Társasházkezelő szoftver kiválasztása: gyakorlati útmutató képviselőknek

A társasházkezelő szoftver vásárlása bosszantó, mert a piac kétpólusú. Az egyik végén a 2003-ban épült, örökölt asztali rendszerek vannak, amelyeket egy olyan kezelőnek terveztek, akinek közgyűlési jegyzőkönyveket kell nyomtatnia. Minden másra, amire szüksége van, vadul túlméretezettek. A másik végén száz startup-alkalmazás, amely hibakövetést végez, de figyelmen kívül hagyja a közleményeket, a dokumentumokat, a több társasházra vonatkozó hatókört, és a vállalkozása tényleges felépítésének szerkezetét.

Ez az útmutató egy gyakorlati szűrő. Felsorolja a funkciókat, amelyek számítanak egy dolgozó közös képviselőnek, és a funkciókat, amelyekkel a demók dicsekednek, de senki sem használ.

Amire valójában szüksége van (a nyolc)

1. Strukturált bejelentések, nem csak chat

Az eszköznek úgy kell modelleznie egy hibát, mint egy rekordot státuszmezővel, felelőssel és előzményekkel. Bármi, ami „WhatsApp, csak képviselőknek”, ugyanazon okokból haszontalan, amiért a WhatsApp az.

Ha nem tudja két kattintással leszűrni a nyitott hibákat az összes társasházból, az eszköz a léc alatt van.

2. Több társasházra vonatkozó hatókör

Ön egynél több társasházat kezel. Minden képernyőnek egy társasházat vagy az összeset kell mutatnia, soha valamilyen véletlen keveréket. Az A társasház lakói soha nem láthatják a B társasház hibáit, dokumentumait vagy közleményeit, még véletlenül sem.

Ha a demó nem tud tiszta módot mutatni a társasház-kontextus váltására, az alatta lévő adatmodell hibás, és Ön örökké küzdeni fog vele.

3. Három szerep, valódi jogosultságok

Tulajdonos / Képviselő / Szerelő / Lakó. Mindegyik szerep más felületet lát. A tulajdonos a pénzt és a képviselőket látja. A képviselő a társasházakat és a bejelentéseket látja. A szerelő csak a saját sorát látja. A lakó csak a saját társasházát látja.

Ha az eszközben csak „admin” és „felhasználó” van, fejben fogja kézzel összerakni a jogosultságokat, és egy nap egy szerelő lát egy számlát, amit nem kellene.

4. Lakóbevezetés kóddal, nem e-mailes linkkel

Az e-mailes linkkel történő bevezetés az esetek mintegy 30%-ában megbukik. A linkek lejárnak, a linkek a spambe kerülnek, a lakóknak egyáltalán nincs e-mailjük (nagyon gyakori idősebb házakban). Egy 6 karakteres kód, amelyet a lakó beír az alkalmazásba, mindenkinél működik.

Ha az eszközben csak e-mailes linkkel történő bevezetés van, számítson rá, hogy az idősebb lakóit örökké kézzel kell bevezetnie.

5. Társasházankénti dokumentumok

A néhány dokumentum, amelyre a lakóknak valaha szükségük van: házirend, tűzvédelmi terv, közgyűlési jegyzőkönyv, közösköltség-elszámolás. Társasházanként egyszer feltölti, az adott társasház minden lakója hozzáférést kap. PDF / DOC / kép. Fájlonként 25 MB-ig bőven elég.

Ha az eszköznek egyáltalán nincs dokumentumtárolása, továbbra is PDF-eket fog e-mailezni, és ez a lényeg felét aláássa.

6. Közlemények emlékeztetőkkel

Két kategória: Esemény (opcionális emlékeztetővel 1 órával / 24 órával / 48 órával előtte) és Infó. Ennyi. A lakók push-értesítéseket kapnak. A képviselők nem kapnak emlékeztetőket az általuk létrehozott eseményekről.

Ha az eszköznek bonyolult közlemény-munkafolyamatai vannak jóváhagyási láncokkal és naplókkal, akkor egy olyan funkcióért fizet, amely egy beszerzési ellenőrzőlista kielégítésére létezik. Egy képviselőnek nem segít.

7. Nyomvonal minden hibán

Amikor egy tulajdonos a közgyűlésen megkérdezi, miért tartott három hétig egy novemberi hiba, idővonalat kell tudnia előállítani. Minden státuszváltás, minden kiosztás, minden megjegyzés. Időbélyegekkel.

Ez jogilag is hasznos. A legtöbb joghatóságban a panaszkezelés naplója a védekezése, ha egy lakó eszkalál.

8. Mobilelsődleges, webbel támogatott

A lakói interakció 90%-a mobil. A képviselői interakció 90%-a szintén mobil (nem az íróasztalnál ül, hanem egy házban van). A webes alkalmazás az irodai feladatokra való: nehéz adminisztráció, számlázás, konfiguráció.

Ha az eszköz csak webes, és a mobilélmény „reszponzív web”, a lakók nem fogják használni, és az egész szétesik.

