Kaip pasirinkti namų administravimo programą: praktinis vadovas administratoriui

Pirkti namų administravimo programą erzina, nes rinka pasidalijusi į du kraštus. Viename krašte yra senos, sunkios sistemos, sukurtos buhalterijai orientuotai administravimo įmonei: priskaitymai, sąskaitos ir susirinkimų dokumentai spausdintuvui. Jos gerai daro tai, ko iš jų buvo prašoma prieš dvidešimt metų, ir beveik nieko, ko gyventojai tikisi šiandien. Kitame krašte yra šimtas naujų programėlių, kurios tvarko gedimus, bet pamiršta skelbimus, dokumentus, kelių namų atskyrimą ir tai, kaip iš tikrųjų sutvarkyta jūsų įmonė.

Šis vadovas yra praktinis filtras. Jame išvardytos funkcijos, kurios svarbios dirbančiam administratoriui, ir funkcijos, kuriomis giriamasi demonstracijose, bet kuriomis niekas nesinaudoja.

Ko jums iš tikrųjų reikia (aštuonios funkcijos)

1. Struktūruoti gedimai, o ne tik pokalbis

Įrankis turi kiekvieną gedimą laikyti įrašu su būsenos lauku, atsakingu asmeniu ir istorija. Viskas, kas yra „Messenger administratoriams“, nenaudinga dėl tų pačių priežasčių, dėl kurių nenaudinga namo Messenger grupė.

Jei per du paspaudimus negalite išfiltruoti atvirų gedimų visuose namuose, įrankis neatitinka minimalaus lygio.

2. Atskyrimas pagal namus

Administruojate daugiau nei vieną namą. Kiekviename ekrane turi būti rodomas vienas namas arba visi, bet niekada ne atsitiktinis mišinys. A namo gyventojai niekada neturi matyti B namo gedimų, dokumentų ar skelbimų, net netyčia.

Jei demonstracijoje negalima parodyti aiškaus būdo perjungti namą, pagrindinis duomenų modelis yra klaidingas, ir su juo kovosite amžinai.

3. Keturi vaidmenys, tikros teisės

Savininkas (administravimo įmonės savininkas) / Administratorius / Meistras / Gyventojas. Kiekvienas vaidmuo mato skirtingą vaizdą. Savininkas mato pinigus ir administratorius. Administratorius mato namus ir gedimus. Meistras mato tik savo darbų eilę. Gyventojas mato tik savo namą.

Jei įrankyje yra tik „administratorius“ ir „naudotojas“ sistemos prasme, teises valdysite savo galvoje, ir vieną dieną meistras pamatys sąskaitą, kurios neturėjo matyti.

4. Gyventojų prisijungimas su kodu, o ne el. pašto nuoroda

Nuorodos baigia galioti, nuorodos patenka į šlamštą, o kai kurie gyventojai el. pašto išvis neturi (labai dažna senesniuose namuose, kuriuose gyvena vyresnio amžiaus žmonės). Šešių simbolių kodas, kurį gyventojas įveda programėlėje, tinka visiems.

Jei įrankyje yra tik prisijungimas el. pašto nuoroda, tikėkitės visam laikui rankiniu būdu jungti savo vyresnius gyventojus.

5. Kiekvieno namo dokumentai

Tie keli dokumentai, kurių gyventojams kada nors prireikia: namo vidaus tvarkos taisyklės, bendrijos įstatai, priešgaisrinės saugos planas, visuotinių susirinkimų protokolai, patvirtintas metinis biudžetas. Įkeliama vieną kartą kiekvienam namui, ir kiekvienas to namo gyventojas gauna prieigą. PDF / DOC / paveikslėlis. Iki 25 MB vienam failui visiškai pakanka.

Jei įrankis visai nesaugo dokumentų, toliau siuntinėsite PDF el. paštu, ir tai sunaikina pusę prasmės.

6. Skelbimai su priminimais

Dvi kategorijos: Renginys (su pasirenkamu priminimu likus 1 valandai, 1 dienai, 3 dienoms ar 1 savaitei) ir Informacija. Tiek. Gyventojai gauna tiesioginius pranešimus. Administratoriai negauna priminimų apie renginius, kuriuos patys sukūrė.

Jei įrankyje yra sudėtingos skelbimų darbo eigos su tvirtinimo grandinėmis ir audito žurnalais, mokate už funkciją, kuri egzistuoja tam, kad patenkintų pirkimo reikalavimų sąrašą. Administratoriui ji nepadeda.

