Hvor mange ejendomme kan en administrator realistisk nå?

Alle, der ejer en administrationsvirksomhed, prøver at regne dette tal ud. Hvor mange ejendomme kan én administrator reelt klare på fuld tid? På branchens konferencer hører man vidt forskellige tal. En konkurrent praler med, at hver medarbejder har 70 foreninger. Din mest erfarne administrator sværger, at det reelle loft ligger på 20.

De har alle sammen ret, alt efter hvad administratoren bruger dagen på. Lad os gøre regnestykket ærligt. Tallene i denne artikel er vejledende og kommer fra en enkel model, som du kan regne igennem med dine egne tal: tænk på ejendomme af mellemstørrelse med 20-40 lejligheder.

Det naive regnestykke

De fleste beregninger af »ejendomme pr. administrator« går ud fra noget i stil med:

• Omkring 150 effektive arbejdstimer om måneden
• Omkring 8 fejlmeldinger pr. ejendom om måneden i gennemsnit
• Omkring 15 minutter af administratorens tid pr. fejlmelding (læse, svare, sende videre til håndværkeren, følge op)
• Lidt administrativt arbejde: meddelelser, dokumenter og forberedelse af den ordinære generalforsamling

Sæt tallene ind, og én person kan klare omkring 50 ejendomme uden at svede. Det er det tal, man bruger, når en portefølje skal værdiansættes, eller en forretningsplan skal skrives.

Det tal, man når i praksis, ligger omkring 20. Hvor bliver de andre 30 ejendommes teoretiske kapacitet af?

Hvor tiden reelt går

De 15 minutter pr. fejlmelding er rigtige isoleret set. Men fejlmeldinger kommer ikke isoleret. De kommer midt i en strøm af afbrydelser, der æder det meste af dagen, før noget reelt arbejde bliver gjort.

Kommunikationen

En enkelt vandskade, håndteret via foreningens Facebook-gruppe, giver i gennemsnit:

1. Beboerens første besked (»der er vand overalt«)
2. Administratorens opklarende spørgsmål (»hvilken lejlighed?«)
3. Beboerens billede og svar
4. To-tre andre beboere, der blander sig (»også hos mig«)
5. Administratorens foreløbige svar (»jeg ringer til VVS’eren«)
6. Den separate Messenger-tråd med VVS’eren
7. VVS’erens opdatering en time senere
8. Administratoren, der kopierer opdateringen ind i gruppen
9. En beboer, der spørger, hvornår det er ordnet
10. Administratoren, der forklarer det igen
11. Beskeden om, at det er ordnet
12. En anden beboer, der bekræfter, at det ikke drypper mere

Tolv kontaktpunkter for én fejlmelding. Selv hvis hvert af dem kun tager 90 sekunder, er du oppe på næsten tyve minutter, og du har skiftet opgave tolv gange. Hvert skift koster yderligere to-tre minutter af »hvor var jeg nu?«.

Læg det sammen, og hver fejlmelding nærmer sig tre kvarter. Med 8 fejlmeldinger om måneden bliver det omkring 6 timer pr. ejendom om måneden alene på kommunikation. Med 20 ejendomme er det 120 timer: det meste af en måneds arbejde, før noget reelt er gjort.

Den skjulte arbejdsbyrde

Det andet, regnestykket overser: en administrator laver langt mere end at tage sig af fejlmeldinger. Der er også:

• Beboere, der ringer i stedet for at skrive (»jeg ville ikke forstyrre i gruppen«)
• Beboere, der skriver til den forkerte administrator, fordi de ikke ved, hvem på kontoret der har deres ejendom
• Formænd, der gerne vil have et overblik over, hvordan det går
• Moderation af Facebook-gruppen, så den ikke udvikler sig til skænderier mellem naboer
• Generalforsamlingssæsonen: indkaldelse, dagsorden, årsregnskab, budget og referat. Én ordinær generalforsamling pr. forening om året, for mange foreninger samlet i foråret, plus de ekstraordinære, der dukker op, og næsten altid om aftenen
• Restancer og rykkere til ejere, der ikke har betalt
• Forsikringssager, ejerskifteskemaer, når en lejlighed bliver solgt, og resten af papirarbejdet

Det er den del af isbjerget, der ligger under vandet. Intet af det dukker op i »fejlmeldinger pr. ejendom om måneden«.

