Избор на софтуер за управление на сгради: практическо ръководство за управители

Купуването на софтуер за управление на сгради е досадно, защото пазарът е двуполюсен. От единия край имате остарели десктоп системи от 2003 г., създадени за немски управител, който трябва да печата протоколи от събрания на собствениците. Те са крайно претрупани за всичко друго, от което се нуждаете. От другия край имате стотина стартъп приложения, които правят проследяване на заявки, но пренебрегват съобщенията, документите, обхвата по сгради и реалната структура на това как е организиран бизнесът ви.

Това ръководство е практически филтър. То изброява функциите, които имат значение за работещ домоуправител, и функциите, с които демонстрациите се хвалят, но никой никога не ползва.

Какво наистина ви трябва (осемте)

1. Структурирани заявки, а не просто чат

Инструментът трябва да моделира проблема като запис с поле за статус, отговорник и история. Всичко, което е “WhatsApp, но за управители”, е безполезно по същите причини, по които WhatsApp е безполезен.

Ако не можете да филтрирате отворените проблеми във всички сгради с две кликвания, инструментът е под летвата.

2. Обхват по много сгради

Управлявате повече от една сграда. Всеки екран трябва да показва една сграда или всички, никога случайна смесица. Живущите в сграда А никога не бива да виждат проблеми, документи или съобщения от сграда Б, дори случайно.

Ако демонстрацията не може да ви покаже чист начин за смяна на контекста на сградата, базовият модел на данните е грешен и ще се борите с него вечно.

3. Три роли, реални права

Собственик / Управител / Изпълнител / Живущ. Всяка роля вижда различна повърхност. Собственикът вижда пари и управители. Управителят вижда сгради и заявки. Изпълнителят вижда само своята опашка. Живущият вижда само своята сграда.

Ако инструментът има само “администратор” и “потребител”, ще си измисляте права наум и един ден изпълнител ще види фактура, която не бива да вижда.

4. Въвеждане на живущи чрез код, а не имейл връзка

Въвеждането с имейл връзка се проваля около 30% от времето. Връзките изтичат, връзките отиват в спам, живущите изобщо нямат имейл (много често в по-стари сгради). Шестзначен код, който живущият въвежда в приложението, работи за всеки.

Ако инструментът има само въвеждане с имейл връзка, очаквайте да въвеждате ръчно по-възрастните си живущи до края на времето.

5. Документи по сгради

Шепата документи, които живущите някога имат нужда от: правилник, план за пожарна безопасност, протоколи от събрания, разпределение на общите разходи. Качвате веднъж на сграда, всеки живущ в тази сграда получава достъп. PDF / DOC / снимка. До 25 MB на файл е предостатъчно.

Ако инструментът няма никакво съхранение на документи, ще продължите да изпращате PDF файлове по имейл, а това обезсмисля половината от целта.

6. Съобщения с напомняния

Две категории: Събитие (с напомняне по избор 1 ч / 24 ч / 48 ч преди) и Информация. Това е всичко. Живущите получават известия. Управителите не получават напомняния за събития, които сами са създали.

Ако инструментът има сложни работни процеси за съобщения с вериги за одобрение и одитни логове, плащате за функция, която съществува, за да задоволи списък за обществена поръчка. Тя не помага на управителя.

7. Следа за проследяване на всеки проблем

Когато собственик попита на събранието защо проблем от ноември е отнел три седмици, трябва да изготвите хронология. Всяка промяна на статуса, всяко възлагане, всеки коментар. С времеви печати.

Това е полезно и юридически. В повечето юрисдикции одитен лог за това как сте обработили оплакване е защитата ви, ако живущ ескалира.

8. Първо мобилно, с поддръжка на уеб

90% от взаимодействието с живущите е мобилно. 90% от взаимодействието с управителя също е мобилно (не сте на бюро, в сграда сте). Уеб приложението е за офис задачи: тежка администрация, фактуриране, конфигуриране.

Ако инструментът е само уеб, а мобилното изживяване е “адаптивен уеб”, живущите няма да го ползват и цялото нещо се разпада.

Какво всъщност не ви трябва (впечатляващите разсейвания)

Каквото и да е “с изкуствен интелект”

Девет от десет пъти това е функция, която търси проблем. Автоматичното категоризиране на заявки звучи чудесно, докато не осъзнаете, че управителят може да го направи за 1 секунда на заявка, а изкуственият интелект греши в 20% от случаите.

