Felleskostnader i sameiet: kontonummer, melding og automatisk avstemming

I Norge betaler eierne felleskostnadene med en vanlig overføring til kontonummeret til sameiet eller borettslaget. De store forretningsførerne sender gjerne giro med KID, og det forutsetter en KID-avtale med banken og et system som lager KID-numrene. I mange mindre sameier, der styret eller en liten forretningsfører gjør jobben selv, er ordningen enklere: hver eier setter opp en fast betaling i nettbanken, skriver noe i meldingsfeltet og glemmer den.

Så kommer avstemmingen. En gang i måneden går kassereren eller forretningsføreren gjennom kontoutskriften linje for linje. Navnet på innbetalingen er kontohaverens, og det er slett ikke alltid eieren i eierlisten: en samboer, et aksjeselskap, foreldre som betaler for et barn. Meldingen er fritekst. Én skriver «Felleskost. H0302», en annen «mars», en tredje «Hansen» og en fjerde ingenting. Tjuefire leiligheter ganger tolv måneder er 288 linjer i året for ett sameie, og hver linje som havner på feil leilighet, blir en purring til noen som har betalt, eller et hull i årsoppgjøret.

Mesteparten av det arbeidet kan forsvinne. Ikke med en ny betalingsløsning, men ved å gi innbetalingene som allerede kommer, et fast kjennetegn og la programvare lese kontoutskriften.

Slik er en norsk innbetaling bygd opp

Tre deler av en vanlig overføring avgjør om den kan avstemmes automatisk.

Kontonummeret. Et norsk kontonummer har elleve sifre og skrives som 1234.56.78903. De fire første sifrene er bankens registernummer, og det siste er et kontrollsiffer etter modulus 11: de ti første sifrene ganges med vektene 5, 4, 3, 2, 7, 6, 5, 4, 3, 2, produktene legges sammen, og kontrollsifferet er tallet som må til for at summen skal gå opp i 11. Nummer der kontrollsifferet ville blitt 10, deles aldri ut. Kontrollen fanger opp ett feil siffer og to sifre ved siden av hverandre som har byttet plass, og det er derfor nettbanken stopper de fleste tastefeil i kontonummeret. Norske kontoer har også et IBAN, NO pluss to kontrollsifre og de samme elleve sifrene, men det brukes bare til betalinger fra utlandet.

KID eller melding. Nettbanken har to felt for å fortelle mottakeren hva betalingen gjelder: KID og melding. En KID kontrolleres mot mottakerkontoen, og banken godtar den bare når mottakeren har en KID-avtale med banken sin. Uten en slik avtale kommer betalingen ikke gjennom med et nummer i KID-feltet. Meldingen er fritekst uten kontroll, og den følger betalingen fram til mottakerens kontoutskrift, selv om noen banker korter den ned underveis. For et sameie uten KID-avtale er meldingsfeltet altså stedet der en referanse kan stå.

Kontoutskriften. For å avstemme automatisk trenger du kontoutskriften som fil, ikke som PDF. Formatet å spørre etter er camt.053 (CAMT XML), den internasjonale standarden (ISO 20022) for kontoutskrift på fil, og Kvaro leser også MT940. Merk at CSV-filen du kan laste ned med ett klikk i mange nettbanker, ikke er det samme. Hos DNB må camt.053 for eksempel bestilles som en egen filtjeneste i bedriftsnettbanken. Spør banken din om camt.053 for sameiets konto.

Slik håndterer Kvaro hvert steg

Kontonummeret kontrolleres én gang

Du registrerer kontonummeret i ett felt på bygningen, «Kontonummer til sameiet/borettslaget». Punktum, mellomrom og bindestreker spiller ingen rolle, og limer du inn et norsk IBAN, gjør Kvaro det om til kontonummeret: NO93 8601 1117 947 blir 8601.11.17947. Kvaro sjekker kontrollsifferet før nummeret lagres, så et feiltastet kontonummer stoppes hos deg og ikke hos tjuefire eiere som prøver å betale. Det er ingen bankvelger og ikke noe IBAN-felt, for det er kontonummeret eierne betaler til.

Hver eier får sin egen referanse

Du oppretter en innkreving, eller lar de månedlige felleskostnadene opprette seg selv fra det vedtatte budsjettet. Beløpet per leilighet følger av sameiebrøken, av lik fordeling eller av en fordelingsnøkkel. Hver eier får en referanse på åtte sifre for akkurat den innkrevingen.

