Kuidas hallata korteriühistu rahaasju ilma Exceli tabelita

Küsi halduri käest, kuidas ta korteriühistute raha liikumist jälgib, ja kuuled igal pool sama komplekti: internetipank ühes vahekaardis, Exceli tabel teises ja telefon täis „kas sa juba maksid?“ vestlusi, mis neid kahte koos hoiavad.

Probleem on Exceli tabel. Mitte sellepärast, et tabel arvutaks valesti, vaid sellepärast, et tabel teab ainult seda, mida sinna viimati sisse trükkisid. Iga makse, mis laekub pärast faili sulgemist, muudab selle valeks. Nii avad uuesti internetipanga, vaatad uued tehingud läbi, seod need mälu järgi korteritega, trükid tulemused uuesti tabelisse ja kordad sama järgmisel nädalal. Ühe korteriühistu puhul maksab see ühe õhtu kuus. Kuue korteriühistu puhul saab sellest kogu töö.

Korteriühistu rahaasjadel on kindel kuju ja kui see kuju õigesti modelleerida, kaob suurem osa käsitööst.

Raha liigub kahes suunas. Jälgi neid eraldi.

Igas korteriühistus on täpselt kahte liiki rahavoogu:

• Väljaminevad kulud. Koristusfirma, lifti hooldus, elektrik, kindlustus. Korteriühistu maksab need oma kontolt.
• Laekuvad maksed. Igakuine haldustasu, remondifondi makse, ühekordne sihtmakse katuse remondiks. Korteriomanikud maksavad need korteriühistu kontole.

Enamik Exceli tabeleid paneb mõlemad ühele lehele ja seetõttu muutuvad need arheoloogiaks. Kulude puhul on vaja vastust küsimusele „kas see on makstud ja millise väljavõtte reaga?“ Maksete puhul on vaja hoopis teist vastust: „kes täpselt on maksnud, kes on maksnud osaliselt ja kellele pean meelde tuletama?“ Üks on kontrollnimekiri. Teine on korteriomanike kaupa peetav arvestus. Hoia need lahus ja mõlemale küsimusele vastab üks pilk.

Viitenumber: lase maksetel end ise tuvastada

Elektri- ja telekomifirmad seovad igas kuus miljoneid makseid väikese tugitiimiga. Nende saladus on igav ja Eestis tunneb seda igaüks: igal arvel on viitenumber ja viitenumber tuleb koos rahaga pangaväljavõttele tagasi.

Sama võte töötab korteriühistus. Kui lood makse, saab iga korter sellele oma viitenumbri. Kui raha laekub, ütleb viitenumber täpselt, milline korter maksis, ilma nime järgi oletamata. „M. Tamm“ väljavõttel võib olla kolm eri korteriomanikku. Viitenumber 1123456789 on täpselt üks.

Eesti pangad kontrollivad viitenumbri kontrolljärku juba makse sisestamisel, nii et trükiviga jääb kinni enne, kui raha teele läheb. Siiski, mida vähem peab korteriomanik trükkima, seda parem. Pane viitenumber makseteatesse endasse, täpse summa kõrvale, et elanik kopeeriks mõlemad otse oma internetipanga või pangaäpi maksekorraldusse. Kvaro näitab iga makse juures korteriühistu IBAN-i, täpset summat ja viitenumbrit kopeerimiseks valmis kujul. Makse jõuab kohale täpselt väljastatud viitenumbriga. Pole valesti trükitud viitenumbreid, ümardatud summasid ega „ma arvan, et maksin õige summa“.

Kui sa sellest artiklist midagi muud kasutusele ei võta, võta kasutusele viitenumbrid. Need on vahe selle vahel, kas maksete sidumine on kokkuviimine või arvamine.

Pangaväljavõte on pearaamat. Impordi see, ära trüki ümber.

Pangaväljavõte on juba korteriühistu raha autoriteetne ülestähendus. Iga laekuv makse, iga väljaminev kulu, kuupäevaga ja terviklikult. Kui trükid selle ümber teise dokumenti, tekib koopia, mis on igas mõttes halvem, ja siis kulutad tunde, et halb koopia hea originaaliga kooskõlas hoida.

Nii et impordi. Swedbank, LHV ja SEB annavad korteriühistu konto väljavõtte CSV-failina, paljud pangad ka masinloetava XML-failina (camt.053); millise faili millisest pangast alla laadida, kirjutasime lahti pangaväljavõtte impordi juhendis. Korralik tööriist loeb faili ja muudab iga tehingu reaks, mille saad siduda kulu või maksega. Laekuvad read seotakse korteriomanikega viitenumbri järgi automaatselt. Väljaminevad read seotakse kuluga, mille need tasuvad.