Пропуснете го, докато инструментът, който вече ползвате, не го добави безплатно.

Вградена обработка на плащания

Звучи невероятно на демонстрация. На практика живущите плащат наем или общи разходи през какъвто канал ползва държавата им (банков превод, директен дебит, банкови приложения), а интегрирането на плащане в управленския инструмент означава да изградите наново релси, които вече съществуват. Повечето агенции, които опитаха това, го върнаха назад.

Пазари на доставчици

“Намерете водопроводчик през нашето приложение.” Водопроводчиците в града ви са хора, които вече познавате, а изборът на пазара е по-лош от вашия собствен състав. Тази функция съществува в презентациите за инвеститори; никой не я ползва.

Редактори на персонализирани работни процеси

Интерфейс с влачене и пускане за проектиране на собствени статуси на заявки. Звучи мощно. В действителност ще ползвате стандартното и никога няма да го пипнете. Ако го пипнете, ще създадете работен процес, който обърква всеки управител, който се присъедини по-късно. Стандартният модел с 5 статуса работи. Не го свръхинженирайте.

Анкети за “удовлетвореност на живущите” след всеки проблем

Живущите ще попълнят една анкета, после ще пренебрегват останалите. Потвърждението на проблема (Потвърди поправката / Отвори отново) е сигнал с много по-висока надеждност и е безплатно, защото вече е част от работния процес.

Проверка на реалността с цените

Цените в тази област са див хаос. Едни инструменти таксуват на сграда, други на апартамент, други на потребител, други на управител. Някои са с фиксирана цена. Ето как да мислите за това:

• На апартамент е най-лошото ценообразуване. То ви наказва за управлението на сгради с много малки апартаменти.
• На сграда е наред, ако таванът на апартаменти на сграда е достатъчно висок.
• На управител се съгласува с това как се създава стойност в бизнеса ви. Капацитетът на управителя е това, което се мащабира.
• Фиксирана цена с нива на функциите е най-чистото, особено ако включва безплатно ниво за оценка.

Разумна цена за малка агенция (3-5 сгради) е €30-80/месец общо. Всичко над €200/месец за малка агенция е остарелият десктоп пазар и трябва да бягате.

30-минутната оценка

Когато тествате инструмент, направете точно това и ще разберете дали става за нещо за 30 минути:

1. Регистрирайте се. Отне ли повече от 5 минути? Лош знак.
2. Създайте сграда. Поиска ли 17 полета? Лош знак. Две (име и адрес) трябва да са достатъчни за начало.
3. Поканете живущ. Беше ли процесът разбираем за нетехнически човек? Тествайте със собственото си семейство.
4. Подайте оплакване като живущ. Беше ли формата бърза и опрощаваща? Трябваше ли да изберете категория, преди дори да можете да напишете проблема?
5. Триаж като управител. Можахте ли да го възложите на изпълнител с две докосвания?
6. Решете като изпълнител. Можахте ли да го отбележите като готов, без да пишете цял абзац?
7. Потвърдете като живущ. Получихте ли известие? Беше ли потвърждаването с едно докосване?

Ако всичките седем стъпки са бързи и очевидни, инструментът е добър. Ако някоя от тях отнема повече от 90 секунди, инструментът не разбира работния процес.

Бележка за интернационализацията

Ако сте на пазар, който не говори английски, езикът има по-голямо значение, отколкото мислите. Инструмент, който е напълно преведен на езика на вашите живущи, ще получи 30% по-високо приемане от такъв, който е само на английски, дори когато живущите ви номинално говорят английски. Хората се справят с жилищната си ситуация на родния си език.

Добрите инструменти интернационализират първо повърхността към живущите, второ повърхността към управителя и оставят повърхността на собственика / фактурирането на английски. Това е правилният ред, защото живущият е потребителят с най-висок риск от отлив, ако изживяването усеща чуждо.

Изводът

Купувате си обратно два-три часа на ден от собственото си време. Подходете към оценката сериозно, дайте си истинско двуседмично тестване поне на една сграда, преди да се ангажирате, и не се разсейвайте от театъра на демонстрацията.

Правилният инструмент е този, от който две седмици по-късно бихте отказали да се откажете. Всичко останало е шум.