Hvor mange sameier kan én forretningsfører egentlig håndtere?

Alle som eier et forretningsførerselskap, prøver å anslå dette tallet. Hvor mange sameier og borettslag kan én forretningsfører i full stilling faktisk håndtere? På bransjesamlinger hører du tall som spriker i alle retninger. En konkurrent skryter av at hver rådgiver hos dem har åtti. Den mest erfarne forretningsføreren din sverger på at det reelle taket ligger på tjue.

Alle har rett, avhengig av hva forretningsføreren bruker dagen på. La oss regne ærlig på det. Tallene i denne artikkelen er veiledende og kommer fra en enkel modell du kan regne om med egne tall: tenk middels store sameier og borettslag med 20 til 40 leiligheter.

Det naive regnestykket

De fleste utregninger av «sameier per forretningsfører» bygger på noe slikt:

• Rundt 150 effektive arbeidstimer i måneden
• Rundt 8 feilmeldinger per sameie i måneden, i snitt
• Rundt 15 minutter av forretningsførerens tid per feilmelding (lese, svare, sende til håndverker, følge opp)
• Litt administrativt arbeid: oppslag, dokumenter, forberedelse til årsmøtet, opplysninger til megleren når en leilighet skal selges

Setter du inn tallene, kan én person håndtere rundt 60 sameier uten å svette. Det er tallet som brukes når en portefølje skal verdsettes eller en forretningsplan skal skrives.

Tallet man når i praksis, ligger rundt 20. Så hvor blir det av de andre 40 sameiene med teoretisk kapasitet?

Hvor tiden egentlig går

De 15 minuttene per feilmelding stemmer isolert sett. Men feilmeldinger kommer ikke isolert. De kommer inni en jevn strøm av avbrytelser som spiser opp det meste av dagen før noe nyttig blir gjort.

Kostnaden ved kommunikasjonen

Én enkelt vannlekkasje, fulgt opp fra Messenger-gruppen for sameiet, gir i snitt:

1. Den første meldingen fra beboeren («det er vann overalt»)
2. Det oppklarende spørsmålet fra forretningsføreren («hvilken leilighet?»)
3. Bildet og svaret fra beboeren
4. To eller tre andre beboere som henger seg på («hos meg også»)
5. Det foreløpige svaret fra forretningsføreren («jeg ringer rørleggeren»)
6. Den separate chatten med rørleggeren
7. Oppdateringen fra rørleggeren en time senere
8. Forretningsføreren som kopierer oppdateringen inn i gruppen for sameiet
9. En beboer som spør når det blir fikset
10. Forretningsføreren som forklarer det på nytt
11. Bekreftelsen på at det er fikset
12. En annen beboer som bekrefter at det har sluttet å dryppe

Tolv kontaktpunkter for én feilmelding. Selv om hvert av dem bare tar 90 sekunder, har du brukt nesten tjue minutter, og du har byttet oppgave tolv ganger. Hvert bytte koster to eller tre minutter til med «hvor var jeg igjen?».

Legg det sammen, og hver feilmelding nærmer seg tre kvarter. Med 8 feilmeldinger i måneden blir det rundt 6 timer per sameie i måneden bare til kommunikasjon. Med 20 sameier blir det 120 timer: tre gode arbeidsuker før noe av det egentlige arbeidet er gjort.

Den usynlige arbeidsmengden

Det regnestykket heller ikke tar med: en forretningsfører gjør mye mer enn å følge opp feilmeldinger. I tillegg kommer:

• Beboere som ringer i stedet for å skrive («jeg ville ikke mase i gruppen»)
• Beboere som skriver til feil forretningsfører fordi de ikke vet hvem hos dere som har sameiet deres
• Styreledere som vil ha en oppsummering av hvordan det går
• Moderering av Messenger-gruppen, så den ikke sporer av i krangel mellom naboer
• Årsmøtesesongen: innkalling, saksliste, regnskap, budsjett og protokoll. Ett ordinært årsmøte eller én generalforsamling per sameie og borettslag hvert år, de fleste samlet om våren, pluss de ekstraordinære møtene som dukker opp, nesten alltid på kveldstid
• Restanser og purringer på ubetalte felleskostnader
• Forsikring, HMS og internkontroll, meglerforespørsler og resten av papirarbeidet

Dette er den delen av isfjellet som ligger under vann. Ingenting av det dukker opp i «feilmeldinger per sameie i måneden».

