Uvoz bankovnog izvoda: uplate pričuve same se uparuju

Početkom mjeseca kod većine upravitelja vidi se ista slika: u jednoj kartici internetsko bankarstvo, u drugoj tablica s uplatama pričuve. Redak po redak, svaku uplatu treba povezati sa stanom. “HORVAT IVAN” je uplatio 42,30 eura s opisom “pričuva srpanj”, ali u zgradi žive dva Ivana Horvata. Za jednu zgradu to je sat posla. Za dvadeset zgrada to je radni dan, i sljedeći mjesec sve kreće ispočetka.

Banka te podatke već ima, točne i potpune. Dovoljno ih je izvesti u datoteku umjesto da ih prepisujete.

Koju datoteku preuzeti

Kvaro čita izvode onakve kakve ih banka izdaje. Ne morate preimenovati datoteku, slagati stupce ni popunjavati predložak.

• XML izvod (camt.053). Iz njega Kvaro čita i opis plaćanja i poziv na broj primatelja.
• Tekstualni izvod u formatu HUB3 / FINA (TXT).
• Erste “Izvod prometa po računu” kao CSV ili TXT izvoz.
• PBZ “Izvješće o transakcijama” u starijem Excel (XLS) obliku.
• MT940, ako ga vaša banka nudi.

Ako možete birati, uzmite camt.053 ili HUB3 izvod. U njima su početno i završno stanje, pa Kvaro može provjeriti da nijedno razdoblje nije preskočeno. Erste izvoz ima stupac Stanje, iz kojeg Kvaro izračuna početno i završno stanje. Dnevne izvode za duže razdoblje spakirajte u ZIP ili označite više datoteka odjednom. Ako HUB3 datoteka sadrži nekoliko dnevnih izvoda istog računa, Kvaro ih spaja u jedan pregled, s početnim stanjem prvog i završnim stanjem posljednjeg dana.

Kako do datoteke

Izbornici se razlikuju od banke do banke, a postupak je gotovo uvijek isti:

1. U internetskom bankarstvu otvorite račun zgrade.
2. Odaberite promet ili izvode i razdoblje, na primjer prošli mjesec.
3. Preuzmite datoteku kao XML (camt.053), TXT ili CSV.
4. U Kvaru, pod Financije, na kartici “Dodavanje izvadaka” učitajte datoteku.

Uvozite redom, mjesec za mjesecom. Kad datoteka sadrži početno stanje, Kvaro ga uspoređuje sa zabilježenim stanjem računa zgrade. Ako se ne poklapaju, nedostaje raniji izvod, i uvoz čeka dok ga ne dodate.

Što se događa pri učitavanju

Kvaro pročita svaki redak i prikaže ga u pregledu prije nego što išta spremi. Pritom:

• Provjerava je li izvod s računa zgrade. IBAN zgrade Kvaro provjerava već pri unosu, uključujući kontrolne brojeve vodećeg broja banke i broja računa, pa pogrešno upisan račun ne stigne do suvlasnika. S tim se IBAN-om uspoređuje IBAN iz izvoda. Izvod druge zgrade, učitan greškom, zaustavlja se prije nego što se spremi ijedan redak. Ako datoteka sadrži više računa, na primjer sve zgrade koje vodite u istoj banci, ostaju samo retci ove zgrade.
• Storno ostaje storno. Kad banka stornira terećenje i novac se vrati na račun, Kvaro taj redak bilježi kao priljev, a ne kao još jedno terećenje.
• Č, ć, đ, š i ž ostaju na mjestu. Datoteke u starijim kodnim stranicama (Windows-1250 ili DOS) Kvaro prepoznaje, pa Đurđević na izvodu ostaje Đurđević.

Datoteka pritom ostaje kod vas. Izvod računa zgrade sadrži imena i povijest plaćanja svih suvlasnika, pa ga Kvaro čita izravno u pregledniku ili na telefonu, a samu datoteku nikamo ne šalje. Spremaju se samo retci koje potvrdite nakon pregleda.

Poziv na broj HR01 i HUB3 barkod

Kad u Kvaru pokrenete naplatu, bilo mjesečnu pričuvu ili jednokratni trošak za popravak krova, svaki stan za tu naplatu dobiva novi poziv na broj u modelu HR01, na primjer HR01 304185264. Zadnja znamenka je kontrolni broj, pa banka platitelja odbije poziv na broj u kojem su dvije znamenke zamijenjene, prije nego što novac krene.

Uz poziv na broj Kvaro iscrtava HUB3 barkod (PDF417), isti onaj s uplatnice: primatelj, IBAN, iznos, model, poziv na broj, opis plaćanja te ime suvlasnika s adresom zgrade kao platitelj, sve u jednom kodu. Hrvatske bankovne aplikacije ga skeniraju (“slikaj i plati”), pa suvlasnik ništa ne upisuje ručno. Za suvlasnike bez aplikacije ispišete popis na kojem je barkod ispod svakog suvlasnika koji još nije platio.

Svaka uplata nosi dva poziva na broj: platiteljev, često HR99 ili oznaku koju je sam odabrao, i primateljev. Kvaro čita samo poziv na broj primatelja, onaj koji ste dodijelili vi, pa ga platiteljev ne može zbuniti. Erste ga u izvozu ispisuje kao “HRHR01”, a Kvaro ga prepoznaje i u tom obliku.

Kad izvod stigne, svaka uplata s vašim pozivom na broj sama se upari s pravim stanom, i onda kad je suvlasnik platio s računa supruge. Za svaku naplatu vidite tko je platio, tko djelomično, a tko nije.

Poziv na broj nov je za svaku naplatu, pa se trajni nalog sa starim ili fiksnim pozivom na broj ne upari sam. Takve uplate, zajedno s rijetkim uplatama bez poziva na broj, čekaju u iznosu “Neraspoređeno”, a u pregledu tko je platio dodijelite ih stanovima gumbom “Rasporedi”.

Odlazna strana radi isto: plaćanje servisu dizala jednom povežete s troškom, a trošak prelazi u plaćen.

Što Kvaro ne uvozi

• PDF izvode. PDF je napravljen za čitanje, a ne za strojnu obradu, pa ga Kvaro odbija s porukom o pogrešci. Isto razdoblje preuzmite kao XML, TXT ili CSV.
• HTML prikaz izvoda koji se otvara u pregledniku. Iza njega stoji XML izvod, pa uvezite njega.
• Pojedinačne obavijesti o prometu (camt.054). Uvezite izvod camt.053, koji obuhvaća sav promet.
• Izvode kreditnih kartica, jer to nije promet računa zgrade.

Što dobivate

Kad usklađivanje traje nekoliko minuta umjesto cijele večeri, ušteđeno vrijeme ide sljedećoj zgradi. Na skupštini suvlasnika pred vama je popis izračunat iz izvoda: tko je koliko uplatio, koliko iznose dugovanja i koliko je pričuve na računu. Upravitelj koji to može pokazati lakše dobije novu zgradu od onoga koji objašnjava svoju tablicu.

Cijeli sustav praćenja uplata opisan je u vodiču o financijama zgrade bez tablica, a godišnji ciklus od proračuna do godišnjeg obračuna u računovodstvenoj godini zgrade. Od suvlasnika koji potpišu suglasnost pričuvu možete naplaćivati i SEPA izravnim terećenjem.