Kā izvēlēties māju pārvaldīšanas programmatūru: praktisks ceļvedis pārvaldniekam

Māju pārvaldīšanas programmatūras izvēle ir nogurdinoša, jo tirgus ir sadalījies divās galējībās. Vienā galā ir vecas, smagnējas sistēmas, kas būvētas grāmatvedībā orientētam pārvaldīšanas uzņēmumam: norēķini, gada pārskati un kopsapulces dokumenti printerim. Tās labi dara to, ko no tām prasīja pirms divdesmit gadiem, un gandrīz neko no tā, ko iedzīvotāji sagaida šodien. Otrā galā ir simts jaunu lietotņu, kas uzskaita bojājumus, bet aizmirst paziņojumus, dokumentus, vairāku māju pārvaldīšanu vienlaikus un to, kā jūsu uzņēmums patiesībā ir organizēts.

Šis ceļvedis ir praktisks filtrs. Tajā uzskaitītas funkcijas, kurām ir nozīme strādājošam māju pārvaldniekam, un funkcijas, ar kurām demonstrācijās mēdz lielīties, bet kuras neviens nekad neizmanto.

Kas jums tiešām vajadzīgs (astoņas lietas)

1. Strukturēti pieteikumi, nevis tikai čats

Rīkam bojājumu jāattēlo kā ieraksts ar statusa lauku, atbildīgo un vēsturi. Viss, kas ir „WhatsApp, tikai pārvaldniekiem”, ir bezjēdzīgs to pašu iemeslu dēļ, kāpēc bezjēdzīgs ir WhatsApp.

Ja ar diviem klikšķiem nevarat atfiltrēt atvērtos pieteikumus visās mājās, rīks neatbilst minimumam.

2. Sadalījums pa mājām

Jūs pārvaldāt vairāk nekā vienu māju. Katram ekrānam jārāda viena māja vai visas, nekad nejaušs sajaukums. A mājas iedzīvotājiem nekad nav jāredz B mājas pieteikumi, dokumenti vai paziņojumi, pat nejauši.

Ja demonstrācijā nevar parādīt skaidru veidu, kā pārslēgt mājas kontekstu, pamatā esošais datu modelis ir nepareizs, un jūs ar to cīnīsieties mūžīgi.

3. Četras lomas, īstas piekļuves tiesības

Īpašnieks / Pārvaldnieks / Meistars / Iedzīvotājs. Katra loma redz citu saskarni. Īpašnieks redz naudu un pārvaldniekus. Pārvaldnieks redz mājas un pieteikumus. Meistars redz tikai savu rindu. Iedzīvotājs redz tikai savu māju.

Ja rīkā ir tikai „administrators” un „lietotājs”, jūs piekļuves tiesības kārtosiet savā galvā, un kādu dienu meistars ieraudzīs rēķinu, ko viņam nevajadzētu redzēt.

4. Iedzīvotāju pievienošana ar kodu, nevis e-pasta saiti

Saites beidzas, saites nonāk surogātpastā, iedzīvotājiem vispār nav e-pasta (vecākās mājās tas ir ļoti bieži). Sešu rakstzīmju kods, ko iedzīvotājs ievada lietotnē, der visiem.

Ja rīks piedāvā tikai pievienošanos ar e-pasta saiti, rēķinieties, ka vecākos iedzīvotājus visu mūžu pievienosiet ar roku.

5. Dokumenti katrai mājai

Tie daži dokumenti, kas iedzīvotājiem jebkad vajadzīgi: mājas iekšējās kārtības noteikumi, ugunsdrošības instrukcija, kopsapulču protokoli, gada budžets. Augšupielādējiet vienreiz katrai mājai, un katrs šīs mājas iedzīvotājs iegūst piekļuvi. PDF / DOC / attēls. Līdz 25 MB vienam failam ir pilnīgi pietiekami.

Ja rīkā nav dokumentu glabātuves vispār, jūs turpināsiet sūtīt PDF pa e-pastu, un tas izjauc pusi jēgas.

6. Paziņojumi ar atgādinājumiem

Divas kategorijas: Pasākums (ar neobligātu atgādinājumu 1 stundu, 1 dienu, 3 dienas vai 1 nedēļu iepriekš) un Informācija. Tas arī viss. Iedzīvotāji saņem push paziņojumus. Pārvaldnieki nesaņem atgādinājumus par pasākumiem, kurus paši izveidoja.

Ja rīkā ir sarežģītas paziņojumu darbplūsmas ar saskaņošanas ķēdēm un audita žurnāliem, jūs maksājat par funkciju, kas pastāv, lai apmierinātu iepirkuma kontrolsarakstu. Pārvaldniekam tā nepalīdz.

