Hvernig velur þú hugbúnað fyrir húsfélög: hagnýtur leiðarvísir

Það er snúið að velja hugbúnað fyrir húsfélög af því að markaðurinn skiptist í tvennt. Á öðrum endanum eru gömlu kerfin, sett upp á tölvunni á skrifstofunni og hönnuð til að færa bókhald, gera ársreikninga og prenta fundargögn. Þau gera vel það sem þau gerðu fyrir tuttugu árum og nánast ekkert af því sem íbúarnir biðja um í dag. Á hinum endanum eru hundrað nýleg forrit sem halda utan um verkbeiðnir en gleyma tilkynningum, skjölum, vinnu með mörg húsfélög í einu og því hvernig reksturinn þinn er í raun skipulagður.

Þessi leiðarvísir er hagnýt sía. Hann telur upp eiginleikana sem skipta máli fyrir umsjónaraðila sem vinnur úti á vettvangi, og þá sem gumað er af í kynningum en enginn notar.

Það sem þú þarft í raun (átta atriði)

1. Skipulagðar verkbeiðnir, ekki bara spjall

Kerfið þarf að fara með hverja verkbeiðni sem skráningu með stöðu, ábyrgðaraðila og sögu. Allt sem er „Messenger fyrir umsjónaraðila“ er gagnslaust, af sömu ástæðum og Messenger-hópur húsfélagsins er það.

Ef þú getur ekki síað opnar verkbeiðnir í öllum húsfélögunum þínum með tveimur smellum nær kerfið ekki lágmarkinu.

2. Skýr aðgreining milli húsfélaga

Þú sérð um fleiri en eitt húsfélag. Hver skjámynd þarf að sýna eitt húsfélag eða öll, aldrei óvart eitthvert sambland. Íbúar í húsfélagi A mega aldrei sjá verkbeiðnir, skjöl eða tilkynningar húsfélags B, ekki einu sinni fyrir mistök.

Ef kynningin sýnir þér ekki skýra leið til að skipta milli húsfélaga er gagnalíkanið undir niðri rangt og þú munt berjast við það að eilífu.

3. Fjögur hlutverk, raunveruleg réttindi

Reikningshafi / Umsjónaraðili / Iðnaðarmaður / Íbúi. Hvert hlutverk sér sitt. Reikningshafinn sér fjármálin og umsjónaraðilana. Umsjónaraðilinn sér húsfélögin og verkbeiðnirnar. Iðnaðarmaðurinn sér aðeins sín verk. Íbúinn sér aðeins sitt húsfélag.

Ef kerfið þekkir aðeins „stjórnanda“ og „notanda“ endarðu á að halda utan um réttindin í höfðinu og einn daginn sér iðnaðarmaður reikning sem hann átti ekki að sjá.

4. Skráning íbúa með kóða, ekki tengli í tölvupósti

Tenglar renna út, lenda í ruslpóstinum eða íbúinn er einfaldlega ekki með netfang (sem er algengt í eldri húsum þar sem eldra fólk býr). Sex stafa kóði sem íbúinn slær inn í forritið virkar fyrir alla.

Ef kerfið býður aðeins upp á skráningu með tengli skaltu búa þig undir að skrá eldri íbúana handvirkt um ókomna tíð.

5. Skjöl hvers húsfélags

Þau fáu skjöl sem íbúi þarf raunverulega: húsreglur, eignaskiptayfirlýsingu, fundargerðir aðalfunda, samþykkta rekstraráætlun. Þeim er hlaðið upp einu sinni fyrir hvert húsfélag og allir íbúar þess fá aðgang. PDF, DOC eða mynd. 25 MB á hverja skrá er meira en nóg.

Ef kerfið geymir engin skjöl heldurðu áfram að senda PDF-skjöl í tölvupósti og þá er hálfur tilgangurinn farinn.

6. Tilkynningar með áminningum

Tvær tegundir: Viðburður (með valfrjálsri áminningu 1 klukkustund, 1 degi, 3 dögum eða 1 viku áður) og Upplýsingar. Ekkert meira. Íbúar fá ýtitilkynningu í símann. Umsjónaraðilar fá ekki áminningar um viðburði sem þeir stofnuðu sjálfir.

Ef kerfið er með flókið ferli fyrir tilkynningar, með samþykktarkeðjum og atvikaskrám, ertu að borga fyrir eiginleika sem er til svo hægt sé að haka í reit í innkaupaferli. Hann hjálpar engum umsjónaraðila.

