Mitu korteriühistut suudab üks haldur tegelikult hallata?

Iga haldusettevõtte omanik püüab seda numbrit hinnata. Mitu korteriühistut suudab üks haldur täiskohaga tegelikult hallata? Valdkonna üritustel kuuleb väga erinevaid numbreid. Konkurent kiitleb, et tema halduritel on igaühel üle viiekümne maja. Sinu kogenuim haldur vannub, et tegelik lagi on kakskümmend.

Kõigil on õigus, olenevalt sellest, millele halduri päev kulub. Käime arvutuse ausalt läbi. Selle artikli numbrid on suunda näitavad ja põhinevad lihtsal mudelil, mida saad oma numbritega üle arvutada: mõtle keskmise suurusega korteriühistutele, kus on 20-60 korterit.

Naiivne arvutus

Enamik „korteriühistuid halduri kohta“ arvutusi lähtub umbes sellest:

• Umbes 150 efektiivset töötundi kuus
• Keskmiselt umbes 8 rikketeadet korteriühistu kohta kuus
• Umbes 15 minutit halduri aega rikketeate kohta (lugemine, vastamine, meistrile edastamine, järelkontroll)
• Veidi haldustööd: teated, dokumendid, korralise üldkoosoleku ettevalmistus ja tõendid korterite müügiks

Kui numbrid kalkulaatorisse panna, tuleb välja, et üks inimene haldab umbes 60 korteriühistut ilma higistamata. Seda numbrit kasutatakse, kui hinnatakse halduslepingute portfelli väärtust või koostatakse äriplaani.

Praktikas saavutatav number on umbes 20. Kuhu kaovad ülejäänud 40 korteriühistut teoreetilisest töövõimest?

Kuhu aeg tegelikult kulub

Veerand tundi rikketeate kohta peab paika eraldi võetuna. Rikketeated ei saabu aga eraldi. Need saabuvad katkestuste pidevas voos, mis sööb suurema osa päevast ära enne, kui midagi kasulikku jõuab juhtuda.

Suhtluse hind

Üks veeleke, mida lahendatakse maja WhatsAppi grupis, tekitab keskmiselt järgmised sammud:

1. Elaniku esimene sõnum („vesi on igal pool“)
2. Halduri täpsustav küsimus („mis korteris?“)
3. Elaniku foto ja vastus
4. Kaks-kolm teist elanikku liituvad vestlusega („meil ka“)
5. Halduri vahevastus („helistan torumehele“)
6. Eraldi vestlus torumehega
7. Torumehe uuendus tund aega hiljem
8. Haldur kopeerib uuenduse maja gruppi
9. Elanik küsib, millal rike parandatud saab
10. Haldur seletab sama uuesti
11. Kinnitus, et rike on parandatud
12. Teine elanik kinnitab, et enam ei tilgu

Kaksteist kokkupuutepunkti ühe rikketeate pärast. Isegi kui igaüks võtab vaid 90 sekundit, kulub neile kokku peaaegu kakskümmend minutit ja oled vahetanud ülesannet kaksteist korda. Iga vahetus maksab veel kaks-kolm minutit „kus ma jäingi?“ aega.

Kokku võtab iga rikketeade peaaegu kolmveerand tundi. Kaheksa rikketeatega kuus teeb see umbes 6 tundi korteriühistu kohta kuus ainuüksi suhtlusele. Kahekümne korteriühistu peale on see 120 tundi: üle kolme töönädala enne, kui midagi päriselt tehtud on.

Nähtamatu töökoormus

Teine asi, mida arvutus eirab: haldur teeb palju muudki kui rikketeateid. Tema laual on ka:

• Elanikud, kes helistavad sõnumi asemel („ei tahtnud gruppi tülitada“)
• Elanikud, kes kirjutavad valele haldurile, sest ei tea, kes ettevõttes nende maja haldab
• Juhatuse esimehed, kes tahavad regulaarset ülevaadet, kuidas asjad edenevad
• WhatsAppi grupi modereerimine, et arutelu ei muutuks naabritüliks
• Kevadine üldkoosolekute hooaeg: koosolekukutsed, majandusaasta aruanne, majandamiskava ja protokoll. Korraline üldkoosolek igas korteriühistus vähemalt kord aastas, lisaks juhatuse koosolekud ja vajadusel erakorralised üldkoosolekud, enamasti õhtuti
• Võlgnevuste meeldetuletused ja sissenõudmine
• Kindlustus, tõendid korterite müügiks ja muu paberitöö

See on jäämäe veealune osa. Mitte midagi sellest ei paista numbris „rikketeateid korteriühistu kohta kuus“.

