Kako odabrati softver za upravljanje zgradama: vodič za upravnike

Kupovina softvera za upravljanje zgradama je naporna jer je tržište podijeljeno. Na jednom kraju imate naslijeđene desktop sisteme napravljene 2003. godine, dizajnirane za upravnika koji treba da odštampa zapisnik sa skupštine etažnih vlasnika. Bezumno su prenatrpani za sve ostalo što vam treba. Na drugom kraju imate stotinu startap aplikacija koje rade praćenje prijava ali ignorišu obavještenja, dokumente, razdvajanje po zgradama i stvarnu strukturu kako je vaš posao organizovan.

Ovaj vodič je praktičan filter. Navodi mogućnosti koje znače radnom upravniku zgrade i mogućnosti kojima se demonstracije hvale ali ih niko nikada ne koristi.

Šta vam zaista treba (osam stvari)

1. Strukturirane prijave, ne samo chat

Alat treba da modeluje kvar kao zapis s poljem statusa, zaduženom osobom i istorijom. Sve što je “WhatsApp ali za upravnike” je beskorisno iz istih razloga iz kojih je WhatsApp beskorisan.

Ako ne možete filtrirati otvorene kvarove u svim zgradama u dva klika, alat je ispod nivoa.

2. Razdvajanje po zgradama

Vodite više od jedne zgrade. Svaki ekran treba da prikaže jednu zgradu ili sve njih, nikada neku slučajnu mješavinu. Stanari zgrade A ne smiju nikada vidjeti kvarove, dokumente ili obavještenja iz zgrade B, čak ni slučajno.

Ako vam demonstracija ne može pokazati uredan način prebacivanja konteksta zgrade, model podataka u pozadini je pogrešan i borićete se s njim zauvijek.

3. Tri uloge, prave dozvole

Vlasnik / Upravnik / Majstor / Stanar. Svaka uloga vidi drugačiji prikaz. Vlasnik vidi novac i upravnike. Upravnik vidi zgrade i prijave. Majstor vidi samo svoj red. Stanar vidi samo svoju zgradu.

Ako alat ima samo “admin” i “korisnik”, ručno ćete sklapati dozvole u glavi i jednog dana će majstor vidjeti račun koji ne bi smio.

4. Uvođenje stanara putem koda, ne linka na e-mail

Uvođenje putem linka na e-mail otkaže oko 30% slučajeva. Linkovi isteknu, linkovi odu u spam, stanari uopšte nemaju e-mail (vrlo često u starijim zgradama). Kod od 6 znakova koji stanar ukuca u aplikaciju funkcioniše za svakoga.

Ako alat ima samo uvođenje putem linka na e-mail, očekujte da ručno uvodite svoje starije stanare do kraja vremena.

5. Dokumenti po zgradi

Šačica dokumenata koja stanarima ikada treba: kućni red, plan zaštite od požara, zapisnik sa skupštine, obračun zajedničkih troškova. Postavite jednom po zgradi, svaki stanar u toj zgradi dobija pristup. PDF / DOC / slika. Do 25 MB po fajlu je sasvim dovoljno.

Ako alat uopšte nema čuvanje dokumenata, nastavićete da šaljete PDF-ove e-mailom, a to poništava pola svrhe.

6. Obavještenja s podsjetnicima

Dvije kategorije: Događaj (s opcionim podsjetnikom 1h / 24h / 48h prije) i Informacija. To je sve. Stanari dobijaju push obavještenja. Upravnici ne dobijaju podsjetnike za događaje koje su sami napravili.

Ako alat ima razrađene tokove obavještenja s lancima odobravanja i revizijskim zapisima, plaćate mogućnost koja postoji da zadovolji listu za nabavku. Ne pomaže upravniku.

7. Trag na svakom kvaru

Kada vlasnik na skupštini pita zašto je kvar iz novembra trebao tri sedmice, treba da napravite hronologiju. Svaka promjena statusa, svaka dodjela, svaki komentar. S vremenskim oznakama.

Ovo je i pravno korisno. U većini pravnih sistema, revizijski zapis o tome kako ste obradili žalbu je vaša odbrana ako stanar eskalira.

8. Prvenstveno mobilno, uz podršku weba

90% interakcije sa stanarima je mobilno. 90% interakcije s upravnikom je takođe mobilno (niste za stolom, u zgradi ste). Web aplikacija je za kancelarijske zadatke: teža administracija, naplata, podešavanje.

Ako je alat samo za web, a mobilno iskustvo je “responzivni web”, stanari ga neće koristiti i cijela stvar se raspadne.

Šta vam zaista ne treba (impresivne distrakcije)

Bilo šta “pokretano vještačkom inteligencijom”

Devet od deset puta ovo je mogućnost koja traži problem. Automatsko kategorisanje prijava zvuči odlično dok ne shvatite da to upravnik može uraditi za 1 sekundu po prijavi, a vještačka inteligencija pogriješi u 20% slučajeva.