7. Saga hverrar verkbeiðni

Þegar eigandi spyr á aðalfundi hvers vegna verkbeiðni frá því í nóvember tók þrjár vikur þarftu að geta sýnt tímalínu. Hverja stöðubreytingu, hverja úthlutun, hverja athugasemd. Með dagsetningu og tíma.

Hún ver þig líka. Ef eigandi kvartar er skráð saga um hvernig þú afgreiddir málið besta leiðin til að sýna að þú brást við í tæka tíð.

8. Hannað fyrir símann, með vefútgáfu

90% af því sem íbúar gera, gera þeir í símanum. 90% af því sem umsjónaraðilinn gerir, líka (þú ert ekki við skrifborðið, þú ert í stigagangi). Vefútgáfan er fyrir skrifstofuvinnuna: þungu stjórnsýsluna, áskriftina og stillingarnar.

Ef kerfið virkar aðeins á vefnum og „forritið“ er vefsíða sem lagar sig að símanum munu íbúar ekki nota það og allt hrynur.

Það sem þú þarft ekki (glingrið sem heillar)

Allt sem segist vera „knúið gervigreind“

Í níu skipti af tíu er þetta eiginleiki í leit að vandamáli. Sjálfvirk flokkun verkbeiðna hljómar frábærlega þar til þú áttar þig á að umsjónaraðilinn gerir það á einni sekúndu fyrir hverja verkbeiðni og gervigreindin hefur rangt fyrir sér í fimmta hverju tilviki.

Slepptu því þar til kerfið sem þú notar nú þegar bætir því við án aukagjalds.

Innbyggð greiðslumiðlun

Í kynningu hljómar það frábærlega. Í raun greiða eigendur húsgjöldin eins og þeir hafa alltaf gert, í netbankanum sínum, og peningar húsfélagsins eiga heima á reikningi húsfélagsins. Að byggja greiðslumiðlun inn í hugbúnaðinn er að leggja teina sem eru þegar til.

Það sem sparar þér raunverulega tíma er að hugbúnaðurinn gefi hverri innheimtu á hverja íbúð sína eigin tilvísun og stemmi svo bankayfirlitið af sjálfkrafa. Peningarnir fara áfram í gegnum bankann, ekki hugbúnaðinn.

Markaðstorg iðnaðarmanna

„Finndu pípulagningamann í gegnum forritið okkar.“ Pípulagningamennirnir á þínu svæði eru fólk sem þú þekkir nú þegar, á Íslandi oftast með nafni, og úrvalið á torginu er lakara en þinn eigin listi yfir fagfólk sem þú treystir. Þessi eiginleiki lifir í kynningum fyrir fjárfesta. Enginn notar hann.

Ritlar fyrir sérsniðin verkferli

Draga-og-sleppa viðmót til að hanna þínar eigin stöður fyrir verkbeiðnir. Hljómar öflugt. Í raun notarðu sjálfgefna ferlið og snertir það aldrei. Og ef þú snertir það býrðu til ferli sem ruglar hvern umsjónaraðila sem bætist við síðar. Staðlaða líkanið með fimm stöðum virkar. Ekki flækja það.

Ánægjukannanir eftir hverja verkbeiðni

Íbúar svara einni könnun og hunsa svo restina. Staðfestingin á verkbeiðninni (Staðfesta lagfæringu / Opna aftur) er mun áreiðanlegra merki, og hún kostar ekkert, því hún er þegar hluti af ferlinu.

Verðið, með fæturna á jörðinni

Verðlíkönin á þessum markaði eru mjög ólík: fyrir hvert húsfélag, fyrir hverja íbúð, fyrir hvern notanda eða fast mánaðargjald. Hvert sem líkanið er skaltu fyrst skoða hvað ókeypis leiðin nær raunverulega yfir, því mörg kerfi takmarka hana við eitt húsfélag eða örfáar íbúðir.

