Jak vybrat software pro správu nemovitostí: praktický průvodce pro správce

Nákup softwaru pro správu nemovitostí je otravný, protože trh je dvojpólový. Na jednom konci máte zastaralé desktopové systémy postavené v roce 2003, navržené pro správce, který potřebuje vytisknout zápis ze shromáždění vlastníků. Pro všechno ostatní, co potřebujete, jsou divoce předimenzované. Na druhém konci máte stovku startupových aplikací, které umí sledování problémů, ale ignorují oznámení, dokumenty, rozsah více budov a skutečnou strukturu toho, jak je váš byznys uspořádaný.

Tento průvodce je praktickým filtrem. Vyjmenovává funkce, na kterých pracujícímu správci budovy záleží, a funkce, kterými se demoukázky chlubí, ale nikdo je nikdy nepoužije.

Co skutečně potřebujete (těch osm)

1. Strukturované tickety, ne jen chat

Nástroj musí modelovat problém jako záznam s polem stavu, odpovědnou osobou a historií. Cokoli ve stylu „WhatsApp, ale pro správce“ je k ničemu ze stejných důvodů jako WhatsApp.

Pokud nedokážete vyfiltrovat otevřené problémy napříč všemi budovami na dvě kliknutí, je nástroj pod laťkou.

2. Rozsah více budov

Spravujete víc než jednu budovu. Každá obrazovka musí ukazovat jednu budovu nebo všechny, nikdy nějakou náhodnou směs. Nájemníci budovy A by nikdy neměli vidět problémy, dokumenty ani oznámení z budovy B, ani omylem.

Pokud vám demoukázka nedokáže ukázat čistý způsob, jak přepnout kontext budovy, je datový model pod tím špatně a budete s ním bojovat napořád.

3. Tři role, skutečná oprávnění

Vlastník / Správce / Řemeslník / Nájemník. Každá role vidí jinou plochu. Vlastník vidí peníze a správce. Správce vidí budovy a tickety. Řemeslník vidí jen svou frontu. Nájemník vidí jen svou budovu.

Pokud má nástroj jen „admina“ a „uživatele“, budete si oprávnění odhadovat v hlavě a jednoho dne řemeslník uvidí fakturu, kterou neměl.

4. Onboarding nájemníka přes kód, ne odkaz v e-mailu

Onboarding přes odkaz v e-mailu selže asi ve 30 % případů. Odkazy vyprší, odkazy padnou do spamu, nájemníci nemají e-mail vůbec (velmi časté ve starších domech). Šestiznakový kód, který nájemník napíše do aplikace, funguje pro všechny.

Pokud má nástroj jen onboarding přes odkaz v e-mailu, počítejte s tím, že budete ručně zavádět své starší nájemníky napořád.

5. Dokumenty u každé budovy

Hrstka dokumentů, které nájemníci kdy potřebují: domovní řád, požární plán, zápis ze shromáždění, vyúčtování společných nákladů. Nahrajte jednou na budovu, každý nájemník v té budově dostane přístup. PDF / DOC / obrázek. Do 25 MB na soubor bohatě stačí.

Pokud nástroj nemá vůbec žádné úložiště dokumentů, budete dál rozesílat PDF e-mailem a to maří půlku smyslu.

6. Oznámení s připomínkami

Dvě kategorie: Událost (s volitelnou připomínkou 1 h / 24 h / 48 h předem) a Informace. To je vše. Nájemníci dostanou push notifikace. Správci nedostávají připomínky na události, které sami vytvořili.

Pokud má nástroj propracované postupy oznámení se schvalovacími řetězci a auditními logy, platíte za funkci, která existuje proto, aby uspokojila nákupní checklist. Správci to nepomáhá.

7. Auditní stopa u každého problému

Když se vlastník na shromáždění zeptá, proč problém z listopadu trval tři týdny, potřebujete vytvořit časovou osu. Každá změna stavu, každé přiřazení, každý komentář. S časovými razítky.

To je užitečné i právně. Ve většině jurisdikcí je auditní log toho, jak jste stížnost vyřídili, vaší obranou, pokud ji nájemník eskaluje.

8. Mobil na prvním místě, web jako podpora

90 % interakce nájemníků je na mobilu. 90 % interakce správce je taky na mobilu (nejste u stolu, jste v budově). Webová aplikace je pro kancelářské úkoly: náročnou administrativu, fakturaci, konfiguraci.

Pokud je nástroj jen webový a mobilní zážitek je „responzivní web“, nájemníci ho nepoužijí a celé se to rozpadne.

Co ve skutečnosti nepotřebujete (působivé odvádění pozornosti)

Cokoli „poháněného AI“

Devětkrát z deseti je tohle funkce hledající problém. Automatické kategorizování ticketů zní skvěle, dokud si neuvědomíte, že správce to zvládne za 1 sekundu na ticket a AI se splete ve 20 % případů.

