Import bankovního výpisu pro SVJ: všechny české banky

V prvním týdnu měsíce přijde na účet SVJ se čtyřiceti byty čtyřicet plateb. Většina má správný variabilní symbol. Jedna přišla z účtu manželky s jiným příjmením. U jedné vlastník vynechal první číslici symbolu. Jedna je o 300 Kč nižší, protože vlastník pořád posílá loňskou zálohu. Správce otevře internetové bankovnictví, vedle něj tabulku a odškrtává řádek po řádku. U jednoho domu je to večer práce. U deseti domů jsou to každý měsíc dva dny.

Banka přitom všechny tyhle údaje má, kompletní a ve strojově čitelné podobě. Stačí si je stáhnout jako soubor, místo abyste je opisovali z obrazovky.

Jaký export stáhnout z české banky

Každé české internetové bankovnictví umí uložit pohyby na účtu do souboru. Kvaro čte formáty, které české banky skutečně nabízejí, a soubor nahrajete přesně tak, jak ho banka vydala. Nic nepřejmenováváte, nepřerovnáváte sloupce a nevyplňujete žádnou šablonu.

• ABO / GPC. Textový formát, který zná skoro každá česká banka i většina účetních programů, s koncovkou .gpc, .abo nebo .txt. Každá banka ho píše trochu po svém: číslo účtu má v jiném pořadí číslic, storna značí jiným kódem, zprávu pro příjemce ukládá na jiný řádek. Kvaro tyhle dialekty rozezná sám.
• camt.053. XML výpis podle standardu České bankovní asociace.
• MT940. Výpis ve formátu SWIFT, který exportují například Fio, Česká spořitelna, Raiffeisenbank, KB nebo PPF banka.
• Fio XML. Vlastní XML formát Fio banky.
• CSV a Excel. Historie pohybů z Fio, z George České spořitelny, z ČSOB (včetně jejího exportu do XLS), z Raiffeisenbank, MONETA, Air Bank a KB. K tomu textový formát BB TXT z ČSOB CEB.

Pokud vaše banka nabízí víc možností, sáhněte po ABO/GPC nebo camt.053. Oba formáty obsahují počáteční i konečný zůstatek, takže Kvaro může ověřit, že mezi výpisy nic nechybí. CSV z historie pohybů poslouží k párování stejně dobře. Když v něm zůstatky nejsou, Kvaro jen přeskočí kontrolu zůstatku.

Delší období můžete nahrát jako ZIP, třeba s jedním souborem za každý den, nebo vybrat několik souborů najednou. Pokud soubor nebo archiv obsahuje víc účtů, například i účty dalších domů, které spravujete, Kvaro si vezme jen účty dané budovy a ostatní vynechá.

Jak na to v internetovém bankovnictví

Menu se u každé banky jmenuje jinak, postup je ale skoro všude stejný:

1. Otevřete účet SVJ.
2. Najděte výpisy nebo historii pohybů a zvolte období, třeba uplynulý měsíc.
3. Vyberte formát ABO/GPC, camt.053 nebo CSV a soubor uložte.
4. V Kvaru otevřete Finance, záložku Přidání výpisů, a soubor do ní přetáhněte.

Stahujte výpisy souvisle, měsíc po měsíci. Kvaro u každého výpisu porovná počáteční zůstatek s evidovaným zůstatkem domu. Když nesedí, import zastaví a upozorní vás, že některý výpis chybí.

Co se stane při nahrání

Kvaro přečte každý řádek a ukáže vám ho v náhledu dřív, než se cokoli uloží.