Ókeypis áskriftarleið Kvaro nær yfir ótakmarkaðan fjölda húsfélaga og íbúða, með fjármálum, verkbeiðnum, skýrslum, tilkynningum og skjölum, og ekkert greiðslukort þarf. Raunverulegu takmörkin eru á stærð teymisins og á skýrslum:

• Ókeypis: ótakmarkaður fjöldi húsfélaga og íbúða, allt að 3 umsjónaraðilar og 5 iðnaðarmenn, 2 skýrslur um húsfélag á mánuði.
• Premium: allt að 5 umsjónaraðilar og 10 iðnaðarmenn, ótakmarkaðar skýrslur.
• Ultimate: ótakmarkaður fjöldi umsjónaraðila og iðnaðarmanna, tímasettar skýrslur með þínu eigin merki og sjálfgefinn iðnaðarmaður fyrir hvern flokk í hverju húsfélagi.

Greiddu leiðirnar eru verðlagðar fyrir hverja íbúð á mánuði og reikningshafinn setur mánaðarlegt útgjaldaþak svo reikningurinn komi aldrei á óvart.

Prófið sem tekur 30 mínútur

Þegar þú prófar kerfi skaltu gera nákvæmlega þetta og eftir hálftíma veistu hvort það er einhvers virði:

1. Skráðu þig. Tók það meira en 5 mínútur? Slæmt merki.
2. Stofnaðu húsfélag. Var beðið um 17 reiti? Slæmt merki. Tveir (heiti og heimilisfang) ættu að duga til að byrja.
3. Bjóddu íbúa. Myndi einhver sem er ekki tæknivæddur skilja ferlið? Prófaðu það á þinni eigin fjölskyldu.
4. Sendu inn kvörtun sem íbúi. Var formið fljótlegt og þægilegt? Þurftirðu að velja flokk áður en þú gast svo mikið sem lýst vandamálinu?
5. Flokkaðu hana sem umsjónaraðili. Gastu úthlutað henni til iðnaðarmanns með tveimur snertingum?
6. Leystu hana sem iðnaðarmaður. Gastu merkt hana lagfærða án þess að skrifa heila málsgrein?
7. Staðfestu sem íbúi. Fékkstu ýtitilkynningu í símann? Var staðfestingin ein snerting?

Ef öll sjö skrefin eru fljótleg og augljós er kerfið gott. Ef eitthvert þeirra tekur meira en 90 sekúndur skilur kerfið ekki verklagið.

Nokkur orð um tungumálið og það sem er séríslenskt

Tungumálið skiptir meira máli en margir halda: fólk sinnir málum heimilisins á eigin tungumáli, og hálfþýtt forrit er fyrsta afsökunin fyrir því að nota það ekki. Kvaro er allt á íslensku, fyrir umsjónaraðila og íbúa: vefforritið, forritin fyrir iOS og Android, ýtitilkynningarnar og tölvupóstarnir. Og þar sem margir íbúar á Íslandi eiga annað móðurmál getur hver notandi notað Kvaro á sínu eigin tungumáli, til dæmis á pólsku eða ensku.

En þýðing ein og sér dugar ekki. Kerfi sem var hannað fyrir annað land getur haft alla eiginleikana á listanum hér að ofan og samt ekki hentað þér. Áður en þú ákveður þig skaltu kanna það sem er sérstakt við umsjón húsfélaga hér á landi:

• Íslenskar bankaupplýsingar. Að húsfélagið sé skráð með reikningsnúmeri og kennitölu, eins og millifærslur hér krefjast, en ekki bara með IBAN-númeri.
• Afstemming bankayfirlits. Að kerfið lesi yfirlitið frá bankanum og tengi hverja innborgun við rétta íbúð eftir tilvísun, í stað þess að þú hakir við í töflureikni.
• Hlutfallstölur. Að kerfið skipti kostnaði eftir hlutfallstölu hverrar íbúðar þegar við á, en ekki bara jafnt.
• Húsfundir. Að þú getir boðað húsfund, sett upp dagskrá og skráð atkvæði hverrar íbúðar, vegin eftir hlutfallstölu.

Ef eitthvað af þessu vantar borgarðu fyrir það í hverjum mánuði með handavinnu.

Áður en þú ákveður þig

Það sem þú ert að kaupa eru tveir til þrír tímar á dag af þínum eigin tíma. Taktu prófunina alvarlega, gefðu þér tveggja vikna raunprófun með að minnsta kosti einu húsfélagi áður en þú skuldbindur þig, og láttu ekki sýninguna í kynningunni glepja þig.

Rétti hugbúnaðurinn er sá sem þú myndir ekki vilja sleppa eftir tvær vikur.