Preskočite dok alat koji već koristite to ne doda besplatno.

Ugrađena obrada plaćanja

Zvuči sjajno u demonstraciji. U praksi, stanari plaćaju zajedničke troškove kroz kanal koji se koristi u njihovoj zemlji (bankarski transfer, uplatnica, mobilne bankarske aplikacije na Balkanu), a integrisanje plaćanja u vaš alat za upravljanje znači ponovno pravljenje šina koje već postoje. Većina agencija koje su ovo probale su to vratile nazad.

Tržišta dobavljača

“Nađite vodoinstalatera kroz našu aplikaciju.” Vodoinstalateri u vašem gradu su ljudi koje već poznajete, a izbor na tržištu je gori od vašeg sopstvenog spiska. Ova mogućnost postoji u prezentacijama za investitore; niko je ne koristi.

Uređivači prilagođenih tokova rada

Interfejs s povlačenjem i ispuštanjem za dizajniranje sopstvenih statusa prijava. Zvuči moćno. U stvarnosti ćete koristiti zadati i nikada ga nećete dirati. Ako ga dirnete, napravićete tok rada koji zbunjuje svakog upravnika koji se kasnije priključi. Standardni model s 5 statusa radi. Nemojte pretjerivati.

Ankete o “zadovoljstvu stanara” nakon svakog kvara

Stanari će popuniti jednu anketu, pa ignorisati ostale. Potvrda kvara (Potvrdi popravku / Ponovo otvori) je mnogo vjerodostojniji signal, i besplatan je, jer je već dio toka rada.

Provjera realnosti cijena

Cijene u ovom prostoru su divlje. Neki alati naplaćuju po zgradi, neki po stanu, neki po korisniku, neki po upravniku. Poneki su s fiksnom cijenom. Evo kako da o tome razmišljate:

• Cijena po stanu je najgora. Kažnjava vas za vođenje zgrada s mnogo malih stanova.
• Cijena po zgradi je u redu ako je granica stanova po zgradi dovoljno visoka.
• Cijena po upravniku se poklapa s time kako se vrijednost stvara u vašem poslu. Kapacitet vaših upravnika je ono što se skalira.
• Fiksna cijena s nivoima mogućnosti je najčistija, posebno ako uključuje besplatan nivo za isprobavanje.

Razumna cijena za malu agenciju (3-5 zgrada) je 60-160 KM mjesečno ukupno. Sve iznad 400 KM mjesečno za malu agenciju je tržište naslijeđenih desktop sistema i trebalo bi da bježite.

Procjena za 30 minuta

Kada isprobavate alat, uradite tačno ovo i naučićete da li valja za 30 minuta:

1. Registrujte se. Da li je trebalo više od 5 minuta? Loš znak.
2. Napravite zgradu. Da li je tražio 17 polja? Loš znak. Dva (naziv i adresa) bi trebalo da budu dovoljna za početak.
3. Pozovite stanara. Da li je tok bio razumljiv osobi koja nije tehnička? Testirajte na svojoj porodici.
4. Pošaljite žalbu kao stanar. Da li je obrazac bio brz i popustljiv? Da li ste morali odabrati kategoriju prije nego što ste uopšte mogli ukucati kvar?
5. Trijažirajte kao upravnik. Da li ste mogli dodijeliti majstoru u dva dodira?
6. Riješite kao majstor. Da li ste mogli označiti spremnim bez kucanja cijelog pasusa?
7. Potvrdite kao stanar. Da li ste dobili obavještenje? Da li je radnja potvrde bila jedan dodir?

Ako je svih sedam koraka brzo i očigledno, alat je dobar. Ako bilo koji od njih traje više od 90 sekundi, alat ne razumije tok rada.

Napomena o internacionalizaciji

Ako ste na tržištu na kom se ne govori engleski, jezik znači više nego što mislite. Alat koji je potpuno preveden na jezik vaših stanara dobiće 30% veće prihvatanje od onog koji je samo na engleskom, čak i kada vaši stanari nominalno govore engleski. Ljudi rješavaju svoju stambenu situaciju na maternjem jeziku.

Dobri alati prvo internacionalizuju prikaz okrenut stanaru, drugo prikaz okrenut upravniku, a prikaz za vlasnika i naplatu ostavljaju na engleskom. To je pravi redoslijed, jer je stanar korisnik s najvećim rizikom odustajanja ako iskustvo djeluje strano.

Suština

Kupujete sebi nazad dva do tri sata dnevno sopstvenog vremena. Shvatite procjenu ozbiljno, dajte sebi pravu dvonedjeljnu probu na barem jednoj zgradi prije nego što se obavežete i nemojte se zanijeti pozorištem demonstracije.

Pravi alat je onaj kojeg se, nakon dvije sedmice, ne biste odrekli. Sve ostalo je buka.