Banko išrašo importas bendrijai: Swedbank, SEB, Paysera

Pirmąją mėnesio savaitę administratoriaus vakaras atrodo maždaug taip. Viename lange internetinėje bankininkystėje atidaryta bendrijos sąskaita, kitame Excel lentelė, kurioje po vieną žymite, kas sumokėjo. Daugumoje mokėjimų yra įmokos kodas. Kai kuriuose nėra: vienas buto savininkas mokėjimo paskirtyje parašė „14 butas, rugsėjis“, kitas mokėjimas atėjo iš sutuoktinio sąskaitos su pavarde, kurios neatpažįstate, trečias savininkas sumokėjo už du mėnesius iš karto. Vienam namui tai užtrunka vakarą. Šešiems namams tai užtrunka darbo dieną, ir taip kas mėnesį.

Bankas visus šiuos duomenis jau turi, su datomis, sumomis ir kodais. Juos reikia atsisiųsti failu, o ne perrašyti į lentelę.

Kokį failą atsisiųsti iš banko

Kvaro skaito šiuos išrašus tokius, kokius juos pateikia bankas. Failo nereikia pervadinti, stulpelių nereikia perstumdyti.

• Swedbank: įprastas CSV išrašas su lietuviška arba angliška antrašte. Jame pradinis ir galutinis likutis yra atskirose eilutėse, todėl Kvaro gali patikrinti, ar išrašas tęsia ankstesnį.
• SEB: internetinės bankininkystės CSV išrašas. Jei faile yra kelios sąskaitos, Kvaro pasilieka tik bendrijos sąskaitą.
• Paysera: CSV išrašas. Paysera faile savo sąskaitos numerio nenurodo, todėl Kvaro išrašą priskiria bendrijos sąskaitai, o likučio stulpelis leidžia patikrinti pradinį ir galutinį likutį.
• ISO 20022 XML (camt.053 arba camt.052): bendras Europos bankų standartas. camt.053 išraše visada nurodytas pradinis ir galutinis likutis.
• CSV IBAN: jei internetinė bankininkystė siūlo šį CSV variantą, Kvaro jį irgi skaito.

Jei galite rinktis, imkite failą su likučiais: Swedbank CSV, Paysera ar camt.053. Tada Kvaro kiekvieno importo metu patikrina, ar nepraleistas nė vienas mėnuo.

Ilgesnį laikotarpį, atsisiųstą keliais failais ar ZIP archyvu, pasirinkite visą iš karto. Jei kuriame nors faile yra ir kitos sąskaitos išrašas, pavyzdžiui, jūsų administravimo įmonės, Kvaro pasilieka tik bendrijos sąskaitos eilutes.

Kaip išrašas patenka į Kvaro

Meniu pavadinimai bankuose skiriasi, bet kelias tas pats:

1. Internetinėje bankininkystėje atsidarykite bendrijos sąskaitos išrašą.
2. Pasirinkite laikotarpį, pavyzdžiui, praėjusį mėnesį.
3. Formatą pasirinkite CSV arba XML, ne PDF.
4. Kvaro programoje atsidarykite skiltį „Finansai“, pasirinkite „Pridėti išrašus“ ir nutempkite failą.

Įkėlimo laukelyje parašyta, ką jis priima: XML, MT940, CSV, XLSX, XLS, TXT arba ZIP, iki 25 MB. Importuokite išrašus iš eilės, mėnesį po mėnesio, be spragų.

Pradėkite nuo mėnesio, nuo kurio norite sekti įmokas Kvaro, pavyzdžiui, nuo metų pradžios. Jei bendrijos likutis Kvaro dar neįvestas, pirmasis importas jį nustato pagal išrašo galutinį likutį, o kiekvienas kitas išrašas turi tęsti nuo jo.

Kas vyksta įkėlus failą

Kvaro nuskaito kiekvieną operacijos eilutę ir prieš išsaugant parodo peržiūrą.

