Kuidas valida kinnisvarahalduse tarkvara: praktiline juhend haldurile

Kinnisvarahalduse tarkvara ostmine on tüütu, sest turg on jagunenud kaheks. Ühes otsas on vanad rasked süsteemid, mis on ehitatud raamatupidamiskesksele haldusettevõttele: arvestus, majandusaasta aruanne ja üldkoosoleku paberid printerisse. Need teevad hästi seda, mida neilt kakskümmend aastat tagasi paluti, ja peaaegu mitte midagi sellest, mida elanikud täna ootavad. Teises otsas on sada värsket äppi, mis tegelevad rikketeadetega, kuid unustavad teated, dokumendid, mitme maja korraga haldamise ja selle, kuidas sinu ettevõte tegelikult korraldatud on.

See juhend on praktiline filter. See loetleb funktsioonid, mis on töötava halduri jaoks olulised, ja funktsioonid, millega esitlustel hoobeldakse, kuid mida keegi kunagi ei kasuta.

Mida sul päriselt vaja on (kaheksa asja)

1. Struktureeritud rikketeated, mitte lihtsalt vestlus

Tööriist peab käsitlema iga riket kirjena, millel on olek, täitja ja ajalugu. Kõik, mis on „WhatsApp, aga halduritele“, on kasutu samadel põhjustel nagu maja WhatsAppi grupp.

Kui sa ei saa kahe klikiga filtreerida kõigi oma majade avatud rikketeateid, jääb tööriist lati alla.

2. Majapõhine piiritlus

Sa haldad rohkem kui ühte maja. Iga vaade peab näitama ühte maja või kõiki, mitte kunagi juhuslikult tekkinud segu. Maja A elanikud ei tohi kunagi näha maja B rikketeateid, dokumente ega teateid, isegi kogemata mitte.

Kui esitlus ei näita selget viisi ühest majast teise lülitumiseks, on aluseks olev andmemudel vale ja sa võitled sellega lõputult.

3. Neli rolli, päris õigused

Omanik (haldusettevõtte omanik) / Haldur / Meister / Elanik. Iga roll näeb erinevat vaadet. Omanik näeb raha ja haldureid. Haldur näeb maju ja rikketeateid. Meister näeb ainult oma tööjärjekorda. Elanik näeb ainult oma maja.

Kui tööriist eristab ainult „administraatorit“ ja „kasutajat“, pead õigusi oma peas haldama ja ühel päeval näeb meister arvet, mida ta ei pidanud nägema.

4. Elanike liitumine koodiga, mitte e-posti lingiga

Lingid aeguvad või lähevad rämpsposti, või elanikul lihtsalt pole e-posti (eakamate elanike seas väga tavaline). Kuuemärgiline kood, mille elanik äppi sisestab, toimib kõigi jaoks.

Kui tööriist toetab ainult e-posti lingiga liitumist, arvesta sellega, et lisad oma eakamaid elanikke käsitsi maailma lõpuni.

5. Majapõhised dokumendid

Need vähesed dokumendid, mida elanikud päriselt vajavad: kodukord, põhikiri, üldkoosolekute protokollid, kinnitatud majandamiskava ja tuleohutusjuhend. Laadi need üles üks kord maja kohta ja iga selle maja elanik saab neile juurdepääsu. PDF, DOC või pilt. Kuni 25 MB faili kohta on täiesti piisav.

Kui tööriistal pole dokumendihoidlat, saadad PDF-e edasi e-postiga ja pool kasust läheb kaotsi.

6. Teated koos meeldetuletustega

Kaks tüüpi: Sündmus (valikulise meeldetuletusega 1 tund, 1 päev, 3 päeva või 1 nädal ette) ja Info. Rohkem ei olegi. Elanikud saavad tõuketeavituse. Haldurid ei saa meeldetuletusi sündmuste kohta, mille nad ise lõid.

Kui tööriistal on keerukad teadete töövood kinnitusahelate ja logidega, maksad funktsiooni eest, mis on olemas hanke nõuete nimekirja täitmiseks. Haldurit see ei aita.