7. Kiekvieno gedimo istorija

Kai butų savininkas visuotiniame susirinkime paklausia, kodėl lapkričio gedimas buvo tvarkomas tris savaites, turite pateikti chronologiją. Kiekvienas būsenos pakeitimas, kiekvienas priskyrimas, kiekvienas komentaras. Su data ir laiku.

Tai naudinga ir teisiškai. Jei gyventojo skundas pasiekia valdybą ar dar toliau, žurnalas, kaip tvarkėte skundą, yra geriausia jūsų gynyba.

8. Pirmiausia mobilusis, palaikoma ir naršyklėje

90 % gyventojų veiksmų atliekama telefonu. 90 % administratoriaus darbo irgi vyksta telefonu (sėdite ne prie stalo, esate name). Žiniatinklio programa skirta biuro darbams: sunkiam administravimui, atsiskaitymams, nustatymams.

Jei įrankis veikia tik naršyklėje, o „mobilioji patirtis“ tėra prie ekrano prisitaikanti svetainė, gyventojai juo nesinaudos, ir viskas subyrės.

Ko jums iš tikrųjų nereikia (įspūdingi blaškymai)

Viskas, kas „varoma dirbtinio intelekto“

Devyniais atvejais iš dešimties tai funkcija, ieškanti problemos. Automatinis gedimų skirstymas į kategorijas skamba puikiai, kol suprantate, kad administratorius tai padaro per 1 sekundę vienam gedimui, o dirbtinis intelektas suklysta 20 % atvejų.

Praleiskite, kol įrankis, kurį jau naudojate, to nepridės nemokamai.

Integruotas mokėjimų apdorojimas

Demonstracijoje skamba nuostabiai. Praktikoje butų savininkai moka įmokas tais kanalais, kuriais jau naudojasi: pavedimu į bendrijos ar administratoriaus sąskaitą internetinėje bankininkystėje, dažnai kaip periodinį mokėjimą. Integruoti mokėjimus į administravimo įrankį reiškia iš naujo tiesti bėgius, kurie jau egzistuoja, o namo pinigams vieta namo sąskaitoje. Dauguma įmonių, kurios tai bandė, atsisakė.

Iš tikrųjų valandas sutaupo tai, kad programa kiekvienai įmokai suteikia tikslų įmokos kodą ir pati suderina banko išrašą. Jei bendrija nori įmokas surinkti SEPA tiesioginiu debetu, programa turi ir parengti debeto paketo failą, kurį įkeliate į savo banką. Pinigai ir toliau keliauja per banką, o ne per programą.

Rangovų katalogai

„Raskite santechniką mūsų programėlėje.“ Jūsų mieste dirbantys santechnikai yra žmonės, kuriuos jau pažįstate, o katalogo pasirinkimas prastesnis nei jūsų pačių sąrašas. Ši funkcija gyvena investuotojų pristatymuose; niekas ja nesinaudoja.

Savų darbo eigų kūrimo redaktoriai

Tempk ir mesk sąsaja savoms gedimų būsenoms kurti. Skamba galingai. Iš tikrųjų naudosite numatytąją ir niekada jos neliesite. O jei paliesite, sukursite darbo eigą, kuri suklaidins kiekvieną vėliau prisijungusį administratorių. Standartinis 5 būsenų modelis veikia. Nekomplikuokite.

„Gyventojų pasitenkinimo“ apklausos po kiekvieno gedimo

Gyventojai užpildys vieną apklausą, o kitas ignoruos. Gedimo patvirtinimas („Patvirtinti, kad sutaisyta“ / „Atidaryti pakartotinai“) yra kur kas tikslesnis signalas, ir jis nemokamas, nes jau yra darbo eigos dalis.

Kainodaros realybė

Kainodaros modeliai šioje rinkoje labai įvairūs: už namą, už butą, už naudotoją ar fiksuota kaina. Kad ir koks modelis, pirmiausia patikrinkite, ką iš tikrųjų apima nemokamas planas, nes daugelis įrankių jį apriboja vienu namu ar keliais butais.

Kvaro nemokamas planas apima neribotą namų ir neribotą butų skaičių, į jį įeina finansai, gedimai, ataskaitos, skelbimai ir dokumentai, o mokėjimo kortelės nereikia. Tikrosios ribos taikomos komandos dydžiui ir ataskaitoms:

• Nemokamas: neribotas namų ir butų skaičius, iki 3 administratorių ir 5 meistrų (jūsų rangovų), 2 sugeneruotos namo ataskaitos per mėnesį.
• Premium: iki 5 administratorių ir 10 meistrų, neribotas ataskaitų skaičius.
• Ultimate: neribotas administratorių ir meistrų skaičius, suplanuotos ataskaitos su jūsų prekės ženklu ir kiekvieno namo numatytieji meistrai pagal kategoriją.

