kodējumā, tiek nolasīti ar Baltijas kodu lapu (Windows-1257), tāpēc „Bērziņš” un „Ķēniņa” izrakstā paliek nemainīgi.
• Tiek ņemti tikai maksājumi. Ja failā bez eiro ir arī citas valūtas rindas, paliek eiro rindas. Swedbank apgrozījuma un procentu rindas, kā arī rindas ar nulles summu tiek izlaistas.

Atsauces numurs sasaista maksājumu ar dzīvokli

Kad Kvaro izveidojat maksājumu, piemēram, ikmēneša maksājumu vai iemaksu uzkrājumu fondā, katrs dzīvoklis saņem savu atsauces numuru, astoņus ciparus, piemēram, 26118047. Latvijā atsauces numuram nav kontrolcipara, ko banka pārbaudītu, tāpēc labāk, lai iedzīvotājs to iekopē, nevis pārraksta.

Dzīvokļa īpašnieks lietotnē redz biedrības IBAN, summu un atsauces numuru, katru ar savu kopēšanas pogu. Tur ir arī EPC QR kods ar saņēmēju, IBAN, summu un atsauces numuru maksājuma mērķī: bankas lietotne, kas QR kodu nolasa, pārskaitījumu aizpilda pati. Dzīvokļu īpašnieki, kuri lietotni neizmanto, atsauces numuru saņem izdrukātā atsauču lapā.

Importējot Kvaro katrā ienākošajā rindā meklē atsauces numuru, gan atsauces laukā, gan maksājuma mērķī, un sasaista maksājumu ar pareizo dzīvokli un tā īpašnieku. Pie katra maksājuma redzat, kurš ir samaksājis, kurš daļēji un kurš vēl nav, un atgādinājumu sūtāt tikai tiem, kuri patiešām ir parādā.

Divu veidu iemaksas Kvaro pats nesasaista: rindu, kur maksājuma mērķī ierakstīts tikai „dz. 14”, un regulāro maksājumu no iedzīvotāja internetbankas. Regulārais maksājums katru mēnesi atkārto to pašu atsauci, bet Kvaro katram maksājumam izsniedz jaunu. Šādas rindas jūs paši sasaistāt ar maksājumu un ar pogu „Sadalīt” piešķirat dzīvoklim, ar pāris klikšķiem.

Izejošās rindas iet to pašu ceļu pretējā virzienā. Lifta apkopes vai uzkopšanas firmas rēķina apmaksas rindu sasaistāt ar izdevumu, ko tā sedz, un izdevums kļūst samaksāts vai daļēji samaksāts.

Ko Kvaro neimportē

• PDF izrakstus. PDF ir domāts lasīšanai cilvēkam, un mašīna no tā rindas droši nenolasa. PDF failam Kvaro parāda kļūdas paziņojumu. Internetbankā izvēlieties CSV vai XML.
• Karšu izrakstus. Kredītkartes izraksts nav biedrības konta izraksts.

Ko jūs no tā iegūstat

Sasaiste pēc atsauces numura aizņem dažas minūtes mēnesī, nevis vakaru. Atbrīvoto laiku varat veltīt tam, par ko biedrība jums maksā: bojājumiem, remontiem un kopsapulces sagatavošanai. Kad valde jautā, kurš ir samaksājis un kur aizgāja nauda, jūs parādāt sarakstu, kas nāk tieši no bankas, nevis no tabulas, kas aizpildīta pēc atmiņas. Valde, kas katru mēnesi redz ar banku saskanīgus skaitļus, pagarina pārvaldīšanas līgumu bez ilgām diskusijām, un kaimiņmājas valde par to uzzina.

Kā imports iekļaujas mājas finanšu uzskaitē kopumā, lasiet rakstā kā pārvaldīt mājas finanses bez Excel tabulām. Importētie darījumi ir arī pamats ikmēneša pārvaldnieka atskaitei un gada norēķinam.