Közgyűlési jegyzőkönyv: miért ne az e-mailben tartsa

Valahol a postafiókjában lapul egy kozgyules_jegyzokonyv_2022_vegleges_v3_ALAIRT.docx nevű fájl. Egy másik, talán eltérő verzió az előző képviselő postafiókjában van. Egy harmadikat kinyomtattak, aláírtak, és betettek egy mappába, amely 2023-ban irodát költözött. Együtt ezek jelentik egy társasház jogi emlékezetét: mit döntöttek a tulajdonosok, milyen többséggel, több tízmillió forintnyi, más emberek pénzéről.

Tegyen fel egy egyszerű kérdést ennek az emlékezetnek: mit is döntött pontosan a közgyűlés a homlokzatról, és mikor? Innentől három postafiókban keres csatolmányokat, megnyit minden jegyzőkönyvet, és folyó szöveget olvas, hogy megtalálja a határozatot. Ha két verzió ellentmond egymásnak, van egy második, még rosszabb problémája.

A hiba itt az, hogy a döntéseket dokumentumként kezeljük. A döntés nem folyó szöveg. A döntés adat, az adat pedig szerkezetet kíván.

Mi is valójában egy közgyűlési döntés

Vegyük le róla a ceremóniát, és minden napirendi pontnak, amelyről a közgyűlés szavaz, ugyanaz az öt mezője van:

• A javaslat. Mit terjesztettek elő pontosan, abban a szövegezésben, amelyről szavaztak.
• A szavazatok. Mellette, ellene, tartózkodott. Egy társasházban ezek nem egyszerű darabszámok: a szavazás lakásonként történik, és jellemzően tulajdoni hányad szerint súlyozott, így a „7 igen, 3 nem“ akár elutasítás is lehet, ha a 3 birtokolja a tulajdoni hányad többségét.
• Az eredmény. Elfogadva vagy elutasítva, és ki hirdette ki.
• A kontextus. Melyik közgyűlés, melyik napirendi pont, melyik dátum.
• Az összefoglaló. Mit határoztak, olyan nyelven, amellyel egy későbbi olvasó kezdeni tud valamit.

A jegyzőkönyv-mint-Word-fájl mindezt bekezdésekké lapítja. A szavazatokból, tehát abból az egy részből, amelyet később a legnagyobb eséllyel vitatnak, egy mondat lesz, amelyet valaki este 9-kor, egy fülledt közös helyiségben, nyomás alatt gépelt be. Pontosan ezt az érvet hoztuk fel a hibabejelentésekről is a strukturált bejelentőrendszerről szóló cikkben: abban a pillanatban, ahogy az információnak mezői vannak, a folyó szöveg rossz tárolóedény.

A szavazatszámításon áll vagy bukik a bizalom

A lakásonkénti, tulajdoni hányaddal súlyozott szavazás könyörtelen számtan. A 4-es lakás 62/1000 hányadot birtokol, igennel szavaz. A 9-es lakás 48/1000-et, ki van adva bérbe, és a szavazatnak a tulajdonostól kell jönnie, soha nem a bérlőtől. Két tulajdonos meghatalmazást adott a szomszédnak. Hárman papíron szavaztak a teremből, egy fő előzetesen, írásbeli nyilatkozattal.

Számolja ezt fejben, élőben, a közgyűlés közepén, és minden szoros szavazás utólag támadhatóvá válik. Az a tulajdonos, aki elvesztette a szavazást, otthon újraszámolja, és ha más eredményre jut, mint amit Ön kihirdetett, a vita már nem a homlokzatról szól. Arról szól, hogy egyáltalán megbízható-e az Ön nyilvántartása.

Ha minden szavazatot a lakáshoz rögzít, a hozzá tartozó súllyal, és a távollévők, illetve a meghatalmazás alapján leadott szavazatokat is kifejezetten beviszi, a kihirdetésből olyan számítás lesz, amelyet bárki ellenőrizhet. A támadhatóból ellenőrizhető lesz, az ellenőrizhető vitákat pedig gyorsan lezárja a számsor.

A Határozatok Könyve: számozott, időrendi, csak hozzáfűzhető

A döntések összegyűjtése csak a válasz fele. A másik fele az, hogyan viselkedik a gyűjtemény, és a helyes viselkedés szigorú: minden elfogadott határozat egyetlen, társasházankénti nyilvántartásba kerül, folyamatosan számozva, időrendben, és ebből soha semmit nem szerkesztenek át és nem törölnek. Hibázott a 14-es bejegyzésnél? A 15-ös bejegyzés a javítás, amely ezt nyíltan ki is mondja. A hiba története a nyilvántartás része.