Mokami planai apmokestinami už butą per mėnesį, o savininkas nustato mėnesio išlaidų ribą, todėl sąskaita niekada nebūna staigmena.

30 minučių vertinimas

Išbandydami įrankį, padarykite būtent tai, ir per 30 minučių sužinosite, ar jis ko nors vertas:

1. Užsiregistruokite. Ar tai užtruko ilgiau nei 5 minutes? Blogas ženklas.
2. Sukurkite namą. Ar paprašė 17 laukų? Blogas ženklas. Pradžiai turėtų užtekti dviejų (pavadinimo ir adreso).
3. Pakvieskite gyventoją. Ar eiga suprantama netechniniam žmogui? Išbandykite su savo šeima.
4. Praneškite apie gedimą kaip gyventojas. Ar forma buvo greita ir atlaidi? Ar turėjote pasirinkti kategoriją, prieš galėdami apskritai aprašyti problemą?
5. Paskirstykite kaip administratorius. Ar galėjote priskirti gedimą meistrui dviem paspaudimais?
6. Sutvarkykite kaip meistras. Ar galėjote pažymėti darbą kaip atliktą nerašydami pastraipos?
7. Patvirtinkite kaip gyventojas. Ar gavote pranešimą? Ar patvirtinimas buvo vienas paspaudimas?

Jei visi septyni žingsniai greiti ir akivaizdūs, įrankis geras. Jei bet kuris iš jų užtrunka ilgiau nei 90 sekundžių, įrankis nesupranta darbo eigos.

Apie kalbą ir tai, kas būdinga Lietuvos daugiabučiams

Kalba svarbesnė, nei atrodo: žmonės su savo būstu susijusius reikalus tvarko gimtąja kalba, o pusiau išversta programėlė yra pirmas pasiteisinimas ja nesinaudoti. Įrankis, visiškai išverstas į jūsų gyventojų kalbą, sulaukia gerokai didesnio įsitraukimo nei tik angliškas. Kvaro veikia lietuviškai tiek administratoriui, tiek gyventojams: žiniatinklio programa, iOS ir Android programėlės, tiesioginiai pranešimai, el. laiškai ir PDF ataskaitos. Jis veikia ir lenkų bei anglų kalbomis, jei dalis jūsų gyventojų jomis kalba mieliau.

Vien vertimo neužtenka. Kitai šaliai sukurta programa gali atitikti visą aukščiau pateiktą sąrašą ir vis tiek būti jums nenaudinga. Prieš apsispręsdami patikrinkite, kas būdinga Lietuvos daugiabučių administravimui:

• Įmokų kodai. Ar kiekviena įmoka kiekvienam butui gauna savo įmokos kodą, kurį gyventojas įrašo į mokėjimo paskirtį, kad pavedimą būtų galima susieti automatiškai.
• Banko išrašai. Ar programa nuskaito bendrijos sąskaitos išrašą standartiniu banko formatu, pavyzdžiui, camt.053 (XML išrašas) ar MT940, ir pati susieja butų savininkų mokėjimus pagal įmokos kodą.
• SEPA tiesioginis debetas. Jei norite įmokas surinkti tiesioginiu debetu, ar programa parengia jūsų banko priimamą debeto paketą ir saugo butų savininkų pasirašytų sutikimų įrašus.
• Dalys bendrojoje nuosavybėje. Ar išlaidas prireikus galima paskirstyti pagal kiekvieno buto dalį bendrojoje nuosavybėje, o ne tik po lygiai.
• Visuotinis susirinkimas ir jo sprendimai. Ar programa padeda vesti sunumeruotą kiekvieno susirinkimo nutarimų registrą ir jį atsispausdinti.

Jei ko nors iš to trūksta, už tai mokėsite kas mėnesį rankiniu darbu.

Prieš įsipareigodami

Jūs perkate atgal dvi-tris savo paties laiko valandas per dieną. Vertinkite rimtai, prieš įsipareigodami skirkite sau tikrą dviejų savaičių bandomąjį laikotarpį bent su vienu namu ir neleiskite demonstracijos teatrui jūsų išblaškyti.

Tinkamas įrankis yra tas, kurio po dviejų savaičių nebesutiktumėte atsisakyti.