Odabir softvera za upravljanje zgradama: praktični vodič za upravitelja

Kupnja softvera za upravljanje zgradama je naporna jer je tržište podijeljeno na dva pola. Na jednom kraju imate naslijeđene desktop sustave izgrađene 2003., dizajnirane za upravitelja kojem treba ispisati zapisnike sa skupštine suvlasnika. Krajnje su predimenzionirani za sve ostalo što vam treba. Na drugom kraju imate stotinu startup aplikacija koje rade praćenje prijava, ali ignoriraju obavijesti, dokumente, razdvajanje po zgradama i stvarnu strukturu organizacije vašeg poslovanja.

Ovaj vodič je praktični filter. Nabraja mogućnosti koje važe za upravitelja zgrade u svakodnevnom radu, i mogućnosti kojima se demonstracije hvale, ali ih nitko nikada ne koristi.

Što vam zaista treba (osam stvari)

1. Strukturirane prijave, ne samo chat

Alat mora oslikavati kvar kao zapis s poljem statusa, zaduženom osobom i poviješću. Sve što je “WhatsApp, ali za upravitelje” beskorisno je iz istih razloga iz kojih je WhatsApp beskoristan.

Ako ne možete filtrirati otvorene kvarove kroz sve zgrade u dva klika, alat je ispod razine.

2. Razdvajanje po zgradama

Upravljate s više od jedne zgrade. Svaki zaslon mora pokazivati jednu zgradu ili sve njih, nikada neki slučajni miks. Stanari zgrade A nikada ne bi smjeli vidjeti kvarove, dokumente ili obavijesti iz zgrade B, čak ni slučajno.

Ako vam demonstracija ne može pokazati čist način prebacivanja konteksta zgrade, temeljni model podataka je pogrešan i borit ćete se s njime zauvijek.

3. Tri uloge, prave ovlasti

Suvlasnik / Upravitelj / Serviser / Stanar. Svaka uloga vidi drugačiju površinu. Suvlasnik vidi novac i upravitelje. Upravitelj vidi zgrade i prijave. Serviser vidi samo svoj red. Stanar vidi samo svoju zgradu.

Ako alat ima samo “administratora” i “korisnika”, ručno ćete krojiti ovlasti u glavi i jednog dana će serviser vidjeti račun koji ne bi smio.

4. Uvođenje stanara putem koda, ne poveznice na e-pošti

Uvođenje putem poveznice na e-pošti zakaže u oko 30% slučajeva. Poveznice isteknu, poveznice odu u neželjenu poštu, stanari uopće nemaju e-poštu (vrlo često u starijim zgradama). Šesteroznamenkasti kod koji stanar upiše u aplikaciju radi za svakoga.

Ako alat ima samo uvođenje putem poveznice na e-pošti, očekujte da ćete ručno uvoditi starije stanare zauvijek.

5. Dokumenti po zgradi

Šačica dokumenata koji stanarima ikada trebaju: kućni red, plan zaštite od požara, zapisnici sa skupštine, obračun zajedničkih troškova. Učitajte jednom po zgradi, svaki stanar u toj zgradi dobiva pristup. PDF / DOC / slika. Do 25 MB po datoteci je sasvim dovoljno.

Ako alat uopće nema pohranu dokumenata, nastavit ćete slati PDF-ove e-poštom i to poništava pola poante.

6. Obavijesti s podsjetnicima

Dvije kategorije: Događaj (s neobaveznim podsjetnikom 1h / 24h / 48h prije) i Informacija. To je sve. Stanari dobivaju push obavijesti. Upravitelji ne dobivaju podsjetnike za događaje koje su sami stvorili.

Ako alat ima razrađene tijekove obavijesti s lancima odobravanja i revizijskim zapisima, plaćate za mogućnost koja postoji da zadovolji popis za nabavu. Ona ne pomaže upravitelju.

7. Trag za reviziju na svakom kvaru

Kad suvlasnik na skupštini pita zašto je kvar iz studenog trebao tri tjedna, morate izraditi kronologiju. Svaka promjena statusa, svaka dodjela, svaki komentar. S vremenskim oznakama.

Ovo je i pravno korisno. U većini pravnih sustava, revizijski zapis o tome kako ste postupili s pritužbom vaša je obrana ako stanar eskalira.

8. Prvenstveno mobilno, uz podršku za web

90% interakcije stanara je mobilno. 90% interakcije upravitelja je također mobilno (niste za stolom, u zgradi ste). Web aplikacija je za uredske zadatke: zahtjevnu administraciju, naplatu, konfiguraciju.

Ako je alat samo web, a mobilno iskustvo je “responzivni web”, stanari ga neće koristiti i cijela stvar se raspada.

Što vam zapravo ne treba (dojmljive distrakcije)

Bilo što “pokretano umjetnom inteligencijom”

Devet od deset puta ovo je mogućnost koja traži problem. Automatsko kategoriziranje prijava zvuči super dok ne shvatite da upravitelj to može u 1 sekundi po prijavi, a umjetna inteligencija to pogriješi u 20% slučajeva.