• Soubor zůstává u vás. Výpis účtu SVJ obsahuje jména, čísla účtů a platební historii všech vlastníků. Kvaro ho proto čte přímo ve vašem prohlížeči nebo telefonu a samotný soubor se nikam nenahrává. Uloží se jen řádky, které po náhledu potvrdíte.
• Výpis patří ke správnému domu. Kvaro najde ve výpisu číslo účtu, ať je zapsané jako IBAN, v domácím tvaru 19-2000145399/0800, nebo jako 16 číslic bez kódu banky, jak ho píše ABO. Pak ho porovná s účtem budovy. Výpis jiného domu nebo účtu vaší kanceláře odmítne dřív, než uloží jediný řádek.
• Háčky a čárky zůstanou na místě. Starší exporty v kódování Windows-1250 nebo CP852 se přečtou správně, takže z paní Řezníčkové na výpisu nebude řada otazníků.
• Počítají se jen zaúčtované pohyby. Nezaúčtované řádky, které některé banky do exportu přidávají, a nulové položky Kvaro přeskočí.

Variabilní symbol páruje platby za vás

Když v Kvaru vypíšete předpis plateb, ať jde o měsíční zálohy, mimořádnou sbírku na opravu střechy nebo příspěvek do fondu oprav, každý byt dostane vlastní osmimístné číslo. Vlastníkům se zobrazí jako variabilní symbol: jednička a za ní těch osm číslic, třeba 140001234.

Jednička vpředu chrání úvodní nuly. České banky je u variabilního symbolu zahazují, takže symbol 00012345 by na výpis dorazil jako 12345 a platba by se nespárovala. S jedničkou se vrátí všech osm číslic.

Vlastník v aplikaci vidí číslo účtu SVJ v domácím tvaru, řádek s IBAN pro platby ze zahraničí, částku a variabilní symbol, u každého údaje tlačítko pro zkopírování. Vedle je QR Platba, kterou načte každá česká bankovní aplikace. Vlastník kód naskenuje a účet, částka, variabilní symbol i zpráva pro příjemce se vyplní samy.

Číslo účtu SVJ zadáte do Kvara v tvaru, na který jste zvyklí (předčíslí-číslo/kód banky), nebo jako IBAN. Kvaro ověří kontrolní součet předčíslí i čísla účtu, takže prohozené číslice zachytí dřív, než si chybné číslo opíše čtyřicet vlastníků.

Po importu se každá příchozí platba s variabilním symbolem sama přiřadí k bytu, který platil. Kvaro symbol najde v poli VS, v referenci výpisu camt.053 i ve zprávě pro příjemce, když ho tam plátce napsal jako /VS/140001234. Konstantní a specifický symbol zůstanou u řádku jako text, podle kterého můžete hledat. U každého předpisu pak vidíte, kdo má zaplaceno, kdo zaplatil jen částečně a kdo dluží.

Symbol je u každého předpisu nový, takže trvalý příkaz se starým symbolem se sám nespáruje. Taková platba, stejně jako platba úplně bez symbolu, skončí v nepřiřazené částce předpisu a v přehledu plateb ji vlastníkovi přidělíte tlačítkem Rozdělit.

Odchozí platby fungují podobně. Řádek s platbou za úklid propojíte s nákladem, který hradí, a náklad se přepne na zaplacený.

Co Kvaro nenačte

• PDF výpisy. PDF slouží ke čtení a tisku, ne k importu, a Kvaro ho odmítne s chybou. Stáhněte místo něj ABO/GPC, camt.053 nebo CSV.
• Formát Gemini. Kvaro ho nenačítá.
• Exporty platebních karet. Výpis kreditní karty, třeba kartový export MONETA, není výpis účtu SVJ a Kvaro ho odmítne.

Co z toho máte dál

Spárované platby jsou podklad pro všechno ostatní. Měsíční zpráva pro vlastníky shrne finance ze stejných transakcí, jak popisuje článek o zprávě správce, která se napíše sama. Roční vyúčtování se poskládá ze stejných řádků, celý cyklus najdete v článku účetní rok domu. Jak na tom postavit evidenci plateb bez tabulek, popisuje průvodce financemi domu.

Až se budete ucházet o správu dalšího domu, výbor SVJ se zeptá, jak rychle budete vědět, kdo dluží. S importem výpisů to víte den poté, co stáhnete soubor.