E. sąskaitos administratoriams: ES standartas be žargono

Tiekėjo sąskaita faktūra dvidešimt metų keliauja tuo pačiu keliu: atkeliauja kaip PDF į administratoriaus el. paštą, kažkas nuskaito sumą ekrane, perrašo ją į lentelę ar apskaitos programą, įdeda PDF į aplanką ir tikisi, kad abu išliks suderinti. Padauginkite tai iš kiekvienos lifto priežiūros sutarties, valymo įmonės, draudimo polio ir vienkartinio remonto visame namų portfelyje, ir sąskaitų perrašinėjimas tampa tikra administratoriaus užnugario darbo dalimi.

Ta era baigiasi, pagal įstatymą, ir ne vienoje šalyje. Visoje ES įmonių tarpusavio e. sąskaitų faktūrų teikimas pereina iš savanoriško į privalomą pagal laipsnišką grafiką. Lietuvoje e. sąskaitos faktūros viešiesiems pirkėjams per informacinę sistemą „E. sąskaita“ privalomos jau nuo 2017 m., o bendros ES taisyklės nuo 2030 m. e. sąskaitas daro privalomas tarpvalstybinėje įmonių prekyboje. Terminai skiriasi, tačiau kryptis ir pagrindinis standartas nesiskiria.

Bendrija nėra įprasta įmonė, tačiau jos tiekėjai yra, kaip ir jūsų administravimo įmonė. Kai e. sąskaitos tarp jų tampa kasdienybe, namų sąskaitos vis dažniau atkeliauja kaip struktūruoti duomenys, nesvarbu, ar gaunančioji pusė pasiruošusi.

Dažniausiai apie tai kalbama kaip apie prievolę. Gavėjui tai labiau primena dovaną. Prievolė verčia tiekėjus siųsti sąskaitas mašininiu būdu nuskaitomu formatu, vadinasi, perrašinėjimo era gali baigtis, jei gavimo eiga sukurta teisingai.

PDF nebėra sąskaita faktūra

E. sąskaita faktūra teisine prasme nėra sąskaitos PDF vaizdas. Tai struktūruotų duomenų failas, atitinkantis Europos standartą EN 16931: pardavėjas, sumos, datos, mokėjimo duomenys, viskas kaip mašininiu būdu nuskaitomi laukai. Būtent šis vienas standartas ir yra svarbiausia dalis. Kad ir kokia nacionalinė atmaina, reikalavimus atitinkančios sąskaitos pagrinde yra tas pats duomenų modelis, todėl standartui sukurtas įrankis veikia per sienas.

Praktikoje sutinkamos dvi to paties standarto formos:

• Grynas XML yra mašinos forma: XML failas be jokio vaizdinio sluoksnio. Atidarykite jį peržiūros programoje, ir pamatysite kampinius skliaustus. Jis sąmoningai neįskaitomas, nes skirtas mašinoms. Standartas turi dvi sintakses, UBL ir CII. Daugelis šalių turi savo nacionalinį profilį, tačiau tai EN 16931 tarmės, o ne atskiri pasauliai.
• Hibridas (žinomiausias pavadinimas Factur-X) yra įprastai atrodantis PDF, kurio viduje įterptas XML. Žmogus mato sąskaitą; mašina mato duomenis. Svarbiausia, kad įterptas XML yra lemiamoji dalis, o ne pikseliai.

Hibridinis formatas slepia spąstus, apie kuriuos verta žinoti. Hibridinė sąskaita, apdorojama senuoju būdu, t. y. skaitant PDF akimis ir perrašant, tyliai ignoruoja struktūruotą sluoksnį. Skaičiai vaizdiniame sluoksnyje ir XML turėtų sutapti, tačiau mašininiu būdu nuskaitoma dalis ir yra sąskaita. Darbo eiga, kuri liečia tik pikselius, apdoroja sąskaitos paveikslėlį, o pačią sąskaitą išmeta.

Teisingas gavimas: nuskaityti, parodyti, patvirtinti

Teisinga gavimo eiga turi tris žingsnius, ir tik viename iš jų dalyvauja žmogus.

Pirma, failas įkeliamas, XML ar hibridinis PDF, ir mašina nuskaito struktūruotus laukus: kas atsiuntė, sąskaitos numeris, išrašymo ir apmokėjimo terminų datos, suma be PVM, PVM ir bendra suma, sąskaita, į kurią mokėti. Jokio perrašinėjimo, jokio skaičių nuskaitymo iš ekrano.

Antra, šie nuskaityti laukai parodomi jums aiškia, žmogui suprantama forma. Tai svarbiausia grynam XML, kuris be šio žingsnio yra kampinių skliaustų siena, su kuria niekas nieko negali padaryti, tačiau svarbu ir hibridams: matote tai, ką iš tikrųjų sako mašininis sluoksnis, o ne tai, ką atsitiktinai rodo PDF.