7. Katra pieteikuma vēsture

Kad dzīvokļa īpašnieks kopsapulcē jautā, kāpēc novembra pieteikuma novēršana aizņēma trīs nedēļas, jums jāuzrāda hronoloģija. Katra statusa maiņa, katra piešķiršana, katrs komentārs. Ar laika zīmogiem.

Tas noder arī juridiski. Ieraksts par to, kā izskatījāt sūdzību, ir jūsu aizsardzība, ja strīds ar iedzīvotāju saasinās.

8. Radīts mobilajam, darbojas arī pārlūkā

90 % iedzīvotāju saziņas notiek telefonā. Arī 90 % pārvaldnieka darba notiek telefonā (jūs nesēžat pie galda, jūs esat mājā). Tīmekļa lietotne ir biroja darbiem: apjomīgai administrēšanai, norēķiniem, iestatījumiem.

Ja rīks darbojas tikai pārlūkā un mobilā pieredze ir „pielāgojama tīmekļa lapa”, iedzīvotāji to neizmantos, un viss sabruks.

Kas jums patiesībā nav vajadzīgs (iespaidīgi traucēkļi)

Viss, kur rakstīts „mākslīgais intelekts”

Deviņos gadījumos no desmit tā ir funkcija, kas meklē problēmu. Automātiska pieteikumu kategorizēšana izklausās lieliski, līdz saprotat, ka pārvaldnieks to izdara 1 sekundē uz pieteikumu, bet mākslīgais intelekts kļūdās 20 % gadījumu.

Izlaidiet, kamēr rīks, ko jau lietojat, to nepievieno bez maksas.

Iebūvēta maksājumu apstrāde

Demonstrācijā izklausās lieliski. Praksē dzīvokļu īpašnieki maksā tāpat kā līdz šim: ar pārskaitījumu uz mājas kontu, atsauci norādot maksājuma mērķī, bieži kā regulāro maksājumu savā internetbankā. Maksājumu apstrādes iebūvēšana pārvaldīšanas rīkā nozīmē pārbūvēt sliedes, kas jau pastāv, un mājas naudai jāatrodas mājas kontā.

Stundas patiesībā ietaupa tas, ka programmatūra katram maksājumam piešķir pareizu atsauci un pati salīdzina bankas izrakstu. Ja māja vēlas iekasēt maksājumus ar SEPA tiešo debetu, programmatūrai jāprot arī sagatavot debeta partijas failu, ko augšupielādējat savā internetbankā. Nauda joprojām plūst caur banku, nevis caur programmatūru.

Darbuzņēmēju tirgus laukumi

„Atrodiet santehniķi mūsu lietotnē.” Santehniķi jūsu pilsētā ir cilvēki, kurus jūs jau pazīstat, un tirgus laukuma izvēle ir sliktāka par jūsu pašu uzticamo meistaru sarakstu. Šī funkcija dzīvo investoru prezentācijās; neviens to neizmanto.

Pielāgojami darbplūsmas redaktori

Velc un nomet saskarne, kurā izstrādāt savus pieteikumu statusus. Izklausās jaudīgi. Patiesībā jūs izmantosiet noklusējumu un nekad tam nepieskarsieties. Un, ja pieskarsieties, izveidosiet darbplūsmu, kas mulsinās katru vēlāk pievienojušos pārvaldnieku. Standarta modelis ar 5 statusiem darbojas. Nesarežģījiet.

„Iedzīvotāju apmierinātības” aptaujas pēc katra pieteikuma

Iedzīvotāji aizpildīs vienu aptauju, pārējās ignorēs. Pieteikuma apstiprinājums („Apstiprināt novēršanu” / „Atvērt atkārtoti”) ir daudz precīzāks signāls, un tas ir bez maksas, jo jau ir darbplūsmas daļa.

Cenu realitātes pārbaude

Cenu modeļi šajā tirgū ir ļoti dažādi: par māju, par dzīvokli, par lietotāju vai fiksēta maksa. Neatkarīgi no modeļa vispirms pārbaudiet, ko bezmaksas versija patiesībā aptver, jo daudzi rīki to ierobežo līdz vienai mājai vai dažiem dzīvokļiem.