Olekud arvutuvad seejärel ise. Kulu, mille seotud tehingud katavad kogu summa, on makstud. Kui need katavad osa, on kulu osaliselt makstud ja näha on „makstud / kokku“. Makse näitab täpselt, millised korterid on maksnud ja millised mitte, sest väljavõte ütles nii, mitte sellepärast, et mäletasid lahtrit uuendada.

Saldokontroll: nii märkad puuduvaid kuid

Üks märkamatu viga rikub rohkem korteriühistute raamatupidamist kui ükski trükiviga: puuduv väljavõte. Impordid jaanuari, jätad veebruari torulekke segaduses vahele, impordid märtsi ja nüüd on iga arvutatud number vaikselt vale. Saad sellest teada aasta hiljem, halvimas võimalikus vestluses.

Kaitse on lihtne: pea arvet korteriühistu konto jooksva saldo üle ja kontrolli iga väljavõtet selle vastu. Igal väljavõttel on algsaldo ja lõppsaldo. Kui faili algsaldo ei klapi salvestatud saldoga, on kirjeid puudu ja import peaks peatuma ja sellest teada andma, mitte laskma augul läbi libiseda. Impordi puuduv väljavõte ja jätka. Salvestatud saldo seatakse väljavõtte lõppsaldoks ja ahel jääb katkematuks.

Katkematu ahel on väärt rohkem kui korrektsus. See tähendab, et saad igal hetkel tõestada, kuhu iga euro läks, ja just seda küsitakse üldkoosolekul, kui majandusaasta aruannet kinnitatakse. Mälu järgi kokku pandud Exceli tabel ei suuda seda kunagi tõestada. Sama ahel laseb ka aastaaruandel end ise koostada, selle asemel et süüa ära sinu nädalad enne kevadist üldkoosolekut: käime kogu ringi läbi artiklis korteriühistu majandusaasta majandamiskavast aastaaruandeni.

Märkus privaatsusest, sest väljavõtted on tundlikud

Korteriühistu konto väljavõttel on iga korteriomaniku nimi ja maksete ajalugu. Mõtle hoolikalt, kuhu see fail läheb. Tugevaim lahendus on selline, kus väljavõte loetakse lokaalselt sinu enda arvutis või telefonis ning seda ei laadita üles ega salvestata failina kuhugi; seadmest lahkuvad ainult need tehinguread, mille otsustad salvestada. Kui hindad tööriistu, küsi seda otse. „Kuhu väljavõtte fail läheb?“ on küsimus, millele iga pakkuja peaks oskama vastata ühe lausega.

Mida see asendab

Kasu ei ole abstraktne. Viitenumbritele ja väljavõtete impordile tuginev süsteem asendab konkreetselt:

• Kontrollimise õhtu. Viitenumbriga maksete sidumine on automaatne ja ülejäänute puhul paari kliki küsimus.
• „Kas sa juba maksid?“ sõnumid. Maksnute vaade vastab sellele, nii et võtad ühendust ainult nendega, kes päriselt pole maksnud, numbrid silme ees. (Kui need vestlused käivad praegu maja WhatsAppi grupis, on see omaette probleem.)
• Piinliku vale süüdistuse. Meeldetuletus korteriomanikule, kes maksis kolm nädalat tagasi, maksab rohkem head tahet kui ükski hilinenud makse. Viitenumbriga seotud andmed teevad selle võimatuks.
• Halduri vahetuse musta augu. Kui korteriühistu haldurit vahetab, antakse üle seotud ja katkematu ülestähendus, mitte „Exceli tabel, enam-vähem ajakohane mingist hetkest“.

Kuhu see viib

Kui maksed tuvastavad end ise ja väljavõtted imporditakse puhtalt, tulevad kaks täiendust peaaegu tasuta. Esimene on SEPA otsekorraldus: samadest andmetest tekib otsekorralduse fail, mille laadid üles oma internetipanka, ja maksete kogumine ei sõltu enam sellest, kas iga korteriomanik mäletab maksta. Kirjeldame kogu protsessi SEPA otsekorralduse juhendis. Teine on aastaaruanne, mis lakkab olemast projekt ja muutub aruandeks, mille genereerid, sest tehingute ahel, mille see kokku võtab, on juba olemas.

Exceli tabel teenis oma aja hästi ära. Aga see oli alati käsitsi tehtud koopia ülestähendusest, mida su pank peab paremini. Seo ülestähendus, selle asemel et seda kopeerida, ja korteriühistu rahaasjad kahanevad õhtust nädalas mõne minutini kuus.