7. Iga rikketeate ajalugu

Kui korteriomanik küsib üldkoosolekul, miks novembrikuise rikke lahendamine kolm nädalat võttis, pead suutma näidata ajajoont. Iga oleku muutus, iga määramine, iga kommentaar. Kuupäeva ja kellaajaga.

See kaitseb ka sind. Kui korteriomanik esitab kaebuse, on ajalugu sellest, kuidas asjaga tegelesid, parim viis näidata, et tegutsesid õigel ajal.

8. Loodud mobiili jaoks, töötab ka brauseris

90% elanike asjaajamisest käib telefonis. Nii käib ka 90% halduri tööst (sa ei istu laua taga, sa oled majas). Veebirakendus on kontoritööde jaoks: raske administreerimine, arveldus ja seaded.

Kui tööriist töötab ainult brauseris ja „mobiiliäpp“ on telefoni ekraanile kohanduv veebileht, ei hakka elanikud seda kasutama ja kogu asi kukub kokku.

Mida sul tegelikult vaja pole (muljetavaldavad segajad)

Kõik, millel on silt „tehisintellekt“

Üheksal juhul kümnest on see funktsioon, mis otsib probleemi. Rikketeadete automaatne kategoriseerimine kõlab suurepäraselt, kuni mõistad, et haldur teeb seda ühe sekundiga teate kohta ja tehisintellekt eksib iga viienda teate puhul.

Jäta vahele, kuni tööriist, mida juba kasutad, lisab selle tasuta.

Sisseehitatud maksete vahendamine

Esitlusel kõlab see hämmastavalt. Praktikas maksavad korteriomanikud oma igakuiseid makseid nii nagu ennegi: ülekandega korteriühistu kontole viitenumbriga, sageli oma internetipanga püsikorraldusega. Maksete vahendamise ehitamine haldustarkvarasse tähendab juba olemasolevate rööbaste uuesti ehitamist ja korteriühistu raha koht on korteriühistu kontol.

Päriselt säästab tunde see, kui tarkvara annab igale maksele õige viitenumbri ja kontrollib pangaväljavõtte ise üle. Kui korteriühistu soovib makseid koguda SEPA otsekorraldusega, peab tarkvara koostama ka otsekorralduse faili, mille laadid üles oma internetipanka. Raha liigub endiselt panga kaudu, mitte tarkvara kaudu.

Töövõtjate kataloogid

„Leia torumees meie äpi kaudu.“ Sinu linna torumehed on inimesed, keda sa juba tunned, ja äpi valik on kehvem kui sinu enda usaldusväärsete tegijate nimekiri. See funktsioon elab investoriesitlustes. Keegi ei kasuta seda.

Kohandatavad töövooredaktorid

Lohista-ja-aseta liides oma rikketeadete olekute kujundamiseks. Kõlab võimsalt. Tegelikult kasutad vaikeseadistust ega puutu seda kunagi. Ja kui puutud, lood töövoo, mis ajab segadusse iga hiljem liituva halduri. Tavaline viie olekuga mudel töötab. Ära tee asja keerulisemaks.

„Rahulolu-uuringud“ pärast iga rikketeadet

Elanikud täidavad ühe küsitluse ja jätavad ülejäänud vahele. Rikketeate kinnitamine (Kinnita parandus / Ava uuesti) on palju usaldusväärsem signaal ja see on tasuta, sest see on juba töövoo osa.

Hinnakujunduse reaalsuskontroll

Hinnamudelid on selles valdkonnas väga erinevad: maja kohta, korteri kohta, kasutaja kohta või kindel tasu. Olenemata mudelist kontrolli kõigepealt, mida tasuta versioon tegelikult katab, sest paljud tööriistad piiravad selle ühe maja või mõne korteriga.