Det reelle loft

Tal med administratorer, der er kommet over 40 ejendomme uden at brænde ud, og du finder ét fælles mønster: de har fjernet sig selv fra omstillingsbordet. De bestemmer ikke, hvem der tager hver fejlmelding. De bringer ikke beskeder frem og tilbage mellem beboere og håndværkere. De modererer ikke Facebook-grupper.

Det bruger de i stedet tiden på:

• At gennemgå indbakken med fejlmeldinger en eller to gange om dagen, ikke 80
• At tale med bestyrelserne om det, der betyder noget: budgetter, renoveringer, skift af leverandører
• At tage nye ejendomme ind
• At håndtere de 5 % af fejlmeldingerne, der reelt kræver et menneskes vurdering

En administrator, hvis arbejde er skåret ned til gennemgang af indbakken + dialog med bestyrelserne + det, der eskalerer, kan sagtens klare 40-50 ejendomme. En administrator, der stadig er omstillingsbordet, brænder ud omkring de 20.

Forskellen er strukturen.

Hvad der ændrer strukturen

Tre ting, i rækkefølge efter effekt:

1. Fra beboer til håndværker, uden om dig

Når en vandskade bliver meldt, får VVS’eren besked direkte. Administratoren behøver ikke være involveret, før noget eskalerer. Den ene ændring fjerner omkring 60 % af kommunikationsbyrden.

2. En status, beboerne kan se

Når en beboer kan se »I gang, tildelt Jesper, VVS’er« uden at skrive til nogen, forsvinder »nyt?«-løkken helt. Administratoren holder op med at være en nyhedsudsendelse.

3. Fejlmeldinger, der lukker sig selv

Når håndværkeren melder fejlmeldingen klar, og beboeren trykker Bekræft, er den lukket. Ingen opfølgende besked. Ingen påmindelse. Ingen undersøgelse af, om VVS’eren overhovedet kom.

Tilsammen flytter de tre ting loftet fra omkring 20 ejendomme til omkring 50.

Det ærlige svar

Vil du vurdere dit teams kapacitet til en forretningsplan, er her vejledende tal efter arbejdsgang, for ejendomme af mellemstørrelse:

Arbejdsgang	Ejendomme pr. administrator
Facebook-grupper + telefonopkald	15-25
Facebook-grupper + regneark over fejlmeldinger	20-30
Fejlmeldinger via e-mail	25-35
App til fejlmeldinger med direkte fordeling til håndværkeren	40-50
Det samme, med en kollega, der deler byrden	50-65

Tallene gælder administratorer på fuld tid uden andre opgaver. På deltid falder de nogenlunde i takt med arbejdstiden, ned til omkring 30 % af fuld tid. Under det begynder den faste byrde pr. ejendom (at kende bygningen, hver beboer og hver håndværker) at dominere igen. Og er dine ejendomme meget større eller mindre end gennemsnittet, så justér modellen med dine egne tal.

Hvorfor det betyder noget for forretningen

Administratorens kapacitet er det vigtigste enkelttal i en administrationsvirksomhed, fordi det bestemmer din indtjening. Har en administrator 20 ejendomme, og giver hver ejendom X kroner om måneden i honorar, er din omsætning pr. administrator 20X. Har den samme person 50 ejendomme, er den 50X, og lønnen er nogenlunde den samme.

Derfor kan virksomheder, der går over til en struktureret arbejdsgang, tilbyde skarpere honorarer end dem, der stadig kører på Facebook-grupper, og alligevel tjene mere pr. administrator. Årsagen er mekanisk: de holder op med at betale deres administratorer for at være menneskelige omstillingsborde.

Driver du en administrationsvirksomhed og undrer dig over, hvorfor marginen bliver ved med at skrumpe, så se på, hvad dine administratorer bruger dagen på. Regnearksmodellen er fin nok. Problemet er arbejdsgangen under den.