Pangaväljavõtte import korteriühistule: Swedbank, LHV, SEB

Kuu esimesel nädalal näeb halduri õhtu välja umbes nii. Ühes aknas on lahti korteriühistu konto internetipangas, teises Exceli tabel, ja sa märgid ükshaaval, kes on maksnud. Enamikul maksetel on viitenumber. Mõnel pole: üks korteriomanik kirjutas selgitusse „KRT 14 september“, teine makse tuli abikaasa kontolt nimega, mida sa ei tunne, kolmas korteriomanik maksis kaks kuud korraga. Ühe korteriühistu puhul kulub selleks õhtu. Kuue puhul kulub tööpäev, ja see kordub igal kuul.

Pangal on kõik need andmed juba olemas, kuupäevade, summade ja viitenumbritega. Need tuleb failina alla laadida, mitte tabelisse ümber trükkida.

Millise faili internetipangast alla laadida

Kvaro loeb allolevaid väljavõtteid sellisel kujul, nagu pank need annab. Faili ei pea ümber nimetama ega veerge ümber tõstma.

• Swedbank: tavaline CSV-väljavõte eesti- või ingliskeelse päisega. Selles on algsaldo ja lõppsaldo eraldi ridadel, nii et Kvaro saab kontrollida, kas väljavõte jätkab eelmist.
• LHV: CSV-väljavõte, nii varasem kuju kui ka 2026. aasta uus kuju, eesti- või venekeelse päisega.
• SEB ja Luminor: CSV IBAN vormingus väljavõte. Sama vormingut saab valida ka Swedbanki internetipangas.
• XML-väljavõte (camt.053 või camt.052): pankade ühine ISO 20022 standard. camt.053 väljavõttel on alati kirjas ka algsaldo ja lõppsaldo.

Kui saad valida, eelista faili, milles on saldod: Swedbanki tavaline CSV või camt.053. Siis kontrollib Kvaro iga impordi juures, et ükski kuu pole vahele jäänud.

Kui võtad pikema perioodi välja mitme failina või ZIP-arhiivina, vali kõik failid korraga. Kui mõnes failis on ka teise konto väljavõte, näiteks sinu haldusettevõtte oma, jätab Kvaro alles ainult selle korteriühistu konto read.

Nii jõuab väljavõte Kvarosse

Menüüde nimed on pankades erinevad, aga tee on sama:

1. Ava internetipangas korteriühistu konto väljavõte.
2. Vali periood, näiteks eelmine kuu.
3. Vali vorminguks CSV või XML, mitte PDF.
4. Ava Kvaros jaotis Rahandus, vali „Lisa väljavõtted“ ja lohista fail sinna.

Lisamise kastis on kirjas, mida see vastu võtab: XML, MT940, CSV, XLSX, XLS, TXT või ZIP, kuni 25 MB. Impordi väljavõtted järjest, kuu kuu järel, ilma vahedeta.

Alusta kuust, millest alates tahad makseid Kvaros jälgida, näiteks majandusaasta algusest. Kui korteriühistu saldo pole Kvaros veel sisestatud, seab selle esimene import väljavõtte lõppsaldo järgi, ja iga järgmine väljavõte peab sealt jätkama.

Mis juhtub, kui faili üles laadid

Kvaro loeb iga tehingurea ja näitab enne salvestamist eelvaadet.

• Fail jääb sinu seadmesse. Väljavõttel on iga korteriomaniku nimi ja maksete ajalugu. Kvaro loeb faili sinu brauseris või telefonis ega laadi faili ennast kuhugi üles. Seadmest lahkuvad ainult read, mille eelvaates salvestad.
• Konto peab klappima. Kvaro võrdleb väljavõttel olevat IBAN-i korteriühistu kontoga. Kui valisid kogemata teise ühistu väljavõtte, peatub import enne, kui ükski rida salvestatakse.
• Saldo peab jätkuma. Kui failis on algsaldo, võrdleb Kvaro seda korteriühistu salvestatud saldoga. Kui need ei klapi, on vahepealt väljavõte puudu, ja salvestada saad alles siis, kui oled puuduva kuu importinud. LHV ja CSV IBAN failides saldot ei ole, nii et nende puhul see kontroll ära jääb.
• Täpitähed jäävad paika. Vanemad failid, mis pole UTF-8 kodeeringus, loetakse Balti koodilehega (Windows-1257), nii et „Õunapuu“ ja „Šmidt“ jäävad väljavõttel samaks.
• Arvesse lähevad ainult maksed. Kui failis on peale eurode ka mõne teise valuuta read, jäävad alles euro read. Swedbanki käibe- ja intressiread ning nullsummaga read jäetakse vahele.

