Bankszámlakivonat importálása társasháznak, minden bankkal

Hónap elején a legtöbb közös képviselő ugyanazzal kezd: az egyik ablakban a netbank, a másikban a befizetési táblázat. Végigmegy a jóváírásokon, és mindegyiknél kitalálja, melyik lakásé. „KOVÁCS P.“ 38 500 forintot utalt „közös ktg“ közleménnyel, csak éppen két Kovács lakik a házban. Egy húszlakásos társasháznál ez egy óra. Tíz háznál egy teljes munkanap, és a következő hónapban kezdheti elölről.

A bank közben minden adatot pontosan tárol. Elég kiexportálni őket egy fájlba ahelyett, hogy kézzel másolná át.

Melyik banktól melyik fájlt

A Kvaro úgy olvassa be a magyar bankok exportjait, ahogy a bank kiadja őket. Nem kell átnevezni a fájlt, oszlopokat rendezni vagy sablont kitölteni.

• Netbankos számlatörténet vagy forgalmi lista CSV-, XLSX- vagy régi XLS-formátumban az OTP, az Erste, a K&H, a CIB, az MBH, a UniCredit, a Gránit, a KDB, a MagNet és a Raiffeisen netbankjából. Az OTP Internetbank régi és új exportja is működik, és az OTP számlatörténete akkor is, ha a „.xls“ kiterjesztésű fájl valójában weboldal. Az Erste George UTF-16-os CSV-je is gond nélkül beolvasható.
• Vállalati banki programok kivonatai: az Electra és a UniCredit SpectraNet .stm fájlja, a CIB SAP-formátumú .kiv exportja és a Raiffeisen szöveges (TXT) kivonata.
• MT940 (a CIB-nél, az MBH-nál és a Raiffeisennél) és camt.053 XML.

Ha a bankja több formátumot kínál, az MT940-et, a camt.053-at vagy az Electra-kivonatot válassza. Ezekben benne van a nyitó és a záró egyenleg, így a Kvaro ellenőrizni tudja, hogy nem maradt-e ki egy időszak. Egy hosszabb időszak napi fájljait csomagolja ZIP-be, vagy jelöljön ki egyszerre több fájlt. A CIB SAP-exportjának fej- és tételállománya is együtt tölthető fel.

Csekkes befizetések, egyenként

Sok házban vannak lakók, akik a postán, sárga csekken fizetik a közös költséget. A bankszámlakivonaton ezek a befizetések egyetlen összesített jóváírásként jelennek meg, amelyből nem derül ki, ki fizetett. A bank külön állományt is ad a postai befizetésekről: ez a PEK-fájl, a CIB-nél .ujf, a K&H-nál .chq kiterjesztéssel. A Kvaro ebből minden befizetett csekket külön tételként olvas be, a csekkre nyomtatott azonosítóval együtt. A hibásként jelölt, jóvá nem írt tételeket kihagyja.

Mivel ugyanezek a csekkek a kivonaton összesítve is megjelennek, egy adott napot csak egyszer importáljon: vagy a PEK-fájlból, vagy a kivonatból. Különben a csekkes pénz kétszer számít.

Így tölti le a netbankból

A menük bankonként mások, a lépések szinte mindig ugyanezek:

1. Nyissa meg a netbankban a társasház számláját.
2. Válassza a számlatörténetet vagy a forgalmi listát, és állítsa be az időszakot, például az előző hónapot.
3. Exportálja a listát CSV-, Excel- vagy kivonatfájlként.
4. A Kvaróban a Pénzügyek menü „Kivonatok hozzáadása“ fülén húzza be a fájlt.

Importáljon folyamatosan, hónapról hónapra. Ha a fájlban szerepel nyitó egyenleg, a Kvaro összeveti a ház nyilvántartott egyenlegével. Ha a kettő eltér, egy korábbi kivonat hiányzik, és az import megáll, amíg azt nem pótolja.