Det virkelige taket

Snakk med forretningsførere som har passert 40 sameier uten å bli utbrent, og du ser et felles mønster: de har fjernet seg selv fra sentralbordet. De bestemmer ikke hvem som tar hver feilmelding. De er ikke budbringere mellom beboere og håndverkere. De modererer ikke Messenger-grupper.

Dette bruker de tiden på i stedet:

• Går gjennom innboksen for feilmeldinger én eller to ganger om dagen, ikke 80
• Snakker med styrelederne om det viktige: budsjett, vedlikeholdsplaner, bytte av leverandører
• Tar inn nye sameier og borettslag
• Tar seg av de 5 prosentene av feilmeldingene som virkelig trenger en persons skjønn

En forretningsfører som bare har innboksen + samtalene med styrelederne + det som eskalerer, kan fint håndtere 40 til 50 sameier. En forretningsfører som fortsatt er sentralbordet, blir utbrent rundt 20.

Forskjellen ligger i strukturen.

Hva som endrer strukturen

Tre ting, i rekkefølge etter hvor mye de betyr:

1. Fra beboer til håndverker, uten å gå via deg

Når noen melder om en lekkasje, får rørleggeren varselet direkte. Forretningsføreren trenger ikke å være involvert før noe eskalerer. Denne ene endringen fjerner rundt 60 prosent av kommunikasjonskostnaden.

2. En status beboerne kan se

Når en beboer ser «Pågår, tildelt Lars, rørlegger» uten å skrive til noen, forsvinner hele «noe nytt?»-runden. Forretningsføreren slutter å være en nyhetstjeneste.

3. Feilmeldinger som avslutter seg selv

Når håndverkeren melder at jobben er gjort og beboeren trykker Bekreft utbedret, er feilmeldingen løst. Ingen oppfølgingsmelding. Ingen påminnelse. Ingen etterforskning av om rørleggeren faktisk kom.

Til sammen flytter disse tre tingene taket fra rundt 20 sameier til rundt 50.

Det ærlige svaret

Hvis du vil anslå kapasiteten i teamet ditt til en forretningsplan, er dette veiledende tall etter arbeidsflyt, for middels store sameier og borettslag:

Arbeidsflyt	Sameier per forretningsfører
Messenger-grupper + telefoner	15-25
Messenger-grupper + regneark for feilmeldinger	20-30
Feilmeldinger på e-post	25-35
App for feilmeldinger med direkte tildeling til håndverker	40-50
Det samme, med en ekstra forretningsfører som deler på arbeidet	50-65

Tallene gjelder forretningsførere i full stilling uten andre oppgaver. I deltid synker tallene omtrent i takt med stillingsprosenten, ned til rundt 30 prosent. Under det tar den faste kostnaden per sameie (å kjenne bygningen, hver beboer og hver håndverker) overhånd igjen. Og hvis sameiene dine er mye større eller mindre enn snittet, justerer du modellen med egne tall.

Hvorfor dette betyr noe for virksomheten

Kapasiteten per forretningsfører er det viktigste tallet i et forretningsførerselskap, fordi det avgjør lønnsomheten. Hvis en forretningsfører har 20 sameier og hvert sameie gir deg X kroner i måneden i honorar, er inntekten per forretningsfører 20X. Hvis den samme personen har 50 sameier, er den 50X, mens lønnen er omtrent den samme.

Derfor kan selskaper som går over til en strukturert arbeidsflyt, tilby lavere honorarer enn dem som fortsatt driver med Messenger-grupper, og likevel tjene mer per forretningsfører. Årsaken er mekanisk: de slutter å betale forretningsførerne for å være et menneskelig sentralbord.

Hvis du driver et forretningsførerselskap og lurer på hvorfor marginen stadig krymper, se på hva teamet ditt bruker dagen på. Modellen i regnearket er grei nok. Problemet er arbeidsflyten under den.