Viitenumber seob makse korteriga

Kui lood Kvaros makse, näiteks igakuise haldustasu või remondifondi makse, saab iga korter sellele oma viitenumbri. See on päris Eesti viitenumber: alguses 1, siis kaheksa numbrit ja lõpus 7-3-1 meetodil arvutatud kontrolljärk, näiteks 1123456789. Eesti pangad kontrollivad viitenumbrit juba makse sisestamisel, nii et trükiviga jääb pangas kinni enne, kui raha teele läheb.

Korteriomanik näeb äpis korteriühistu IBAN-i, summat ja viitenumbrit, ja igaühe kõrval on kopeerimisnupp. Seal on ka EPC QR-kood, milles viitenumber on omaette väljal: pangaäpp, mis QR-koodi loeb, täidab saaja, IBAN-i, summa ja viitenumbri ise. Korteriomanikud, kes äppi ei kasuta, saavad viitenumbri prinditud viitenumbrite lehelt.

Importimisel otsib Kvaro igalt laekuvalt realt viitenumbrit ja seob makse õige korteri ja korteriomanikuga. Iga makse juures näed, kes on maksnud, kes osaliselt ja kes veel mitte, ning meeldetuletuse saadad ainult neile, kes päriselt võlgu on.

Kvaro otsib viitenumbrit ka selgitusest, nii et kui korteriomanik kopeeris selle viitenumbri välja asemel selgitusse, seotakse makse ikkagi. Kahte liiki laekumisi Kvaro ise ei seo: rida, kus on ainult „KRT 14“, ja püsikorraldusega tulnud makset. Püsikorraldus kordab igal kuul sama viitenumbrit, Kvaro annab aga iga makse jaoks uue. Sellised read seod maksega ise ja jaotad summa korterile nupuga „Jaota“, paari klikiga.

Väljaminevad read käivad sama teed teises suunas. Lifti hoolduse või koristusfirma arve tasumise rea seod kuluga, mida see tasub, ja kulu olek muutub makstuks või osaliselt makstuks.

Mida Kvaro ei impordi

• PDF-väljavõtet. PDF on tehtud inimesele lugemiseks ja masin ei saa sealt ridu usaldusväärselt kätte. PDF-faili puhul näitab Kvaro veateadet. Vali internetipangas CSV või XML.
• TH6 faile. Vana fikseeritud laiusega TH6 vorming on kasutusest kõrvaldatud ja Kvaro seda ei loe.
• Kaardiväljavõtteid. Krediitkaardi väljavõte ei ole korteriühistu konto väljavõte.

Mida sa sellest võidad

Viitenumbri järgi sidumine võtab kuus mõne minuti, mitte õhtu. Vabanenud aja saad panna sellesse, mille eest korteriühistu sulle maksab: rikked, remondid ja üldkoosoleku ettevalmistus. Kui juhatus küsib, kes on maksnud ja kuhu raha läks, näitad nimekirja, mis tuleb otse pangast, mitte mälu järgi täidetud tabelist. Juhatus, kes näeb igal kuul pangaga klappivaid numbreid, pikendab halduslepingut ilma pika aruteluta, ja naabermaja juhatus kuuleb sellest.

Kuidas import sobitub korteriühistu rahaasjade süsteemi tervikuna, loe artiklist kuidas hallata korteriühistu rahaasju ilma Exceli tabelita. Imporditud tehingud on ka igakuise halduri aruande ja korteriühistu majandusaasta aruande alus.