Импорт на банково извлечение за етажната собственост

В началото на всеки месец една и съща работа. Отваряте онлайн банкирането на етажната собственост, превъртате постъпленията и търсите кой е платил таксата. “ИВАН ПЕТРОВ 30,00 EUR” собственикът от ап. 7 ли е, или наемателят от ап. 12? Преводът с основание “такса март” е дошъл от сметката на дъщерята, с друго фамилно име. Сумите се преписват на ръка в таблица и някъде към полунощ една попада на грешния ред. За един вход това е изгубена вечер. За десет входа е цял работен ден всеки месец.

Банката вече има всички тези данни, точни и пълни. Остава само да ги изтеглите като файл, вместо да ги преписвате.

Какво изтегляте от всяка банка

Kvaro чете файла така, както го дава банката. Не преименувате нищо, не триете колони и не попълвате шаблони.

• Банка ДСК: XML от DSK Direct, за физически лица и за фирми, или CSV.
• УниКредит Булбанк: XML или MT940.
• ОББ: XML, TXT, файлът “.xls” от онлайн банкирането или MT940.
• Пощенска банка: XML.
• Fibank (Първа инвестиционна банка) и Алианц Банк България: MT940.
• ЦКБ: CSV.

Ако банката ви изпраща извлечения в camt.053 (XML), те също се четат.

Когато имате избор, предпочетете формат с начално и крайно салдо, като MT940 или TXT файла на ОББ. Тогава Kvaro може да провери дали не липсва период. XML-ът на ДСК за физически лица например не съдържа салда.

Няколко файла наведнъж, например по един за всеки ден, избирате заедно или качвате в ZIP архив. Ако файлът съдържа няколко сметки, Kvaro запазва само сметката на сградата.

Четири стъпки всеки месец

Менютата се различават от банка до банка, пътят почти не:

1. В онлайн банкирането отворете сметката на етажната собственост и движенията по нея.
2. Изберете период, например миналия месец.
3. Експортирайте движенията като XML, CSV, TXT или MT940.
4. В Kvaro, във Финанси, качете файла от “Добавяне на извлечения”.

Теглете извлеченията без пропуски, месец по месец. Така Kvaro може да провери дали не липсва период.

Какво се случва, когато качите файла

Kvaro прочита всеки ред и ви го показва за преглед, преди нещо да бъде запазено:

• Сметката се проверява. Когато извлечението съдържа IBAN, Kvaro го сравнява със сметката на сградата и спира извлечението на друга етажна собственост, преди да е записан и един ред. CSV файлът на ДСК показва само вътрешния номер на сметката, а не IBAN, затова се отнася към сметката на сградата, в която го качвате.
• Основанието се сглобява цяло. Банките делят основанието на два реда по 35 знака (“Основание” и “Още пояснения”). Ако номерът попадне на границата между тях, Kvaro го сглобява обратно и плащането пак се засича.
• Кирилицата си остава кирилица. Файловете в старата кодировка на Windows, като TXT файла на ОББ или CSV файла на ЦКБ, се четат правилно, без йероглифи на мястото на имената.
• Левът и еврото. Извлеченията отпреди 1 януари 2026 са в лева и се импортират с тяхната валута. Файл без посочена валута, като XML-а на ДСК, се чете в лева, когато всички движения са отпреди 1 януари 2026, и в евро след това. Редът за превалутирането на левовия баланс в извлечението на ОББ остава, за да не се скъса веригата на салдата, но никога не се засича с плащане на собственик.
• Салдото се проверява. Ако началното салдо във файла не съвпада със записаното салдо на сградата, Kvaro ви предупреждава, че липсва период.

Файлът остава на устройството ви

Банковото извлечение на етажната собственост съдържа имената, IBAN и историята на плащанията на всеки собственик. Затова Kvaro го чете направо на вашия компютър или телефон. Самият файл не се качва никъде. Записват се само редовете, които запазите след прегледа.

Основанието за плащане засича плащането

Когато обявите събиране в Kvaro, било месечната такса или вноска за фонд “Ремонт и обновяване”, всеки апартамент получава за това събиране нов, случаен осемцифрен номер за основанието на плащането. Номерът се сменя при всяко събиране и не е постоянен код на апартамента. Собственикът го вижда в приложението заедно с получателя, IBAN и сумата, всяко с бутон за копиране, и го поставя в основанието на превода. Основанието е свободен текст: ако собственикът напише “такса март ап 7 26011804”, плащането пак се засича, защото Kvaro търси осемте цифри навсякъде в текста.

До данните за плащане има и EPC QR код, европейският стандарт за преводи в евро, с получателя, IBAN, сумата и номера за основанието. Банковите приложения, които го четат, попълват превода сами. За останалите същите данни винаги стоят и като текст за копиране. За собствениците, които не ползват приложението, разпечатвате списъка с номерата и го залепвате на таблото във входа.

Когато качите извлечението, всяко входящо плащане с номер от Kvaro отива само при правилния апартамент, дори ако е платила дъщерята от своята сметка. За всяко събиране виждате кой е платил, кой е платил частично и кой дължи. Малкото плащания без номер остават като “Неразпределено” в събирането и ги разпределяте към правилния апартамент с “Разпредели” в списъка кой е платил. Същото важи за постоянното нареждане: то праща всеки месец едно и също основание, а не новия номер, затова не се засича само.

Изходящите движения работят по същия начин. Свързвате плащането за тока на общите части или за асансьорната фирма с разхода, който покрива, и разходът става платен.

Какво не се импортира

• PDF. PDF извлечението е направено за човешки очи. Ако качите PDF, Kvaro показва грешка. Изтеглете същия период като XML, CSV или MT940.
• Картови извлечения. Движенията по кредитна карта не се импортират. Етажната собственост събира и плаща от сметката си и именно нея качвате.
• XML на Fibank и Алианц. Още не се чете. За тези две банки изберете MT940.

А после?

С един файл на месец за всеки вход и няколко минути преглед списъкът кой е платил е готов, преди някой да ви звънне да пита. С непрекъсната верига от извлечения годишният отчет излиза от същите данни. Цялата система, от номерата за основание до проверката на салдото, е описана във финансите на сградата без таблици. А ако искате таксата да не зависи от паметта на всеки собственик, вижте ръководството за СЕПА директен дебит. Колкото по-малко вечери отнема засичането, толкова повече входове можете да поемете.