Bendrijos finansiniai metai: nuo biudžeto iki metinės ataskaitos

Kiekvieną pavasarį bendrijų pirmininkai ir namų administratoriai pranyksta tame pačiame projekte: reikia atkurti visų metų namo finansus taip gerai, kad iš jų būtų galima parengti metinę ataskaitą visuotiniam susirinkimui. Banko išrašai atsisiunčiami iš naujo, dėžės sąskaitų rūšiuojamos, o dokumentas, kurį butų savininkai tikrins eilutė po eilutės, surenkamas iš atminties ir archeologijos. Tai paprastai kainuoja savaites kiekvienam namui.

Metinė ataskaita nėra pavasarį atliekama užduotis. Tai ciklo, kuris vyksta visus metus, rezultatas. Rėmus nustato teisės aktai ir bendrijos įstatai: biudžetą (sąmatą) ir metinę finansinę ataskaitą tvirtina visuotinis susirinkimas, o administratoriaus valdomuose namuose butų savininkams atsiskaitoma panašiu ritmu. Tačiau pats ciklas yra universalus. Kiekvienas daugiabutis, kad ir kaip jo dokumentai vadintų atskiras dalis, eina per tuos pačius penkis žingsnius: biudžetas, pagal jį mokamos mėnesinės įmokos, kas mėnesį vedama apskaita, metinė ataskaita ir atsiskaitymas. Vykdykite juos kaip ritmą, ir metų pabaiga yra aritmetika. Praleiskite juos, ir metų pabaiga yra archeologija.

1 žingsnis: biudžetas, priimtas vieną kartą ir oficialiai

Metai prasideda planu: numatomos išlaidos pagal kategorijas (valymas, liftas, draudimas, šildymas, vanduo, priežiūra), o kaupiamųjų lėšų įnašas kaip atskira eilutė, niekada nesumaišyta su einamosiomis išlaidomis. Iš bendros sumos kiekvieno buto savininko dalis išplaukia iš namo išlaidų paskirstymo taisyklės: po lygiai kiekvienam butui, pagal dalį bendrojoje nuosavybėje arba pagal konkrečioms išlaidoms nustatytą svertinę formulę.

Padalytos iš dvylikos, šios dalys tampa mėnesinėmis įmokomis (avansais), kurias kiekvienas savininkas mokės visus metus. Dvi detalės lemia, ar likę metai vyks sklandžiai:

• Paskirstymas turi būti tikslus. Kiekvieno savininko sumos turi iki cento sudėti suplanuotą bendrą sumą, o apvalinimas turi būti priskirtas sąmoningai. Planas, kuriam trūksta 40 centų, tampa ataskaita, kuri gruodį negali subalansuoti.
• Biudžetas yra nutarimas. Jį tvirtina visuotinis susirinkimas, ir šis patvirtinimas su balsavimo rezultatais priklauso bendrijos nutarimų įrašams, nes kiekviena per ateinančius dvylika mėnesių surenkama įmoka remiasi juo. Ši įrašų disciplina yra atskira tema: kodėl visuotinio susirinkimo protokolai neturėtų gyventi el. pašte.

2 žingsnis: įmokos, kurios surenkamos pačios

Dvylika mėnesių rinkti tas pačias sumas iš tų pačių žmonių yra labiausiai automatizuojamas darbas visoje profesijoje ir praktikoje mažiausiai automatizuotas.

Esminė savybė: kiekvieno mėnesio įmoka turi susikurti pati iš patvirtinto biudžeto, o kiekvienas butų savininkas jai turi savo įmokos kodą, todėl gauti pinigai susiejami su juos atsiuntusiu asmeniu. Pavedimu mokantis savininkas kiekvieną mėnesį įrašo tos įmokos kodą į mokėjimo paskirtį. Periodinis mokėjimas banke kartoja seną kodą, todėl toks pavedimas lieka nepriskirtoje sumoje, ir jūs jį butui priskiriate mygtuku „Paskirstyti“. Savininkui, pasirašiusiam SEPA tiesioginio debeto sutikimą, nieko nereikia prisiminti, o jums jo mėnuo tampa vienu debeto paketu, failu, kurį įkeliate į bendrijos banką, kaip aprašome SEPA tiesioginio debeto vadove. Kad ir koks kanalas, taisyklė ta pati: jei kovo įmokai sukurti reikia, kad prisimintumėte kovą, vienas išsiblaškęs mėnuo tyliai sugadina visus metus.

3 žingsnis: apskaita kaip dešimties minučių mėnesinis įprotis

Tarp gaunamų įmokų ir apmokamų sąskaitų namo sąskaitoje kaupiasi metinės ataskaitos žaliava: operacijos. Įprotis, palaikantis ciklą gyvą, yra nedidelis. Importuokite kiekvieną banko išrašą, kai tik jis atsiranda (CSV ar camt.053 XML), leiskite gaunamoms eilutėms pagal įmokos kodą susieti su savininkais ir priskirkite kiekvieną išeinančią eilutę išlaidų kategorijai, kol dar prisimenate, kas tai buvo. Dešimt minučių per mėnesį, kaip aprašome straipsnyje kaip tvarkyti bendrijos finansus be Excel lentelės.

