Quanti condomini può gestire davvero un amministratore?

Ogni titolare di uno studio di amministrazione condominiale prova a stimare questo numero. Quanti condomini può seguire davvero un amministratore a tempo pieno? Ai convegni di settore si sentono cifre molto diverse. Un concorrente si vanta che ogni persona del suo team ne segue ottanta. L’amministratrice con più anni nel tuo studio giura che il tetto reale è venti.

Hanno tutti ragione, a seconda di come l’amministratore passa la giornata. Facciamo i conti con onestà. Le cifre di questo articolo sono indicative e vengono da un modello semplice che puoi rifare con i tuoi dati: pensa a condomini di medie dimensioni, da 20 a 40 unità.

I conti ingenui

La maggior parte dei calcoli “condomini per amministratore” parte da qualcosa del genere:

• Circa 150 ore di lavoro utili al mese
• Circa 8 segnalazioni per condominio al mese, in media
• Circa 15 minuti dell’amministratore per segnalazione (leggere, rispondere, chiamare il manutentore, seguire la pratica)
• Un po’ di lavoro amministrativo: avvisi, documenti, preparazione dell’assemblea ordinaria, la dichiarazione sullo stato dei pagamenti quando qualcuno vende casa

Inserisci i numeri e risulta che una persona può seguire circa 60 condomini senza fatica. È la cifra che si usa quando si valuta un portafoglio o si scrive un business plan.

La cifra che si raggiunge nella pratica è intorno a 20. Dove finiscono gli altri 40 condomini di capacità teorica?

Dove va davvero il tempo

I 15 minuti per segnalazione sono veri presi da soli. Ma le segnalazioni non arrivano da sole. Arrivano dentro un flusso continuo di interruzioni che si mangia quasi tutta la giornata prima che tu abbia fatto qualcosa di utile.

Il costo della comunicazione

Una sola perdita d’acqua, gestita dal gruppo WhatsApp del condominio, genera in media:

1. Il messaggio iniziale del residente (“c’è acqua dappertutto”)
2. La domanda dell’amministratore (“quale interno?”)
3. La foto e la risposta del residente
4. Due o tre vicini che si aggiungono (“anche da me”)
5. La risposta interlocutoria dell’amministratore (“chiamo l’idraulico”)
6. La chat a parte con l’idraulico
7. L’aggiornamento dell’idraulico un’ora dopo
8. L’amministratore che ricopia l’aggiornamento nel gruppo del condominio
9. Un residente che chiede quando sarà sistemato
10. L’amministratore che lo rispiega
11. La conferma che è stato riparato
12. Un altro residente che conferma che non gocciola più

Dodici contatti per una sola segnalazione. Anche se ognuno richiede solo 90 secondi, sono quasi venti minuti, e hai cambiato attività dodici volte. Ogni cambio costa altri due o tre minuti di “dov’ero rimasto?”.

Sommando tutto, ogni segnalazione si avvicina a tre quarti d’ora. Con 8 segnalazioni al mese sono circa 6 ore per condominio al mese solo di comunicazione. Con 20 condomini, 120 ore: tre settimane abbondanti di lavoro prima di aver fatto qualcosa di concreto.

Il carico fantasma

L’altra cosa che il calcolo ignora: un amministratore fa molto più che gestire segnalazioni. Deve anche occuparsi di:

• Residenti che telefonano invece di scrivere (“non volevo disturbare nel gruppo”)
• Residenti che scrivono all’amministratore sbagliato perché non sanno chi, nello studio, segue il loro condominio
• Consiglieri di condominio che vogliono un riepilogo di come vanno le cose
• La moderazione del gruppo WhatsApp, perché non degeneri in liti tra vicini
• La stagione delle assemblee: convocazione, ordine del giorno, rendiconto, preventivo, verbale. Un’assemblea ordinaria per condominio all’anno, più le straordinarie che capitano, quasi sempre di sera
• Rate non pagate e condòmini morosi da sollecitare
• Assicurazioni, adempimenti fiscali (ritenute, Certificazione Unica, modello 770) e il resto delle scartoffie

È la parte dell’iceberg sotto il pelo dell’acqua. Niente di tutto questo compare nelle “segnalazioni per condominio al mese”.