Eiere med appen får et pushvarsel og ser kontonummeret, beløpet og referansen, merket «Melding». Kontonummeret og referansen har hver sin kopieringsknapp, så eieren limer dem rett inn i nettbanken, med referansen i meldingsfeltet, og ingen trenger å taste av åtte sifre. At referansen står under «Melding» og ikke «KID», er med vilje: en KID blir avvist på en konto uten KID-avtale, mens en melding går gjennom til en vanlig konto.

Det finnes ingen QR-kode. Norge har ingen felles QR-standard for vanlige bankoverføringer, og en Vipps-QR krever en bedriftsavtale med Vipps MobilePay og en integrasjon, ikke bare en kode på skjermen. Kontonummer og melding som tekst fungerer i alle nettbanker.

Eiere uten app faller ikke utenfor. Du skriver ut en liste med beløpet og meldingen for hver leilighet, og deler den ut eller legger den i postkassene. Innbetalingene deres kobles på nøyaktig samme måte.

En ting å vite om faste betalinger: hver innkreving får nye referanser, så en fast betaling med den samme meldingen måned etter måned blir ikke koblet automatisk til den nye innkrevingen. Slike innbetalinger fordeler du for hånd, som beskrevet nedenfor.

Kontoutskriften leses på din egen enhet

Du laster ned kontoutskriften som camt.053 eller MT940, gjerne zippet, og velger filen i Kvaro. Den leses på din egen enhet, i nettleseren eller på telefonen, og blir aldri lastet opp eller lagret som fil. Bare transaksjonsradene du velger å lagre, går til Kvaro. Det betyr noe, for en kontoutskrift for sameiet viser navnet og betalingshistorikken til hver eier.

To kontroller går samtidig. Kontoutskriften oppgir kontoen som IBAN, så Kvaro regner om det lagrede kontonummeret til IBAN og sammenligner, og en kontoutskrift fra en annen konto blir avvist. I tillegg må inngående saldo på kontoutskriften stemme med saldoen Kvaro har registrert for bygningen. Mangler det en måned, stopper importen og sier fra, i stedet for å slippe hullet stille gjennom.

Så skjer avstemmingen av seg selv. Hver innbetaling der meldingen inneholder de åtte sifrene i en referanse, kobles til riktig leilighet og riktig innkreving. Det virker også når eieren skriver ord rundt («felleskost mars 58201147 H0302»), og når banken korter ned meldingen, så lenge de åtte sifrene er med. Og det virker for eiere som aldri har installert appen.

Per innkreving ser du deretter hvem som har betalt, hvem som har betalt delvis, og hvem som ikke har betalt. En innbetaling uten brukbar referanse havner under «Ikke fordelt», og med «Fordel» plasserer du beløpet på riktig leilighet. Du purrer bare på dem som faktisk skylder, med tallene foran deg. Tankegangen bak det hele står i guiden til økonomien i sameiet uten regneark.

Hva Kvaro ikke gjør

Kvaro er ikke en betalingsløsning, og ingen penger går gjennom Kvaro. Kvaro lager ikke KID-numre, sender ikke eFaktura, setter ikke opp AvtaleGiro og har ingen Vipps-betaling. Eierne betaler rett til sameiets konto fra sin egen nettbank, og Kvaro sørger for at du ser hvem som har gjort det.

Sjekkliste

1. Registrer kontonummeret til sameiet eller borettslaget i Kvaro, og la kontrollsifferet bli sjekket.
2. Sjekk med banken at kontoen ikke er satt opp med tvungen KID. En slik konto avviser alle innbetalinger uten gyldig KID, også dem med referansen i meldingsfeltet.
3. Legg inn leilighetene og sameiebrøken eller fordelingsnøkkelen, så felleskostnadene fordeles riktig.
4. Vedta budsjettet, så de månedlige innkrevingene oppretter seg selv. Hvordan den syklusen går, står i regnskapsåret i sameiet.
5. Be eierne kopiere referansen inn i meldingsfeltet, ikke i KID-feltet.
6. Skriv ut listen med referanser for eierne uten app.
7. Be banken om kontoutskriften som camt.053, og importer den hver måned.
8. Se hvem som har betalt per innkreving, og fordel de få innbetalingene som ikke ble koblet.

Da blir avstemmingen det den burde vært hele tiden: et blikk på en liste der nesten alt allerede er krysset av, ikke en kveld med nettbanken i ett vindu og regnearket i et annet.