Vynechte to, dokud to nástroj, který už používáte, nepřidá zdarma.

Vestavěné zpracování plateb

V demoukázce zní úžasně. V praxi nájemníci platí nájem nebo společné náklady přes ten kanál, který jejich země používá (bankovní převod, inkaso, mobilní bankovnictví), a integrace plateb do vašeho nástroje pro správu znamená přestavovat koleje, které už existují. Většina agentur, které to zkusily, to zase stáhla.

Tržiště dodavatelů

„Najděte instalatéra přes naši aplikaci.“ Instalatéři ve vašem městě jsou lidé, které už znáte, a výběr na tržišti je horší než váš vlastní seznam. Tahle funkce existuje v prezentacích pro investory; nikdo ji nepoužívá.

Editory vlastních pracovních postupů

Rozhraní drag-and-drop pro navrhování vlastních stavů ticketů. Zní mocně. Ve skutečnosti použijete výchozí nastavení a nikdy se toho nedotknete. Pokud se toho dotknete, vytvoříte postup, který zmate každého správce, který se přidá později. Standardní model s 5 stavy funguje. Nepřekombinujte to.

Ankety „spokojenosti nájemníků“ po každém problému

Nájemníci vyplní jednu anketu, pak zbytek ignorují. Potvrzení problému (Potvrdit opravu / Znovu otevřít) je mnohem věrohodnější signál, a je zdarma, protože už je součástí postupu.

Realita cen

Ceny v tomhle prostoru jsou divoké. Některé nástroje účtují za budovu, některé za jednotku, některé za uživatele, některé za správce. Pár je za paušál. Tady je, jak o tom přemýšlet:

• Cena za jednotku je nejhorší. Trestá vás za to, že spravujete budovy s mnoha malými byty.
• Cena za budovu je v pořádku, pokud je strop jednotek na budovu dost vysoký.
• Cena za správce odpovídá tomu, jak se ve vašem byznysu tvoří hodnota. Co škáluje, je kapacita vašeho správce.
• Paušál s úrovněmi funkcí je nejčistší, zvlášť pokud zahrnuje úroveň Zdarma na vyzkoušení.

Rozumná cena pro malou agenturu (3 až 5 budov) je 700 až 2 000 Kč měsíčně celkem. Cokoli nad 5 000 Kč měsíčně pro malou agenturu je zastaralý desktopový trh a měli byste utíkat.

30minutové vyhodnocení

Když nástroj zkoušíte, udělejte přesně tohle a za 30 minut zjistíte, jestli stojí za něco:

1. Zaregistrujte se. Trvalo to víc než 5 minut? Špatné znamení.
2. Vytvořte budovu. Chtělo to 17 polí? Špatné znamení. Dvě (název a adresa) by měla na začátek stačit.
3. Pozvěte nájemníka. Byl ten postup srozumitelný i pro netechnického člověka? Otestujte to na vlastní rodině.
4. Podejte stížnost jako nájemník. Byl formulář rychlý a vstřícný? Museli jste vybrat kategorii, ještě než jste vůbec mohli problém napsat?
5. Roztřiďte to jako správce. Šlo to přiřadit řemeslníkovi na dvě klepnutí?
6. Vyřešte to jako řemeslník. Šlo to označit za hotové bez psaní celého odstavce?
7. Potvrďte to jako nájemník. Dostali jste oznámení? Bylo potvrzení na jedno klepnutí?

Pokud je všech sedm kroků rychlých a samozřejmých, nástroj je dobrý. Pokud kterýkoli z nich trvá víc než 90 sekund, nástroj pracovnímu postupu nerozumí.

Poznámka k lokalizaci

Pokud jste na neanglickém trhu, na jazyce záleží víc, než si myslíte. Nástroj plně přeložený do jazyka vašich nájemníků získá o 30 % vyšší míru zapojení než ten, který je jen anglicky, i když vaši nájemníci nominálně anglicky umí. Lidé řeší svou bytovou situaci v rodném jazyce.

Dobré nástroje lokalizují nejdřív plochu pro nájemníky, jako druhou plochu pro správce a plochu pro vlastníky a fakturaci nechávají v angličtině. To je správné pořadí, protože nájemník je uživatel s nejvyšším rizikem odchodu, pokud mu zážitek připadá cizí.

Závěrem

Nakupujete zpět dvě až tři hodiny denně vlastního času. Berte vyhodnocení vážně, dejte si reálnou dvoutýdenní zkoušku alespoň na jedné budově, než se zavážete, a nenechte se rozptýlit divadlem demoukázky.

Ten správný nástroj je ten, kterého byste se po dvou týdnech odmítli vzdát. Všechno ostatní je šum.