Miks korteriühistu WhatsAppi grupp pidurdab sinu haldusettevõtet

Astu sisse ükskõik millisesse haldusettevõttesse Tallinnas, Tartus, Pärnus või Narvas ja palu halduril näidata, kuidas ta oma korteriühistuid haldab. Üheksal juhul kümnest võtab ta välja telefoni ja avab WhatsAppi. Maja üldgrupp, trepikoja grupp ja see grupp, mille juhatuse esimees lõi, „et kõik oleksid kursis“. Mõnikord ka maja Facebooki grupp või Messenger. Äpp vahetub majast majja vähe. Töökorraldus ei muutu üldse.

See WhatsAppi grupp on kinnisvarahalduse mitteametlik operatsioonisüsteem. See on ka kõige suurem üksikpõhjus, miks nii paljud haldurid ei suuda võtta juurde ühtki korteriühistut ilma läbi põlemata.

Alguses on grupp kasulik. Siis kasvab see valele poole.

Ühe korteriühistu jaoks toimib WhatsAppi grupp hästi. Kakskümmend korterit, võib-olla nelikümmend elanikku, rikketeade iga paari päeva tagant. Loed hommikused sõnumid kohvi kõrvale läbi, vastad kiireloomulistele ja jätad kassipildid vahele. Viis minutit päevas ja asi ajetud.

Mure algab teisest korteriühistust. Nüüd on sul kaks gruppi. Siis kolm. Igal grupil on oma kontekst, omad siseringi naljad ja omad kinnitatud sõnumid, mida plaanid kogu aeg uuendada, aga ei uuenda kunagi. Kõik jooksevad paralleelselt. Kõik piiksuvad su telefonis korraga, õhtuti ja nädalavahetustel.

Kümnenda korteriühistu juures ei halda sa enam korteriühistuid. Sa haldad vestlusi korteriühistute kohta.

Viis konkreetset viisi, kuidas grupp sind alt veab

1. Rikketeated uppuvad sõnumivoogu.

„Lift on neljandal korrusel kinni.“ Kolm sõnumit hiljem: „Kas keegi on täna postiljoni näinud?“ Kakskümmend sõnumit hiljem: „Laupäeval on hoovikoristus, tulge kõik!“ Kui avad grupi kell üheksa õhtul, on liftimure maetud kuuekümne sõnumi alla ja seda pole enam lihtne üles leida. Otsing aitab, aga ainult siis, kui mäletad, milliste sõnadega elanik asja kirja pani.

2. Sõnumil pole olekut.

WhatsAppi sõnumil on kaks olekut: loetud ja lugemata. Muud ei olegi. Pole olekut „töös“, pole „ootab torumeest“, pole „parandatud, ootab kinnitust“. Nii küsivad elanikud sama asja kolm korda. „Kas on midagi uut?“ „Kas on midagi uut?“ „Halloo??“ Ja sina kulutad poole päevast sama asja seletamisele eri inimestele.

3. Teataja ei ole alati see, keda asi puudutab.

Lekkiv toru korteris 15 puudutab korterit 15, selle all asuvat korterit 11 ja trepikoda. Kolm eri elanikku kirjutavad sellest kolmest eri vaatenurgast, kõik samasse gruppi. Sa ei tea, kas tegu on ühe rikkega või kolmega, enne kui oled kõik läbi lugenud.

4. Grupp ei toimi meistritega.

Lisad torumehe maja gruppi ja ta näeb iga kassipilti ja iga trepikojakuulujuttu. Jätad lisamata ja pead rikketeateid grupist eraldi vestlusesse torumehega kopeerima. Mõlemal juhul oled kitsaskoht sina.

5. Jälge ei jää.

Kui üldkoosolekul küsitakse, miks novembrikuise küttemure lahendamine kolm nädalat võttis, kerid läbi 4000 sõnumit ja püüad kokku panna, mis tegelikult juhtus. Edu sellise ajajoone esitamisel, kui korteriomaniku kaebus kunagi vaidluseks kasvab. Rääkimata sellest, et kõigi elanike telefoninumbrid on grupis kõigile näha, mis tekitab omaette andmekaitseküsimusi.

„Aga minu elanikud ei hakka kunagi äppi kasutama.“

See on kõige levinum vastuväide ja suures osas aegunud. Samad elanikud, kes gruppi kirjutavad, kasutavad juba kümmet äppi: pangaäppi, toidukulleri äppi, parkimisäppi, ühistranspordi piletiäppi, laste kooli eKooli või Stuudiumit ja töömeili. Takistus pole see, kas nad oskavad äppi paigaldada. Takistus on see, kas äpp austab nende aega.

Kui rikketeate saatmine võtab kümme sekundit (pealkiri, kirjeldus ja soovi korral foto), liigub enamik elanikke äppi üle. Need, kes ei liigu, jäävad gruppi, ja keegi neist hakkab palumata kahe kanali vahel silda looma ja teateid äppi edasi viima. Sul pole vaja 100% elanikest. Sul on vaja 70%.

Mis gruppi asendab

Töövoog, millel on neli omadust:

• Igal rikketeatel on vastutaja. Kui elanik saadab teate, jõuab see kindla inimese lauale: kindla halduri või kindla meistri juurde. See ei jõua ühisesse hunnikusse, kus igaüks loodab, et keegi teine asjaga tegeleb.
• Igal rikketeatel on olek. Uus, Töös, Kinnitamise ootel, Lahendatud. Elanikud näevad seda küsimata. Haldurid filtreerivad seda kerimata.
• Igal rikketeatel on kategooria. Torutööd, elekter, üldruumid, kahjuritõrje. Kategooria määrab, kellele teade suunatakse.
• Iga rikketeade sulgub ise. Kui meister märgib töö valmis, kas elanik kinnitab paranduse või avab teate uuesti ja kirjutab põhjuse. Pole vaja helistada ega halduri sekkumist.

Seda on iga suur klienditeenindusorganisatsioon maailmas kasutanud juba kaks aastakümmet. Kinnisvarahaldusele polnud keegi teinud tööriista, mis just tema vajadustele sobiks. Kuni praeguseni.

Tunnid, mis tulevad tagasi

Haldurid, kes WhatsAppi grupist loobuvad, räägivad alati sama: päevast vabaneb umbes kaks kuni kolm tundi. Nad haldavad endiselt samu korteriühistuid. Nad lihtsalt ei ole enam elav telefonikeskjaam. Rikketeated suunduvad ise õigele inimesele. Olekud uuenevad ise. Elanikud kinnitavad parandused ise.

Mida sa nende kahe-kolme tunniga teed, on sinu otsustada. Enamik meile tuntud haldureid võtab juurde uusi korteriühistuid. Mõned lähevad varem koju. Mõni üksik rajab teise ettevõtte. Igal juhul lagi nihkub.