Tegelik lagi

Kui räägid halduritega, kes on ületanud 40 korteriühistu piiri läbi põlemata, leiad ühe ühise joone: nad on eemaldanud end telefonikeskjaama kohalt. Nad ei otsusta, kes millise rikketeatega tegeleb. Nad ei vahenda sõnumeid elanike ja meistrite vahel. Nad ei modereeri WhatsAppi gruppe.

Millele nad selle asemel aega kulutavad:

• Rikketeadete järjekorra ülevaatamisele kord või kaks päevas, mitte 80 korda
• Vestlustele juhatustega olulistel teemadel: majandamiskavad, renoveerimised, teenusepakkujate vahetus
• Uute korteriühistute sisseelamisele
• Neile 5% rikketeadetest, mis vajavad päriselt inimese otsustust

Haldur, kelle töö taandub järjekorra ülevaatamisele, juhatustega suhtlemisele ja keerulisematele juhtumitele, jõuab mugavalt hallata 40 või 50 korteriühistut. Haldur, kes on endiselt telefonikeskjaam, põleb läbi umbes kahekümne juures.

Vahe on struktuuris.

Mis struktuuri muudab

Kolm asja, mõju järjekorras:

1. Elanikult otse meistrile

Kui veelekke kohta tehakse rikketeade, saab torumees teavituse otse. Haldur ei pea asjasse sekkuma, kui just midagi keeruliseks ei lähe. Ainuüksi see muudatus kaotab umbes 60% suhtluskoormusest.

2. Olek, mida elanikud näevad

Kui elanik näeb „Töös, määratud: Andres, torumees“ kellelegi kirjutamata, kaob „kas on midagi uut?“ ring täielikult. Haldur ei ole enam teadete edastaja.

3. Rikketeated, mis sulguvad ise

Kui meister märgib töö valmis ja elanik vajutab „Kinnita parandus“, rikketeade sulgub. Pole järelsõnumit. Pole meeldetuletust. Pole uurimist, kas torumees üldse kohal käis.

Need kolm koos nihutavad lage umbes kahekümnelt korteriühistult umbes viiekümneni.

Aus vastus

Kui tahad oma meeskonna töövõimet äriplaani jaoks hinnata, siin on suunda näitavad numbrid töökorralduse järgi keskmise suurusega korteriühistutele:

Töökorraldus	Korteriühistuid halduri kohta
WhatsAppi grupid + telefonikõned	15-25
WhatsAppi grupid + rikketeated Excelis	20-30
Rikketeated e-posti teel	25-35
Rikketeadete äpp, mis suunab otse meistrile	40-50
Sama, ja teine haldur jagab koormust	50-65

Need numbrid eeldavad täiskohaga haldureid, kellel pole muid ülesandeid. Osalise tööajaga väheneb number umbes samas proportsioonis tööajaga, kuni tööaeg on vähemalt umbes 30% täiskoormusest. Sellest allpool hakkab iga korteriühistu püsikoormus (maja, iga elaniku ja iga meistri tundmine) jälle domineerima. Ja kui sinu korteriühistud on keskmisest palju suuremad või väiksemad, kohanda mudelit oma numbritega.

Miks see äri jaoks oluline on

Halduri töövõime on haldusettevõtte kõige olulisem üksiknumber, sest see määrab su kasumlikkuse. Kui haldur haldab 20 korteriühistut ja iga ühistu toob X eurot kuus haldustasu, on sinu käive halduri kohta 20X. Kui sama inimene haldab 50 korteriühistut, on see 50X, samal ajal kui palk jääb enam-vähem samaks.

Seepärast saavad struktureeritud töövoole üle läinud ettevõtted pakkuda korteriühistutele madalamat haldustasu kui WhatsAppi gruppide peal töötavad ettevõtted ja teenida ikkagi halduri kohta rohkem. Põhjus on mehaaniline: nad lõpetavad oma halduritele elava telefonikeskjaamana töötamise eest maksmise.

Kui juhid haldusettevõtet ja mõtled, miks marginaal aasta-aastalt kahaneb, vaata, millele su meeskonna päevad kuluvad. Tabelimudel on korras. Probleem on selle all olev töövoog.