Amire valójában nincs szüksége (a lenyűgöző figyelemelterelők)

Bármilyen „mesterséges intelligenciával működő” dolog

Tíz esetből kilencben ez egy funkció, amely problémát keres. A bejelentések automatikus kategorizálása nagyszerűen hangzik, amíg rá nem jön, hogy a képviselő bejelentésenként 1 másodperc alatt megteszi, az MI pedig az esetek 20%-ában rosszul csinálja.

Hagyja ki, amíg a már használt eszköze ingyen hozzá nem adja.

Beépített fizetésfeldolgozás

Csodálatosan hangzik egy demóban. A gyakorlatban a lakók a lakbért vagy a közös költséget azon a csatornán fizetik, amelyet az országuk használ (banki átutalás, csoportos beszedés, helyi mobilbankos alkalmazások), és a fizetés beépítése a kezelőeszközbe azt jelenti, hogy újraépít egy már létező sínrendszert. A legtöbb cég, aki ezzel próbálkozott, visszavonta.

Beszállítói piacterek

„Találjon vízvezeték-szerelőt az alkalmazásunkon keresztül.” A városában lévő szerelők olyan emberek, akiket már ismer, és a piactér választéka rosszabb, mint a saját listája. Ez a funkció a prezentációkban létezik; senki sem használja.

Egyedi munkafolyamat-szerkesztők

Egy fogd és vidd felület a saját bejelentési státuszainak megtervezéséhez. Erősnek hangzik. A valóságban az alapértelmezettet fogja használni, és soha nem nyúl hozzá. Ha mégis hozzányúl, olyan munkafolyamatot hoz létre, amely megzavar minden később csatlakozó képviselőt. A szabványos 5 státuszú modell működik. Ne túlbonyolítsa.

„Lakói elégedettség” felmérések minden hiba után

A lakók egy felmérést kitöltenek, aztán a többit figyelmen kívül hagyják. A hiba megerősítése (Javítva megerősítése / Újranyitás) sokkal megbízhatóbb jelzés, és ingyen van, mert már a munkafolyamat része.

A árazás valóságellenőrzése

Az árazás ezen a piacon vad. Egyes eszközök társasházanként, mások lakásonként, mások felhasználónként, mások képviselőnként számláznak. Néhány átalánydíjas. Így érdemes gondolkodni róla:

• A lakásonkénti árazás a legrosszabb. Megbünteti azért, hogy sok kis lakásos társasházat kezel.
• A társasházankénti árazás rendben van, ha a társasházankénti lakáskorlát elég magas.
• A képviselőnkénti árazás illeszkedik ahhoz, ahogyan az érték keletkezik a vállalkozásában. A képviselői kapacitás az, ami skálázódik.
• Az átalánydíj funkciószintekkel a legtisztább, különösen, ha tartalmaz egy Ingyenes szintet kiértékelésre.

Egy kis cég (3-5 társasház) számára ésszerű ár havi 30-80 euró összesen. Bármi, ami egy kis cégnek havi 200 euró felett van, az örökölt asztali piac, és el kell futnia.

A 30 perces kiértékelés

Amikor kipróbál egy eszközt, csinálja pontosan ezt, és 30 perc alatt megtudja, jó-e:

1. Regisztráljon. Több mint 5 percbe telt? Rossz jel.
2. Hozzon létre egy társasházat. 17 mezőt kért? Rossz jel. Kettő (név és cím) elég kell legyen az induláshoz.
3. Hívjon meg egy lakót. Érthető volt a folyamat egy nem műszaki ember számára? Tesztelje a saját családján.
4. Nyújtson be panaszt lakóként. Gyors és megengedő volt az űrlap? Kategóriát kellett választania, mielőtt egyáltalán beírhatta volna a hibát?
5. Triázsoljon képviselőként. Hozzá tudta rendelni egy szerelőhöz két koppintással?
6. Oldja meg szerelőként. Késznek tudta jelölni anélkül, hogy bekezdést kellett volna gépelnie?
7. Erősítse meg lakóként. Kapott értesítést? Egy koppintás volt a megerősítés?

Ha mind a hét lépés gyors és nyilvánvaló, az eszköz jó. Ha bármelyik több mint 90 másodpercbe telik, az eszköz nem érti a munkafolyamatot.

Megjegyzés a nemzetköziesítésről

Ha nem angol nyelvű piacon van, a nyelv jobban számít, mint gondolná. Egy eszköz, amely teljesen le van fordítva a lakói nyelvére, 30%-kal nagyobb elfogadottságot kap, mint egy csak angol nyelvű, még akkor is, ha a lakói névlegesen beszélnek angolul. Az emberek az anyanyelvükön intézik a lakhatási helyzetüket.

A jó eszközök először a lakók felé néző felületet nemzetköziesítik, másodszor a képviselők felé néző felületet, és a tulajdonosi / számlázási felületet angolul hagyják. Ez a helyes sorrend, mert a lakó az a felhasználó, akinél a legnagyobb a lemorzsolódás kockázata, ha az élmény idegennek hat.

A lényeg

Naponta két-három órát vásárol vissza a saját idejéből. Vegye komolyan a kiértékelést, adjon magának egy valódi kéthetes próbát legalább egy társasházon, mielőtt elköteleződik, és ne hagyja, hogy a demó-színház elterelje a figyelmét.

A megfelelő eszköz az, amelyről két hét után megtagadná, hogy lemondjon. Minden más csak zaj.