Kvaro tasuta pakett katab piiramatult maju ja kortereid, sisaldab rahaasju, rikketeateid, aruandeid, teateid ja dokumente ning krediitkaarti pole vaja. Tegelikud piirangud puudutavad meeskonna suurust ja aruandeid:

• Tasuta: piiramatult maju ja kortereid, kuni 3 haldurit ja 5 meistrit (sinu töövõtjad), 2 genereeritud maja aruannet kuus.
• Premium: kuni 5 haldurit ja 10 meistrit, piiramatult aruandeid.
• Ultimate: piiramatult haldureid ja meistreid, ajastatud aruanded sinu enda brändiga ja majapõhine vaikemeister igale kategooriale.

Tasulisi pakette arveldatakse korteri kohta kuus ja omanik seab igakuise kululae, nii et arve ei tule kunagi üllatusena.

30-minutiline test

Kui proovid tööriista, tee täpselt nii ja tead poole tunniga, kas see on midagi väärt:

1. Registreeru. Kas see võttis üle 5 minuti? Halb märk.
2. Loo maja. Kas küsiti 17 välja? Halb märk. Alustamiseks peaks piisama kahest (nimi ja aadress).
3. Kutsu elanik. Kas samme mõistaks inimene, kes pole tehnikaga sina peal? Proovi oma pere peal.
4. Saada rikketeade elanikuna. Kas vorm oli kiire ja andestav? Kas pidid valima kategooria enne, kui said üldse mure kirja panna?
5. Sorteeri haldurina. Kas said selle kahe puudutusega meistrile määrata?
6. Lahenda meistrina. Kas said töö valmis märkida ilma lõiku teksti kirjutamata?
7. Kinnita elanikuna. Kas said teavituse? Kas kinnitamine oli üks puudutus?

Kui kõik seitse sammu on kiired ja iseenesestmõistetavad, on tööriist hea. Kui mõni neist võtab üle 90 sekundi, ei mõista tööriist töövoogu.

Keelest ja sellest, mis on Eesti korteriühistutele omane

Keel on olulisem, kui arvata võiks: elanikud ajavad oma koduga seotud asju oma emakeeles ja poolikult tõlgitud äpp on esimene ettekääne seda mitte kasutada. Kvaro on täielikult eesti keeles nii haldurile kui elanikele: veebirakendus, iOS- ja Androidi äpid, tõuketeavitused, e-kirjad ja PDF-aruanded. See töötab ka inglise keeles ja paljudes teistes Euroopa keeltes.

Pelgalt tõlkest siiski ei piisa. Teise riigi jaoks loodud tarkvara võib täita kogu ülaltoodud nimekirja ja olla sulle ikkagi kasutu. Enne otsust kontrolli, mis on Eesti korteriühistu haldamises omane:

• Viitenumbrid. Et iga makse saaks õige Eesti viitenumbri, mida pank juba makse sisestamisel kontrollib.
• Pangaväljavõtted. Et see loeks korteriühistu konto väljavõtet panga pakutavas standardvormingus, nagu camt.053 (XML-väljavõte) või MT940, ja seoks korteriomanike maksed ise viitenumbri järgi.
• SEPA otsekorraldus. Kui tahad makseid koguda otsekorraldusega, et see koostaks sinu panga aktsepteeritud otsekorralduse faili ja peaks arvet korteriomanike allkirjastatud volituste üle.
• Kaasomandi osad. Et kulusid saaks vajadusel jagada korterite kaasomandi osade järgi, mitte ainult võrdselt.
• Üldkoosolek ja otsused. Et see aitaks pidada iga üldkoosoleku otsustest nummerdatud otsuste registrit ja seda välja printida.

Kui mõni neist puudub, maksad selle eest iga kuu käsitööna.

Enne kui otsustad

Tegelikult ostad tagasi kaks-kolm tundi oma aega päevas. Võta hindamist tõsiselt, anna endale enne otsustamist päris kahenädalane prooviperiood vähemalt ühe majaga ja ära lase esitluse etendusel end eksitada.

Õige tööriist on see, millest sa kahe nädala pärast enam loobuda ei nõustuks.