Preskočite dok alat koji već koristite to ne doda besplatno.

Ugrađena obrada plaćanja

Zvuči nevjerojatno u demonstraciji. U praksi, stanari plaćaju najam ili zajedničke troškove kroz kanal koji se koristi u njihovoj državi (bankovni prijenos, trajni nalog, mobilne aplikacije banaka), a integracija plaćanja u vaš alat za upravljanje znači ponovnu izgradnju tračnica koje već postoje. Većina tvrtki koje su to pokušale vratile su se unatrag.

Tržnice dobavljača

“Pronađite vodoinstalatera kroz našu aplikaciju.” Vodoinstalateri u vašem gradu su ljudi koje već poznajete, a izbor na tržnici je lošiji od vašeg vlastitog popisa. Ova mogućnost postoji u prezentacijama; nitko je ne koristi.

Uređivači prilagođenih tijekova rada

Sučelje povuci-i-ispusti za dizajniranje vlastitih statusa prijava. Zvuči moćno. U stvarnosti ćete koristiti zadano i nikada ga nećete dirati. Ako ga dirnete, stvorit ćete tijek rada koji zbunjuje svakog upravitelja koji se kasnije pridruži. Standardni model s 5 statusa radi. Nemojte pretjerano komplicirati.

Ankete o “zadovoljstvu stanara” nakon svakog kvara

Stanari će ispuniti jednu anketu, pa ignorirati ostale. Potvrda kvara (Potvrdi rješenje / Ponovno otvori) puno je vjerodostojniji signal, i besplatan je, jer je već dio tijeka rada.

Provjera stvarnosti oko cijena

Cijene u ovom prostoru su divlje. Neki alati naplaćuju po zgradi, neki po jedinici, neki po korisniku, neki po upravitelju. Nekolicina je s fiksnom cijenom. Evo kako razmišljati o tome:

• Po jedinici je najgora cijena. Kažnjava vas što upravljate zgradama s mnogo malih stanova.
• Po zgradi je u redu ako je gornja granica jedinica po zgradi dovoljno visoka.
• Po upravitelju se usklađuje s time kako se vrijednost stvara u vašem poslovanju. Kapacitet vaših upravitelja je ono što raste.
• Fiksna cijena s razinama mogućnosti je najčišća, posebno ako uključuje besplatnu razinu za procjenu.

Razumna cijena za malu tvrtku (3-5 zgrada) je 30-80 EUR/mjesec ukupno. Sve iznad 200 EUR/mjesec za malu tvrtku je tržište naslijeđenih desktop sustava i trebali biste bježati.

Procjena u 30 minuta

Kad isprobavate alat, učinite točno ovo i naučit ćete je li ikakav u 30 minuta:

1. Registrirajte se. Je li trajalo više od 5 minuta? Loš znak.
2. Stvorite zgradu. Je li tražilo 17 polja? Loš znak. Dva (naziv i adresa) trebala bi biti dovoljna za početak.
3. Pozovite stanara. Je li tijek bio razumljiv osobi koja nije tehnička? Testirajte na vlastitoj obitelji.
4. Prijavite pritužbu kao stanar. Je li obrazac bio brz i popustljiv? Jeste li morali odabrati kategoriju prije nego što ste uopće mogli upisati kvar?
5. Trijažirajte kao upravitelj. Jeste li ga mogli dodijeliti serviseru u dva dodira?
6. Riješite kao serviser. Jeste li ga mogli označiti spremnim bez upisivanja cijelog odlomka?
7. Potvrdite kao stanar. Jeste li dobili obavijest? Je li radnja potvrde bila jedan dodir?

Ako je svih sedam koraka brzo i očito, alat je dobar. Ako bilo koji od njih traje više od 90 sekundi, alat ne razumije tijek rada.

Napomena o internacionalizaciji

Ako ste na tržištu gdje se ne govori engleski, jezik je važniji nego što mislite. Alat koji je potpuno preveden na jezik vaših stanara dobit će 30% više prihvaćanja od onoga koji je samo na engleskom, čak i kad vaši stanari nominalno govore engleski. Ljudi se bave svojom životnom situacijom na materinjem jeziku.

Dobri alati prvo internacionaliziraju površinu okrenutu stanaru, drugo površinu okrenutu upravitelju, a površinu okrenutu suvlasniku / naplati ostavljaju na engleskom. To je pravi redoslijed, jer je stanar korisnik s najvećim rizikom odljeva ako se iskustvo čini stranim.

Zaključak

Kupujete natrag dva do tri sata dnevno vlastitog vremena. Procjeni pristupite ozbiljno, dajte si pravo dvotjedno isprobavanje na barem jednoj zgradi prije nego što se obvežete, i ne dajte da vas demonstracijska predstava ometa.

Pravi alat je onaj kojeg se, dva tjedna kasnije, ne biste željeli odreći. Sve ostalo je buka.