Il tetto reale

Parla con gli amministratori che hanno superato i 40 condomini senza esaurirsi e troverai uno schema comune: si sono tolti dal ruolo di centralino. Non decidono chi si occupa di ogni segnalazione. Non fanno da messaggeri tra residenti e manutentori. Non moderano gruppi WhatsApp.

A cosa dedicano invece il loro tempo:

• Controllare la casella delle segnalazioni una o due volte al giorno, non 80
• Parlare con i consiglieri delle cose importanti: il preventivo, i lavori straordinari, i cambi di fornitore
• Prendere in carico nuovi condomini
• Gestire quel 5% di segnalazioni che richiede davvero il giudizio di una persona

Un amministratore il cui lavoro si riduce a casella delle segnalazioni + dialogo con i consiglieri + casi che si complicano può seguire comodamente 40 o 50 condomini. Un amministratore che continua a fare da centralino crolla intorno ai 20.

La differenza sta nella struttura.

Cosa cambia la struttura

Tre cose, in ordine di impatto:

1. Dal residente al manutentore, senza passare da te

Quando viene segnalata una perdita, l’idraulico riceve la notifica direttamente. L’amministratore non deve intervenire finché qualcosa non si complica. Già questo cambiamento elimina circa il 60% del costo della comunicazione.

2. Uno stato che i residenti possono vedere

Quando un residente vede “In corso, assegnata a Marco, idraulico” senza scrivere a nessuno, il giro dei “novità?” sparisce del tutto. L’amministratore smette di fare il bollettino degli aggiornamenti.

3. Segnalazioni che si chiudono da sole

Quando il manutentore segna la segnalazione come completata e il residente tocca Conferma, la segnalazione si chiude. Nessun messaggio di verifica. Nessun promemoria. Nessuna indagine per capire se l’idraulico è passato davvero.

Messe insieme, queste tre cose spostano il tetto da circa 20 condomini a circa 50.

La risposta onesta

Se vuoi stimare la capacità del tuo team per un business plan, queste sono cifre indicative in base al flusso di lavoro, per condomini di medie dimensioni:

Flusso di lavoro	Condomini per amministratore
Gruppi WhatsApp + telefonate	15-25
Gruppi WhatsApp + Excel delle segnalazioni	20-30
Segnalazioni via email	25-35
App di segnalazioni con assegnazione diretta al manutentore	40-50
Lo stesso, con un secondo amministratore che condivide il carico	50-65

Sono cifre per amministratori a tempo pieno senza altri ruoli. A tempo parziale scendono più o meno in proporzione, fino a circa il 30%. Sotto quella soglia torna a pesare il costo fisso di ogni condominio (conoscere lo stabile, ogni residente, ogni manutentore). E se i tuoi condomini sono molto più grandi o molto più piccoli della media, adatta il modello con i tuoi numeri.

Perché conta per il tuo studio

La capacità di ogni amministratore è il numero più importante di uno studio di amministrazione condominiale, perché determina la tua redditività. Se un amministratore segue 20 condomini e ogni condominio ti porta X euro l’anno di compenso, i ricavi per amministratore sono 20X. Se la stessa persona segue 50 condomini, sono 50X, e il suo stipendio resta più o meno lo stesso.

Ecco perché gli studi che passano a un flusso di lavoro strutturato possono proporre compensi più contenuti di quelli che restano sui gruppi WhatsApp, e guadagnare comunque di più per amministratore. La causa è meccanica: smettono di pagare i propri amministratori per fare da centralino umano.

Se guidi uno studio e ti chiedi perché il margine continua a ridursi, guarda come passa la giornata il tuo team. Il modello del foglio di calcolo va bene. Il problema è il flusso di lavoro che c’è sotto.