• Failas lieka jūsų įrenginyje. Išraše yra kiekvieno buto savininko vardas ir mokėjimų istorija. Kvaro failą nuskaito jūsų naršyklėje ar telefone ir paties failo niekur neįkelia. Įrenginį palieka tik tos eilutės, kurias peržiūroje išsaugote.
• Sąskaita turi sutapti. Kvaro palygina išraše nurodytą IBAN su bendrijos sąskaita. Jei netyčia pasirinkote kito namo išrašą, importas sustoja dar prieš išsaugant bent vieną eilutę.
• Likutis turi tęstis. Jei faile yra pradinis likutis, Kvaro jį palygina su bendrijos išsaugotu likučiu. Jei jie nesutampa, tarp jų trūksta išrašo, ir išsaugoti galėsite tik importavę trūkstamą mėnesį. SEB CSV likučio nenurodo, todėl ten šis patikrinimas neatliekamas.
• Lietuviškos raidės lieka savo vietose. Senesni failai, kurie nėra UTF-8 koduotės, nuskaitomi pagal Baltijos kodų lentelę (Windows-1257), todėl „Žemaitienė“ ir „Čiurlionis“ išraše nepasikeičia.
• Imami tik mokėjimai. Jei faile šalia eurų yra ir kitos valiutos eilučių, lieka eurų eilutės. Swedbank apyvartų ir palūkanų eilutės bei nulinės sumos eilutės praleidžiamos.

Įmokos kodas susieja mokėjimą su butu

Kai Kvaro sukuriate įmoką, pavyzdžiui, mėnesinę namo išlaikymo įmoką ar kaupiamųjų lėšų įmoką, kiekvienas butas gauna savo įmokos kodą, aštuonis skaitmenis, pavyzdžiui, 26118042. Lietuvoje įmokos kodas neturi kontrolinio skaitmens, kurį tikrintų bankas, todėl geriau, kad gyventojas jį nukopijuotų, o ne perrašinėtų.

Buto savininkas programėlėje mato bendrijos IBAN, sumą ir įmokos kodą, kiekvieną su savo kopijavimo mygtuku. Ten yra ir EPC QR kodas su gavėju, IBAN, suma ir įmokos kodu mokėjimo paskirtyje: banko programėlė, nuskaičiusi QR kodą, pavedimą užpildo pati. Butų savininkai, kurie programėlės nenaudoja, įmokos kodą gauna atspausdintame kodų lape.

Importuodamas Kvaro kiekvienoje gaunamoje eilutėje ieško įmokos kodo tiek įmokos kodo lauke, tiek mokėjimo paskirtyje, ir susieja mokėjimą su tinkamu butu bei jo savininku. Prie kiekvienos įmokos matote, kas sumokėjo, kas sumokėjo iš dalies ir kas dar ne, ir priminimą siunčiate tik tiems, kurie iš tikrųjų skolingi.

Dviejų rūšių mokėjimų Kvaro pats nesusieja: eilutės, kurioje mokėjimo paskirtyje parašyta tik „14 butas“, ir periodinio mokėjimo iš gyventojo banko. Periodinis mokėjimas kas mėnesį kartoja tą patį kodą, o Kvaro kiekvienai įmokai išduoda naują. Tokias eilutes patys susiejate su įmoka ir mygtuku „Paskirstyti“ priskiriate butui, per porą paspaudimų.

Išeinančios eilutės keliauja tuo pačiu keliu priešinga kryptimi. Lifto priežiūros ar valymo įmonės sąskaitos apmokėjimo eilutę susiejate su išlaida, kurią ji padengia, ir išlaida tampa apmokėta arba apmokėta iš dalies.

Ko Kvaro neimportuoja

• PDF išrašų. PDF skirtas skaityti žmogui, o mašina iš jo eilučių patikimai neišgauna. PDF failui Kvaro parodo klaidos pranešimą. Internetinėje bankininkystėje rinkitės CSV arba XML.
• LITAS-ESIS failų. Šis senas formatas nebenaudojamas, ir Kvaro jo neskaito.
• Kortelių išrašų. Kredito kortelės išrašas nėra bendrijos sąskaitos išrašas.

Ką tai jums duoda

Susiejimas pagal įmokos kodą užtrunka kelias minutes per mėnesį, ne vakarą. Atlaisvintą laiką galite skirti tam, už ką bendrija jums moka: gedimams, remontams ir pasiruošimui visuotiniam susirinkimui. Kai valdyba ar pirmininkas klausia, kas sumokėjo ir kur dingo pinigai, parodote sąrašą, kuris ateina tiesiai iš banko, o ne iš lentelės, pildytos iš atminties. Bendrija, kuri kas mėnesį mato su banku sutampančius skaičius, pratęsia administravimo sutartį be ilgų diskusijų, o kaimyninio namo pirmininkas apie tai išgirsta.

Kaip importas įsilieja į visą bendrijos finansų apskaitą, skaitykite straipsnyje kaip tvarkyti bendrijos finansus be Excel lentelės. Importuotos operacijos taip pat yra mėnesinės administratoriaus ataskaitos ir metinės ataskaitos pagrindas.