Kvaro Bezmaksas plāns aptver neierobežotu māju un neierobežotu dzīvokļu skaitu, ietverot finanses, pieteikumus, atskaites, paziņojumus un dokumentus, un kredītkarte nav vajadzīga. Īstie ierobežojumi attiecas uz komandas lielumu un atskaitēm:

• Bezmaksas: neierobežots māju un dzīvokļu skaits, līdz 3 pārvaldniekiem un 5 meistariem (jūsu darbuzņēmējiem), 2 ģenerētas mājas atskaites mēnesī.
• Premium: līdz 5 pārvaldniekiem un 10 meistariem, neierobežotas atskaites.
• Ultimate: neierobežots pārvaldnieku un meistaru skaits, plānotas atskaites ar jūsu zīmolu un noklusējuma meistari katrai kategorijai katrā mājā.

Maksas plāni tiek aprēķināti par dzīvokli mēnesī, un īpašnieks nosaka ikmēneša izdevumu limitu, tāpēc rēķins nekad nav pārsteigums.

30 minūšu pārbaude

Izmēģinot rīku, izdariet tieši šo, un 30 minūtēs uzzināsiet, vai tas ir kaut ko vērts:

1. Reģistrējieties. Vai tas aizņēma vairāk par 5 minūtēm? Slikta zīme.
2. Izveidojiet māju. Vai tika prasīti 17 lauki? Slikta zīme. Sākumam pietiek ar diviem (nosaukums un adrese).
3. Uzaiciniet iedzīvotāju. Vai process bija saprotams cilvēkam, kurš nav draugos ar tehniku? Pārbaudiet uz savas ģimenes.
4. Iesniedziet sūdzību kā iedzīvotājs. Vai veidlapa bija ātra un iecietīga? Vai jums bija jāizvēlas kategorija, pirms vispār varējāt aprakstīt problēmu?
5. Apstrādājiet pieteikumu kā pārvaldnieks. Vai varējāt to piešķirt meistaram ar diviem pieskārieniem?
6. Novērsiet to kā meistars. Vai varējāt atzīmēt darbu kā pabeigtu, nerakstot veselu rindkopu?
7. Apstipriniet kā iedzīvotājs. Vai saņēmāt paziņojumu? Vai apstiprināšana bija viens pieskāriens?

Ja visi septiņi soļi ir ātri un pašsaprotami, rīks ir labs. Ja kaut viens aizņem vairāk nekā 90 sekundes, rīks nesaprot darbplūsmu.

Par valodu un to, kas raksturīgs Latvijas mājām

Valodai ir lielāka nozīme, nekā šķiet: cilvēki ar savu mājokli saistītās lietas kārto savā valodā, un pa pusei tulkota lietotne ir pirmais attaisnojums to nelietot. Kvaro ir pilnībā latviešu valodā gan pārvaldniekiem, gan iedzīvotājiem: tīmekļa lietotne, iOS un Android lietotnes, push paziņojumi, e-pasti un PDF atskaites. Katrs lietotājs var izvēlēties arī citu valodu, piemēram, angļu.

Tomēr ar tulkojumu vien nepietiek. Citai valstij radīta programmatūra var izpildīt visu iepriekš minēto sarakstu un tomēr jums būt bezjēdzīga. Pirms lēmuma pārbaudiet, kas raksturīgs mājas pārvaldīšanai Latvijā:

• Maksājumu atsauces. Vai katrs maksājums saņem unikālu atsauci, ko iedzīvotājs iekopē laukā „Maksājuma mērķis”, un vai iedzīvotājs lietotnē redz mājas IBAN, precīzu summu un atsauci, gatavus kopēšanai.
• Bankas izraksti. Vai rīks nolasa mājas konta izrakstu bankas piedāvātā standarta formātā, piemēram, camt.053 (XML izraksts) vai MT940, un pats piesaista iedzīvotāju maksājumus pēc atsauces.
• SEPA tiešais debets. Ja vēlaties iekasēt maksājumus ar tiešo debetu, vai rīks sagatavo bankai pieņemamu debeta partiju un glabā dzīvokļu īpašnieku parakstītās pilnvaras.
• Domājamās daļas. Vai izdevumus var sadalīt proporcionāli dzīvokļu īpašumu domājamajām daļām, nevis tikai vienādi.
• Kopsapulce un tās lēmumi. Vai rīks palīdz vest numurētu lēmumu reģistru par katru kopsapulces un rakstiskās aptaujas lēmumu un to izdrukāt.

Ja kaut kas no tā trūkst, jūs par to maksāsiet katru mēnesi ar roku darbu.

Pirms apņematies

Tas, ko patiesībā pērkat, ir divas līdz trīs stundas jūsu pašu laika katru dienu. Izturieties pret izvērtēšanu nopietni, dodiet sev īstu divu nedēļu izmēģinājumu vismaz vienā mājā, pirms apņematies, un neļaujiet demonstrācijas teātrim sevi novērst.

Pareizais rīks ir tas, no kura pēc divām nedēļām jūs vairs negribētu atteikties.