Mi történik feltöltéskor

A Kvaro minden tételt beolvas, és mentés előtt előnézetben mutatja meg. Közben:

• Ellenőrzi, hogy a ház számlájáról van-e szó. A társasház számlaszámát a megszokott 8-8 vagy 8-8-8 jegyű formában is megadhatja, és a Kvaro már rögzítéskor ellenőrzi az ellenőrző számjegyeket, így egy elgépelt számlaszám nem jut el a lakókhoz. A kivonaton szereplő számlaszámot, akár belföldi formában, akár IBAN-ként áll ott, ehhez méri. Egy másik ház véletlenül feltöltött kivonata elakad, mielőtt egyetlen tétele is mentésre kerülne. Ha az export több számlát tartalmaz, például az ugyanannál a banknál vezetett összes házét, csak ennek a háznak a tételei maradnak meg.
• Az ékezetek a helyükön maradnak. A régebbi vállalati programok DOS-os vagy Windows-os kódlappal írják a fájlt. A Kvaro felismeri, melyikkel, így Kőszeginé és Szűcs Ödön neve sem esik szét kérdőjelekre.
• A közlemény egyben marad. A bankok a közleményt gyakran 35 karakteres darabokban tárolják. Ha egy azonosító éppen a vágásra esik, a Kvaro összeilleszti a két darabot.
• Csak a könyvelt tételek számítanak. A függő tételeket, amelyeket egyes netbankok az exportba is beírnak, a Kvaro kihagyja. Akkor jelennek meg, amikor a bank ténylegesen lekönyvelte őket.

A fájl közben az Ön gépén marad. Egy társasházi számla kivonata minden tulajdonos nevét és befizetési előzményeit tartalmazza, ezért a Kvaro a böngészőben vagy a telefonon olvassa be, magát a fájlt pedig sehova nem tölti fel. Csak azok a tételek kerülnek a Kvaróba, amelyeket az előnézet után elment.

A közlemény mondja meg, ki fizetett

Amikor a Kvaróban kiír egy befizetést, legyen az a havi közös költség, a felújítási alapba szánt hozzájárulás vagy egy egyszeri tetőjavítás, minden lakás erre a befizetésre szóló, új nyolcjegyű azonosítót kap, és a lakó ezt írja az átutalás közleményébe. Az alkalmazásban a számlaszámot (belföldi formában, alatta az IBAN-nal) és a közleményt egy koppintással kimásolhatja. Aki nem használja az alkalmazást, annak kinyomtatja a közleménylistát.

Fizetési QR-kódot a Kvaro Magyarországon nem mutat. Az MNB QR-kódja 2024 szeptembere óta nem működik, a helyébe lépő qvik fizetést pedig szerződött fizetési szolgáltatónak kell fizetésenként aláírnia. A számlaszám és a közlemény ezért szövegként jelenik meg.

Amikor beérkezik a kivonat, minden jóváírás, amelynek közleményében ott az azonosító, magától a megfelelő lakáshoz kerül, akkor is, ha a lakó a házastársa számlájáról utalt, vagy az azonosító mellé odaírta, hogy „július“. Befizetésenként látja, ki fizetett, ki fizetett részben, és ki nem.

Mivel az azonosító minden befizetésnél új, az állandó átutalás, amely hónapról hónapra ugyanazzal a régi közleménnyel megy, nem párosul magától. Ezek az utalások, a többi azonosító nélküli befizetéssel együtt, a befizetés „Nem hozzárendelt“ összegében várnak, ahonnan a ki-fizetett nézetben a „Szétosztás“ gombbal rendeli őket a lakásokhoz.

A kiadások ugyanígy működnek. A liftkarbantartónak indított utalást egyszer hozzáköti a költséghez, és a költség fizetettre vált.

Amit a Kvaro nem importál

• PDF-kivonatot. A PDF olvasásra készül, nem gépi feldolgozásra, ezért a Kvaro hibaüzenettel visszautasítja. Ugyanazt az időszakot töltse le CSV-, Excel- vagy kivonatfájlként.
• Hitelkártya-kivonatot. Ez nem a ház számlájának forgalma.
• Napközbeni forgalmi értesítőt (MT942). Lezárt napot vagy hónapot importáljon.

Mire megy el a megspórolt idő

Ha az egyeztetés néhány percig tart egy teljes este helyett, a felszabaduló idő a következő házé. A közgyűlésen pedig a kivonatból számolt lista áll Ön mellett: ki mennyit fizetett, mekkora a hátralék, mennyi pénz van a felújítási alapban. Az a képviselő, aki ezt meg tudja mutatni, könnyebben kap meg egy új társasházat, mint aki a táblázatát magyarázza.

Hogy mi épül erre a rendszerre, azt a táblázat nélküli társasházi pénzügyekről szóló cikkünk mutatja meg. A költségvetéstől az éves elszámolásig tartó kört a társasházi számviteli év veszi végig, a lakóknak szóló rendszeres beszámolóról pedig a közös képviselői beszámolóról szóló cikk szól.