Ez pedánsnak hangzik, amíg meg nem látja, mit vásárol vele. Egy csak hozzáfűzhető nyilvántartást senki nem tud csendben átírni, ami azt jelenti, hogy senkinek nem kell a képviselő jó szándékában bíznia. A nyilvántartás legalább annyira védi a becsületes képviselőt, mint amennyire korlátozza a becstelent: amikor egy tulajdonos azt állítja, hogy „nem ezt szavaztuk meg“, a számozott bejegyzés a szavazati részletekkel válaszol, a beszélgetés pedig egy percen belül véget ér.

Magyarországon ennek a nyilvántartásnak neve is van, és a közös képviselő kötelessége vezetni: ez a Határozatok Könyve. Németország ugyanezt a felépítést Beschluss-Sammlung néven írja elő: folyamatosan számozott határozatgyűjtemény, amelyet naprakészen kell vezetni, és amelybe a közösséget érintő bírósági döntések is bekerülnek. De a felépítésben semmi nemzeti nincs. Egyszerűen így néz ki egy megbízható döntésnyilvántartás, és egy zágrábi, bécsi vagy varsói képviselő pontosan ugyanannyit nyer vele, jogszabállyal vagy anélkül.

A közgyűlések közötti döntések ugyanabba a könyvbe tartoznak

Nem minden döntés vár a közgyűlésre. A közösségek úgy is döntenek, hogy körbeküldenek egy írásbeli határozati javaslatot és aláírásokat gyűjtenek, és pontosan ezek a döntések tűnnek el, mert ahol nincs ülés, ott nincs jegyzőkönyv, így az aláírt ív egy fiókban végzi, kívül azon a rendezettségen, amellyel a közgyűlések rendelkeznek.

A Határozatok Könyve ezt úgy oldja meg, hogy az elfogadott határozatok egyetlen otthona, bárhogyan is születtek. Az írásbeli szavazással hozott határozat ugyanabban a sorszámozásban kapja meg a számát, a közgyűlési döntések mellett. Egy hely, ahol keresni kell. Nincs második, informális emlékezet.

A Határozatok Könyve az, ami túléli az átadást

A képviselők cserélődnek. Amikor egy társasház új képviselőhöz kerül, vagy a cége elveszít egy kollégát, a postafiók-archívum kisétál az ajtón. Továbbküldött levélszálakból és egy kézzel felcímkézett PDF-mappából nem lehet tíz év működését rekonstruálni; az új képviselő félvakon kezd, és úgy fedezi fel a régi döntéseket, hogy belebotlik.

A Határozatok Könyve egyetlen tárgyként adódik át: a társasház teljes döntéstörténete, számozva, a szavazati bizonyítékokkal együtt. És ki is nyomtatható. A tulajdonosokat rendszerint megilleti a döntésnyilvántartásba való betekintés joga, a vevők ügyvédjei, a bíróságok és a bankok pedig a lehető legrosszabbkor kérnek kivonatot. Egy nyilvántartásból ez egy exportálás. Postafiókokból egy elveszett hétvége.

A minta mostanra valószínűleg ismerős: az informális csatornák ingyenesnek tűnnek, egészen addig a napig, amíg szükség lesz a nyilvántartásra, és ugyanezért korlátozza csendben a kapacitását a csoportos chat. A döntésnyilvántartásoknál csak nagyobb a tét, mert ott a nyilvántartás jogilag is teherhordó.

Kezdje a következő közgyűléssel

Tíz év jegyzőkönyveit senki nem viszi fel visszamenőleg, és nem is kell. Indítsa a Határozatok Könyvét a következő közgyűlésen: a napirendi pontok az ülés előtt bekerülnek, a szavazatok lakásonként rögzülnek, ahogy leadják őket, az eredményt a kiszámolt adatból hirdeti ki, a határozatok pedig még aznap este megkapják a sorszámukat. A régi archívum marad, ahogy van, és mostantól minden döntés megtalálható, ellenőrizhető, és tisztán átadható.

Egy határozat megérdemli, hogy elsőként kerüljön a könyvbe, mert minden évben visszatér, és a legtöbb pénzt mozgatja: az éves költségvetés elfogadása. Hogy ez az elfogadás mit indít el, a havi előlegektől az éves elszámolásig, az a társasházi számviteli év, és külön cikket érdemel.