Trečia, patvirtinate vieną kartą, ir sąskaita tampa išlaidų juodraščiu namo apskaitoje su nuskaityta suma ir tiekėju. Nuo tada ji gyvena įprastą išlaidos gyvenimą: laukia banko išrašo, mokėjimo eilutė su ja susiejama, o jos būsena apskaičiuojama pati, kaip ir turi būti su kiekviena namo išlaida.

Vienas failas, vienas patvirtinimas, viena užregistruota išlaida. Tai ir yra visas rankinis darbo eigos paviršius.

Kodėl patvirtinimo žingsnis nėra neprivalomas

Pagrįstas klausimas: jei mašina viską nuskaito, kam apskritai tvirtinti? Kodėl neregistruoti sąskaitų automatiškai tą akimirką, kai jos atkeliauja?

Todėl, kad nuskaitymas patikimas, o atsakomybės negalima deleguoti. Sąskaita gali būti mašiniškai tobula ir vis tiek klaidinga: dublikatas, suma, neatitinkanti sutarties, niekada neužsakyta paslauga ar tiesiog sukčiavimas. Sąskaitų sukčiavimas pakeičiant mokėjimo duomenis yra tikras ir plintantis reiškinys, o patvirtinimo ekranas yra būtent ta vieta, kur jis sustabdomas: nuskaitytas sąskaitos numeris guli prieš žmogų, kuris žino, kokia lifto įmonės sąskaita buvo visada. Darbo eiga, kuri registruoja automatiškai, pašalina vienintelę akimirką, kai pritaikomas administratoriaus sprendimas, t. y. tai, už ką namas iš tikrųjų moka.

Todėl teisingas sprendimas yra sąmoningas: mašina atlieka visą skaitymą, žmogus priima vieną sprendimą. Bet kas labiau automatizuota optimizuoja pačią esmę.

Archyvuokite originalą, o ne atvaizdą

Apskaitos taisyklės visoje ES reikalauja sąskaitas saugoti daug metų, dažnai beveik dešimtmetį, ir čia galioja ta pati logika kaip ir su hibridiniu formatu: saugoti reikia originalų failą, XML ar hibridinį PDF lygiai tokį, koks buvo gautas, o ne ekrano nuotrauką, ne žmogui skirtą atvaizdą, ne pakartotinį eksportą. Atvaizdas yra šiandienos patogumas; originalas yra įrašas auditoriui septintais metais.

Todėl gaunantis įrankis turi saugoti originalą nekeičiamą, šalia išlaidos, kuria jis tapo, ir visada gebėti grąžinti lygiai tuos baitus, kurie atkeliavo. Jei įrankis saugomas sąskaitas sugeneruoja iš naujo ar „sutvarko“, jis archyvuoja savo paties kūrinį, o ne dokumentą.

Kur sąskaita keliauja toliau

Tyli nauda gaunant sąskaitas kaip duomenis yra viskas, kas vyksta vėliau. Patvirtinta išlaida prisijungia prie namo operacijų grandinės, o tai reiškia:

• Butų savininkai ją mato. Sąskaita užima savo vietą namo apskaitos dokumentų sąraše, kuriame metų ataskaitą peržiūrintis savininkas gali atidaryti tikrą dokumentą už kiekvienos eilutės.
• Metinė ataskaita ją įtraukia. Metų pabaigai nebereikia sąskaitų medžioklės, nes kiekviena tiekėjo sąskaita jau guli suskirstyta apskaitoje. Visas ciklas aprašytas straipsnyje bendrijos finansiniai metai.
• Buhalteris gauna švarius duomenis. Apskaitos eksportas perduoda išlaidą su kategorijomis buhalteriui, o originalus dokumentas pasiekiamas pareikalavus.

Suskaičiuokite žmogaus prisilietimus per visą šią kelionę: vienas. Sąskaita buvo patvirtinta vieną kartą, o kiekvienas vėlesnis naudotojas, savininkas, susirinkimas, buhalteris, auditorius, skaito įrašus, išvestus iš to vieno patvirtinto fakto.

Ko dar nėra ir kodėl vis tiek verta pradėti

Du pristatymo kanalai rinkoje dar bręsta: automatinis el. paštu gaunamų sąskaitų priėmimas ir Peppol tinklas struktūruotoms sąskaitoms keistis, kuris tampa bendru ES valstybių narių perdavimo sluoksniu. Šiandien patikimas pagrindas yra įkėlimas: sąskaitos failas, kad ir kaip jis jus pasiekė, įkeliamas į įrankį, o toliau darbą perima aukščiau aprašyta eiga. Kvaro nuskaito EN 16931 standartą atitinkančius UBL ir CII XML failus bei Factur-X PDF.

Šis pagrindas jau yra visas laimėjimas. E. sąskaitų kaina niekada nebuvo įkėlimo paspaudimas, ji buvo perrašinėjimas, nesuderinti aplankai ir sąskaitų medžioklė kiekvieną sausį. Visa tai baigiasi tą dieną, kai gavimo eiga pradeda skaityti struktūruotus duomenis vietoj jūsų. Prievolė privertė tiekėjus atlikti sunkesnę pusę; gaunančioji pusė dabar yra pasirinkimas.