Būtent šis žingsnis pakeičia pavasario archeologiją. Gruodį iš suskirstytų operacijų sudaryta ataskaita yra ataskaita. Ta pati ataskaita, kovą surinkta iš nesuskirstytų popierių, yra rekonstrukcija, o rekonstrukcijose gimsta klaidos ir savininkų nepasitikėjimas.

Tiekėjų sąskaitos tuo tarpu turi būti šalia išlaidų, kurias jos sukūrė: užregistruokite kiekvieną kaip suskirstytą išlaidą, kai tik ji gaunama, o originalą saugokite tiek, kiek reikalauja buhalterinės apskaitos taisyklės. Kai sąskaita ateina kaip struktūruotas failas pagal Europos standartą EN 16931, ji vienu patvirtinimu tampa išlaidų juodraščiu, kaip aprašome straipsnyje e. sąskaitos administratoriams. Viena dėžė mažiau.

4 žingsnis: ataskaita apskaičiuojama, o ne sukuriama

Jei 1-3 žingsniai vyko visus metus, metinė ataskaita yra išvestinė: bendros išlaidos pagal kategorijas, palygintos su biudžetu, kiekvieno savininko dalis pagal tas pačias paskirstymo taisykles, kiekvieno savininko faktiniai mokėjimai iš susietų operacijų ir kiekvieno savininko skirtumas. Šalia jos bendrijos finansinė padėtis: sąskaitų likučiai, kaupiamosios lėšos, gautinos sumos.

Du dalykai pagrįstai blokuoja skaičiavimą, ir geras įrankis juos įvardija, užuot tyliai pagaminęs klaidingą dokumentą. Aprėpties spraga, t. y. laikotarpis be importuoto išrašo, kai pinigai judėjo, bet įrašas to nemato. Arba nesuskirstytos eilutės, operacijos, kurių niekas nepriskyrė. Abi gruodį randamos per kelias minutes. Kovą abi yra minos.

5 žingsnis: atsiskaitymas ir užrakinimas

Valdyba ar pirmininkas peržiūri ataskaitą, o butų savininkai ją mato visuotiniame susirinkime; ataskaitos patvirtinimas pats yra nutarimas, kuris priklauso protokolui. Tada skirtumai atsiskaitomi: savininkai, sumokėję mažiau nei jų faktinė dalis, sumoka skirtumą, o permokėjusiems lieka permoka. Išrašyti tai atskirai, rankomis, kiekvienam savininkui yra paskutinė metų pabaigos nuobodaus darbo tvirtovė, ir tam nėra jokios priežasties. Kiekvieno savininko rezultatai jau apskaičiuoti; paversti juos atsiskaitymo mokesčiais ir permokomis turi būti vienas veiksmas, o ne popietė aritmetikos ir kopijavimo. Kvaro, kai patvirtinate metinę ataskaitą, kiekvienam nepriemokėjusiam savininkui sukuria atsiskaitymo įmoką, o kiekvienam permokėjusiam užregistruoja permoką, kurią galima įskaityti arba grąžinti.

O patvirtinus laikotarpis užrakinamas. Uždarytų metų niekada neredaguojama; pataisymai atliekami kaip dokumentuoti įrašai naujame laikotarpyje. Apskaitos įrašų nekeičiamumas yra beveik visuotinis apskaitos principas, tačiau gilesnė priežastis tokia pati kaip ir su protokolais: įrašas, kurio įrodomai negalima tyliai perrašyti, yra įrašas, kuriuo niekam nereikia tikėti aklai.

Du šalutiniai srautai nusipelno būti matomi visus metus, o ne tapti metų pabaigos staigmena. Kaupiamosios lėšos yra ilgalaikiai butų savininkų pinigai, ir jas turi būti galima sekti kaip atskirą likutį, geriausia atskiroje sąskaitoje, su įnašais, matomais palyginti su planu. O perdavimas buhalteriui metų pabaigoje turi būti failas, o ne perrašinėjimas: jūsų suskirstytos operacijos turi keliauti į buhalterio programą, o ne būti skaitomos telefonu. Kvaro eksportuoja bendrąjį apskaitos failą su kategorijomis ir jiems priskirtomis apskaitos sąskaitomis.

Dividendai: savininkai, kurie gali patys pasižiūrėti

Vykdykite ciklą, ir pasikeičia daugiau nei jūsų darbo krūvis. Kiekvienas butų savininkas bet kuriuo metu turi aktualų atsakymą į klausimus, kurie kitu atveju užpildo pirmąją visuotinio susirinkimo valandą: ką sumokėjau, kiek esu skolingas, kokio dydžio kaupiamosios lėšos, kam bendrija išleido pinigus. Kai einamoji sąskaita matoma visus metus, visuotinis susirinkimas nustoja būti administratoriaus auditu ir vėl tampa sprendimų priėmimo organu.

Kasmet pavasarį sutaupytos savaitės yra akivaizdi grąža. Kaupiamoji grąža yra pasitikėjimas: bendrija, kuri gali bet kada patikrinti savo administratoriaus skaičius, pratęsia sutartį be ginčų.